5 consejos para gestionar el correo electrónico de forma eficiente

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Enviar (y recibir) emails se ha acabado convirtiendo en una de las tareas básicas de todo trabajador, porque permite contactar con gente sin importar el momento ni el lugar.

Las herramientas de comunicación a las que se puede recurrir en la actualidad para localizar sin apenas esforzarse a socios, clientes o compañeros de trabajo son variadas. Cualquiera que tenga un smartphone será capaz de usar su agenda telefónica para acceder a una lista de contactos fiable vía WhatsApp y aplicaciones de mensajería similares. Si lo que se prefiere es hablar con quien está lejos como si sólo hubiese de por medio dos palmos de distancia, las posibilidades se amplían a los sistemas de videoconferencia. Desde Google Hangouts y el Skype de Microsoft a otras soluciones puramente empresariales como las que ofrece Cisco, por ejemplo, están preparadas para eliminar barreras físicas. Obviamente también existen las llamadas de voz, los mensajes de texto, el software colaborativo o el gigantesco entramado de las redes sociales. Eso sin nombrar a uno de los canales de conversación más recurrentes. Y es que surjan las alternativas que surjan, en los negocios sigue presente el email.

El email es un mecanismo de comunicación al que recurren muchísimos profesionales. Este buzón virtual al que llegan mensajes online compuestos por letras, imágenes y demás contenido se ha posicionado como una de las vías de contacto básicas de toda empresa. Cualquiera puede darse de alta en un servicio de correo electrónico o incluso crear su propia marca corporativa. No es, en absoluto, un invento desconocido. Pero lo cierto es que a veces su caudal de funciones queda desaprovechado al restringir su funcionamiento a las pautas básicas de redactar y enviar o recibir y leer. El correo electrónico permite acometer muchas más acciones, tal y como os mostramos a continuación:

1. Pon el contador a cero. Parece irremediable. Al trabajar con sistemas de email es cuestión de tiempo que la bandeja de entrada se acabe convirtiendo en un varadero al que van a parar mensajes nuevos y no tan nuevos, con incluso varios años de antigüedad. Esto entorpece la gestión en el día a día, ya que emails que contienen información importante pueden terminar en cuestión de minutos tapados por otros más recientes y banales, dificultando su localización. Además de marcar esos emails con la opción más acorde que proporcione tu proveedor, como por ejemplo una estrella de favoritos y que en la práctica te permitirá destacar correos relevantes y encontrarlos más fácilmente entre un maremágnum de información, haz limpiezas frecuentes. Elimina mensajes sin valor y archiva aquellos que ya has respondido. Imponte como objetivo prioritario alcanzar la meta de “inbox 0”, eso sí, no sin antes resolver las cuestiones que te plantea la gente con la que mantienes correspondencia online.

Para conseguir esto, hay trucos. Uno es darse de baja de newsletters y el envío de notificaciones periódicas que se encuentran vinculadas a redes sociales y otras webs y, en muchos casos, no hacen más que desbordar tu bandeja de entrada sin que al final te molestes si quiera en leerlas. Otra fórmula, que además beneficia a la sociedad cibernética en general, consiste en denunciar el spam que te llega a través de los protocolos internos del sistema que has elegido. Hazlo aunque sea por una cuestión egoísta, por el hecho de que con un simple gesto acabarás recibiendo menos correos indeseados en el futuro, lo que te alejará de tentaciones y virus. También puedes optar por vincular el email con el calendario o, directamente, tratar los mensajes como tareas que realizar dependiendo del tiempo que te lleve cada una de ellas. Si tardas un par de minutos, resuélvela ya; si es más compleja, posponla para cuando puedas completarla junto al resto de tu lista de cosas por hacer. Esto es más sencillo con inventos que fomentan la productividad y aportan recordatorios tipo Mailbox o el propio Google Inbox.

2. Una etiqueta para cada situación. Ir eliminando mensajes para evitar que las conversaciones antiguas se acumulen una tras otra está bien. Tratar cada email de forma diferente según su naturaleza, también. A la hora de gestionar el correo electrónico hay que discriminar. Y para ello las distintas ofertas que están disponibles en el mercado entregan una serie de alternativas. Un caso claro es el de las etiquetas bajo las que agrupar conversaciones que pertenecen a un mismo tema o proceden de un único contacto y que, una vez etiquetadas, se mantendrán a un sólo clic de distancia. Estas “labels” ayudan a personalizar tu cuenta, como también lo hacen los sistemas de clasificación por colores o incluso las categorías ya predefinidas que implementan algunos desarrolladores como Google en forma de pestañas separadas para ir diferenciando entre mensajes de peso, publicidad, notificaciones de webs y demás emails a medida que se reciben. Por supuesto, no te olvides de usar los filtros, que mantendrán alejados a remitentes prescindibles. Contesta siempre en el mismo hilo para no dispersar la atención y, si te pierdes, aplica búsquedas inteligentes.

3. El recurso del “double-check”. En su día los responsables de la popular app WhatsApp introdujeron el “double-check” azul para diferenciar entre mensajes instantáneos que habían llegado al receptor y mensajes que además de haber llegado al otro terminal eran leídos. Es algo ya conocido. Pero ésta no es la única aplicación que permite hacer comprobaciones desde el otro lado del proceso de comunicación y sin preguntar a la persona a la que se ha contactado. En el correo electrónico es posible acumular este tipo de información instalando soluciones del estilo de MailTrack, que está pensada justo para eso, para certificar si el email que uno se ha tomado la molestia de mandar ha sido abierto o no una vez en su destino. Digamos, buscando un símil, que aplicar un complemento así es como tramitar una carta postal certificada que cuenta con un localizador para ir analizando su recorrido. En el caso de las herramientas de seguimiento para emails se puede ir más allá y entregar recuentos de veces que ha sido abierto cada correo, fecha y dispositivo utilizado. E incluso diferenciar entre destinatarios. De este modo, el usuario evita los mensajes de confirmación para asuntos relevantes.

4. Centraliza cuentas y funciones. Tener varias cuentas de correo a tu nombre e intentar atenderlas todas con la misma dedicación implicará un esfuerzo difícil de asumir para quienes no dispongan de demasiado tiempo. Lo mejor es vincularlas con el objetivo de gestionarlas desde un mismo lugar, con la ayuda del algún programa. Aunque la gente que te conoce podrá escribirte a cualquier dirección que hayas ido compartiendo por ahí con el paso de los años, todos los mensajes dirigidos a ti irán a parar a una bandeja unificada desde la que reaccionarás sin verte obligado a conectarte y desconectarte a diferentes cuentas continuamente. Tus niveles de productividad lo agradecerán. Del mismo modo, procura mantener actualizada tu lista de contactos, que es donde radica buena parte del poder del invento del email. Vuelca en la sección en cuestión todos los datos que conozcas de esas personas con las que te relacionas, incluyendo la información que aportan las redes sociales, hasta crear fichas útiles. Y vincula el resultado final a otros servicios, como la agenda del móvil. Confía en la nube y sincroniza entre dispositivos para tener los contactos siempre a mano.

5. Procura que el email no te esclavice. Un paso fundamental para convertir el email en un apoyo en vez de una tortura es aprender a consultarlo en momentos concretos. Esto es, debes pensar que al final va a ser lo mismo leer un mensaje al segundo de recibirlo que dos o tres horas después, porque si el asunto requiriese de una urgencia desmesurada serías contactado por otros canales más inmediatos. Con esto no queremos decir que te pases días enteros sin revisar tu bandeja de entrada, sino que, entre otras cosas, te aconsejamos que no vivas pendiente de las notificaciones que te llegan al móvil. Si estás intentando concentrarte en otros cometidos, desactívalas. La solución pasa por establecer un horario de consulta y respetarlo. Lee el correo sólo en momentos preestablecidos, cada cierto intervalo de tiempo o una vez a primera hora, otra a media mañana y luego justo antes de marcharte de la oficina. Por otro lado, cuando seas tú el que redacta y siempre que el tema lo admita, decántate por mensajes concisos que no den pie a conversaciones interminables ni a múltiples respuestas. Aprovecha las opciones con las que cuentan los servicios de correo para imprimir formato al texto y acuérdate de crear tu propia firma personalizada.

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