5 consejos para automatizar procesos tediosos en la empresa

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Los tiempos en los que todo se hacía a mano, o tirando de memoria, han quedado atrás: aprende a aprovecharte de la tecnología para ser más productivo.

Amar tu profesión y sentir pereza a la hora de cumplir ciertas metas no es incompatible. Hay tareas que forman parte de la práctica laboral que a todo el mundo se le atragantan. Los más imaginativos renegarán de funciones demasiado mecánicas o repetitivas para su gusto. Los más ocupados y los especialmente inquietos huirán de aquellos trabajos que requieren mucho tiempo para completarse. Y es que uno de los grandes retos de las empresas es optimizar los recursos que éstas tienen a su disposición, en favor de la productividad, intentando tardar lo menos posible en resolver problemas y liberando personal para que los empleados puedan dedicar mayores esfuerzos a los procesos realmente importantes del negocio. ¿Para qué gastar ingenio en cuestiones que se pueden automatizar, por ejemplo?

Esta automatización no tiene por qué implicar la introducción de robots en plantilla y la consecuente destrucción de puestos de trabajo. Se puede avanzar hacia los procesos de negocio automáticos de otras formas. A continuación, os dejamos cinco propuestas:

1. Nada por separado, todo junto. El primer paso para que la tecnología facilite la resolución de conflictos es pararse a pensar y organizar rutinas. ¿Cuáles son las tareas que más repites al cabo del día? ¿Y qué aplicaciones has instalado en tus equipos informáticos para llevarlas a cabo? ¿Hay algo que te resulte muy útil? ¿Y si combinases unas funciones con otras? Que aparezca un recordatorio sobre un evento de calendario ya previsto en el canal de Slack justo el día en que va a ocurrir, que los correos marcados con una estrella en Gmail para destacar su importancia por encima del resto se guarden al mismo tiempo en una libreta de Evernote, que las tareas a realizar semana tras semana se cuelen directamente entre las tarjetas de Trello, que las noticias urgentes que influyan en tu negocio y que han sido publicadas por un medio de comunicación de primera fila lleguen al instante a tu bandeja de notificaciones…

Sean cuales sean las herramientas que utilizas en tu puesto de trabajo, es bastante probable que se encuentren disponibles en plataformas como If This Then That (IFTTT) o Zapier, donde serás capaz de automatizar actividades a tu gusto para una vida más cómoda. Si no se te ocurren combinaciones, no te preocupes, estas dos soluciones cuentan con multitud de ejemplos eficientes para abrirte los ojos al paraíso de la productividad y ahorrarte tiempo.

2. Súbete a la nube. Otra forma de evitar pérdidas de tiempo es adoptar soluciones de cloud computing. Tu empresa debería abrazar cuanto antes el cloud, y tú también. Sincroniza el grueso de tu material de trabajo en la nube, desde calendarios y reuniones a documentación y backups. Esto no sólo te ayudará a ti al tener información clave disponible tanto en el escritorio como en el móvil, sin necesidad de copiar y pegar, sino que los demás también estarán actualizados en caso de colaboración. Gracias a las carpetas y documentos compartidos que se encuentran alojados en la nube, todo el equipo que conforma un proyecto, o cualquier miembro de la empresa, tendrá el mismo bagaje. Y, por tanto, la toma decisiones resultará más fácil. El responsable de supervisar la evolución de las distintas tareas se verá obligado a dar menos explicaciones sobre lo que hay que hacer, cómo funciona determinado programa o cuál es la estrategia implementada. Todo el mundo podrá verlo con sus propios ojos.

Y es que, si los distintos empleados conocen los horarios de trabajo de sus compañeros y las tareas asignadas, no cometerán fallos como interrumpir una reunión o trabajar sobre el mismo cometido. Si una noche de fuertes inclemencias meteorológicas un servidor o una base de datos da error, es bueno que la plantilla sepa dónde acceder a las copias de seguridad sin tener que hacer una llamada a deshoras. Las ventajas son varias. Al final, es todo cuestión de ganar agilidad en vez de repetirse de forma innecesaria.

3. Deshazte del papel. Por supuesto, un tercer punto fundamental a tratar es el abuso del papel en la oficina. La automatización en la empresa implica huir de vicios pasados para los que ya se tienen sustitutos en la actualidad. Y la impresión de papel es uno de ellos. No queremos decir que vendas tus impresoras y dejes de comprar folios de la noche a la mañana, porque ya no los vas a necesitar, porque no es así. Pero sí que replantees algunos de sus usos. En esta época de movilidad constante, que un trabajador necesite un documento estando fuera de la oficina y no pueda pasarse a recogerlo ni encuentre a alguien capaz de hacérselo llegar a tiempo, es un problema. Y al revés. Si sólo tienes una copia de un escrito, pero está en poder de alguien se encuentra lejos e incomunicado, también tienes un problema. Lo mejor es pasarse a procesos más instantáneos de copiar y compartir información, de modo que cada factura, carta o informe se escanee por defecto tan pronto entre por la puerta de la empresa.

¿Qué quiere decir esto? Que asumas la digitalización como una necesidad natural. Evolucionar desde el papel sí o sí, para todo, hasta lo digital primero te permitirá poner documentos a disposición de aquellas personas que podrían requerirlos hoy o en el futuro, evitando situaciones comprometidas. Además, hay apps que te ayudarán a hacerlo sin necesidad de nuevo hardware. Bastará con que saques una simple foto con el móvil o con que uses su cámara como escáner si no tienes un aparato más potente a mano. De ahí a la nube ¡y listo!

4. Usa plantillas. Escribir lo mismo una y otra vez para resolver situaciones que se repiten con frecuencia e interrumpen la jornada laboral cada cierto tiempo resulta agotador. Tanto que la reiteración desanima incluso a ponerse manos a la obra. ¿Por qué no combates el hastío generando plantillas que te quitarán trabajo en el futuro, forzándote simplemente a rellenar huecos? Las plantillas son un equivalente perfecto al trabajo automatizado, ya sea para enviar enseguida mensajes de email a consumidores y usuarios, para redactar informes rutinarios o para cuestiones de facturación. Con ellas acumularás tiempo que podrás gastar en otros menesteres, y calidad de vida. Lo mismo ocurre con las secciones sobre preguntas y respuestas comunes. Unas plantillas útiles para resolver las dudas típicas o pedir datos a clientes. Otra para fijar reuniones de trabajo. Otras para elaborar informes mensuales de ventas o visitas web en los que sólo varían las cifras. Alguna distinta para facturas periódicas con los mismos conceptos pero distintas fechas. Y así con distintas tareas. ¿Por qué redactarlo de cero una y otra vez?

5. Repiensa el soporte. El trabajo de atención al cliente y soporte técnico podría ser mucho más eficiente de lo que demuestra serlo en la actualidad. Imagina que todos los correos electrónicos dirigidos a tu empresa te llegan a ti, y sólo a ti. Y que luego tú te encargas de reenviarlos al profesional indicado para cada tema. Esta forma de proceder suena descabellada, y hasta estéril, sin embargo es algo que sucede más a menudo de lo que debería. Para no caer en el error, automatiza los formularios de contacto que ofrece tu sitio web de forma que, al seleccionar el motivo del mensaje, éste se redirija por su cuenta a la persona más adecuada para tomar cartas en el asunto desde el principio. Sin intermediarios que retrasen la consulta y acaben quemando a los demás, y a sí mismos. En el caso del soporte técnico, también podrás adelantar si el especialista capacitado para arreglar el problema es el propio receptor. Algunas plataformas tipo Zendesk y Help Scout para soporte ayudan a gestionar esta clase de problemas, lo que es bueno para cliente y empresa a la vez.

Consejos para automatizar procesos

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¿Por qué gastar el tiempo organizando tu vida profesional y volcando contenido de una aplicación a otra si la tecnología puede hacerlo por ti? Las propuestas de IFTTT o Zapier son tu mejor aliado.
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