5 consejos tecnológicos para ahorrar costes

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Dejar de gastar más de lo necesario es uno de los puntos de partida básicos para dirigir un negocio próspero, así que toma nota de estos consejos.

Todas las empresas, y especialmente aquellas que están empezando, viven condicionadas por el presupuesto que tienen a su disposición. Un presupuesto que muchas veces dará la sensación de ser más corto de lo deseado, pero que a la hora de la verdad tiene sus límites y hay que aprender a gestionar. Aunque la imaginación puede llegar a suplir la escasez de dinero en algunas ocasiones, lo cierto es que disponer de una economía saneada es un gran punto de estabilidad a tu favor que permitirá seguir adelante con cualquier negocio. De ahí la importancia de contar con un plan inicial sólido, cuidar la contabilidad al máximo y, siempre que sea posible, ahorrar costes. Lo primero que viene a la mente para enfrentarse a este reto del ahorro es buscar las áreas débiles de la organización, aquellas que se han convertido en tragaderas de dinero sin visos de resultado, y empezar a recortar gastos.

Pero hay que tener en cuenta que gastar menos a corto plazo no será eficaz si se carece de una estrategia que permita, asimismo y sobre todo, gastar menos a medio plazo e incluso a largo plazo. En Silicon News os ofrecemos cinco consejos para aproximarse a ese principio de eficiencia económica, desde el punto de vista tecnológico:

1. No compres por encima de tus posibilidades. Puede parecer una obviedad, pero el primer paso para ahorrar costes es adquirir únicamente el material que se va a utilizar en la oficina. Lo lógico es estudiar cada caso concreto y poner la tecnología a funcionar de acuerdo con las necesidades detectadas. También es importante saber frenarse ante las ofertas que no entraban en los planes corporativos y dejarlas pasar, sin cegarse por el furor del momento. A la hora de elegir, deberías evitar ir de cabeza a la alta gama. Un empleado que vaya a usar su ordenador en la oficina para tareas básicas, como enviar emails y generar documentos ofimáticos, no puede esperar coronar su escritorio con el iMac de 27 pulgadas y pantalla Retina 5K. No te quedes corto al elegir equipos informáticos, pero tampoco te pases. Quédate con lo que se ajuste y te puedas permitir.

Y recuerda que al final todo será una cuestión de perspectiva. Si las estrellas de tu equipo de diseño y creatividad, acostumbradas a trabajar con imágenes y vídeos potentes, no obtienen máquinas decentes para desarrollar su trabajo, por poner un caso, acabarán hartos de cuelgues continuos y pérdidas de tiempo. Lo peor es que un trabajador desmotivado también te costará dinero.

2. También lo hay gratis, ¡aprovéchalo! Otra forma de ahorrar costes aún más eficaz, porque supone no gastar ni un céntimo, es abrazar el software gratuito. Y aquí existen multitud de opciones de primer nivel. Esto es, funcionales, de fiar y que además abarcan diferentes actividades. Existen hojas de cálculo, editores de texto y programas para elaborar presentaciones que están basados en la filosofía open source y que, por tanto, no obligan a pagar una licencia de uso como sí hacen otras alternativas. Los ejemplos más claros son los de LibreOffice y Apache OpenOffice. Pero también hay herramientas CRM, ERP, de edición de imagen, de reproducción de vídeo, de reproducción de audio, para toma de notas, de gestión de archivos… Y hasta sistemas operativos abiertos, como las distribuciones Linux. Aquí entran igualmente las soluciones de mensajería y comunicación, que en esta era de la puesta en contacto instantánea, abundan.

Desde Skype y Hangouts a HipChat y Slack, pasando por Telegram o incluso WhatsApp y, por qué no, ciertas redes sociales, ayudan a mantener al día a personas sin necesidad de quedar físicamente, en cualquier momento y lugar. Soportando, además, usos móviles. Al basarse en Internet y aprovechar las conexiones Wi-Fi o las tarifas de datos contratadas, no cargan al usuario por las comunicaciones intercambiadas como sí lo haría un operador con los SMS y las llamadas de voz. Todo este tema de la movilidad también abre las puertas a la gestión de equipos en remoto, con la contratación de teletrabajadores que te permitirán comprar (o alquilar) locales más pequeños y rebajar gastos. Olvídate asimismo de las ataduras de las reuniones presenciales que se tienen que celebrar “porque sí” y de la complicación de encajar agendas con el aprovechamiento de la tecnología móvil. Y fomenta la productividad con los gadgets personales, pero controlados. ¿Aún no sabes lo que es el BYOD?

3. Sustituye (a algunas) personas por (ciertas) máquinas. La tradicional lucha entre el hombre y la máquina, que se recrudece con la implementación de soluciones tecnológicas que derivan en la sustitución de roles que antiguamente se realizaban a mano, puede usarse a favor del negocio. Aunque siempre buscando un equilibrio de fuerzas. Hay tareas mecánicas que una máquina es capaz de realizar con igual eficacia que una persona, y hasta mejor al eliminarse la posibilidad de error humano, liberando a trabajadores para que pasen a ocupar puestos de mayor complejidad. Además, el avance en cuestiones de inteligencia artificial y fenómenos como la analítica de Big Data también presentan ventajas para las empresas. ¿Para qué contratar a un grupo de personas para que se pasen el día recopilando información o monitorizando situaciones si hay sistemas que pueden hacerlo por ellas?

Automatiza todas las tareas que puedas, dejando a un lado las de atención al público, donde es más recomendable el trato personalizado… y personal. Una idea complementaria sobre la automatización que agiliza situaciones y beneficiará a los más avispados es el uso del servicio propuesto por IFTTT, las siglas de “If This Then That” o algo así como “Si pasa esto entonces que ocurra esto otro” que permite vincular aplicaciones entre sí. Así, se puede establecer que cada foto subida a Instagram quede almacenada en Dropbox o se comparta en Twitter. Que cada tuit marcado como favorito se guarde en Evernote. O que lo compartido en Facebook se publique también en Tumblr. Las opciones son múltiples y dependerán de las necesidades de cada persona, pero siempre evitará tardar el doble de tiempo para llegar a la misma conclusión y alentar la productividad.

4. Hazte usuario de la administración electrónica. El tema de maximizar el tiempo del que se dispone se encuentra estrechamente vinculado al ahorro de costes. El tiempo es uno de los bienes más preciados con los que se cuenta, así que intentar exprimir los segundos, los minutos y las horas laborales todo lo posible no es algo que se deba subestimar. Al contrario, hay que abogar por ello. Y es que si se resuelve el rompecabezas de la compatibilización de tareas con los calendarios disponibles y se deja de perder el tiempo en determinadas cosas, el resultado será que se podrá dedicar atención a cuestiones que quizás sean más importantes para el negocio. Y eso debería conllevar, paralelamente, un mayor retorno de la inversión. Una de las fórmulas para lograrlo será evitar las colas y los desplazamientos con el objetivo de resolver papeleos, haciendo uso de la administración electrónica. De hecho, tu bolsillo agradecerá todo lo que implique decir adiós al papel y las continuas reposiciones de la tinta de impresión. ¿A qué esperas? ¡Digitalízate y di sí al verde!

5. Evita problemas de seguridad. No existe una única receta para el ahorro. Por suerte, son unas cuantas. Ante la disyuntiva de comprar nuevo hardware está la opción de mejorar el ya existente con memoria RAM extra o tarjetas gráficas más potentes. En vez de soportar las operaciones con servidores propios y destinar dinero a su mantenimiento, puede resultar más rentable subirse a las soluciones de nube que ofrezcan otros. Cuando no se esté usando un dispositivo o se abandone una estancia, habrá que recordar apagarlos. Y, más allá de todo esto, incluso en el momento de publicitarse es posible difundir el mensaje elegido a mucha gente y a bajo coste recurriendo a redes sociales, las newsletters, el marketing móvil y unos cuantos trucos online más, incluyendo el mimo de la estrategia SEO. No todas las soluciones pasan por grandes inversiones en medios escritos, radio, televisión o vallas publicitarias.

Pero hay más. Protegerse desde el comienzo de la andadura profesional es vital para no tener que dedicarse después a apagar un incendio detrás de otro, por caer en las redes de los ciberdelincuentes o por ser víctima de la mala práctica de los propios empleados. Esto significa tener políticas de seguridad, hacer backups, usar antimalware, elegir contraseñas adecuadas, aplicar siempre los parches que emiten los fabricantes, bloquear la navegación por algunas páginas si se considera necesario, educar a la plantilla y vigilar el uso móvil, entre otras cosas

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