5 consejos para trabajar bien… si tienes que trabajar en vacaciones

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No todo el mudo desconecta al 100 % en verano, por el cargo de responsabilidad que ocupa o porque hay emergencias. Pero cualquier profesional puede aprender a rentabilizar su tiempo.

Vacaciones y trabajo deberían ser términos incompatibles. Pero son más de una, de dos y de tres las personas que acaban conectadas a sus tareas profesionales también en los meses de verano. Un estudio de Adecco revela que más de un tercio de los trabajadores españoles no acaba de desconectar por completo de sus funciones. En concreto, el 6,4 % no lo hace en absoluto y un 28,4 % desconecta algo, pero no del todo. Otro estudio de Grant Thornton, orientado a la parte directiva, especifica que en su caso son 6 de cada 10 los que no se olvidan de sus responsabilidades en pleno descanso estival. Revisar el correo electrónico y atender llamadas son las responsabilidades que se suelen trasladar de la oficina al lugar de vacaciones.

A veces es un sentimiento de culpa. De no saber decir que no. De sentirse imprescindible. Pero también puede ser mera desorganización. Sea como fuere, es importante aprender a trabajar de manera eficiente y aprovechar lo mejor posible el tiempo del que se dispone. Compatibilizar responsabilidad y urgencias laborales con las vacaciones será más llevadero si se siguen una serie de consejos, como los que ofrece José María Vilar-Sancho Raga, experto en teletrabajo y portavoz de Polycom Iberia. Vilar-Sancho Raga recomienda, por ejemplo, dormir “un mínimo de ocho horas”, practicar algo de ejercicio y cuidar la dieta, porque todo ello ayudará a ser productivo. Aunque no todo va a ser centrarse en lo que es bueno para trabajar y olvidarse de disfrutar. Hay que buscar un equilibrio. Hay que priorizar. Para minimizar las horas de trabajo y maximizar las de ocio, es necesario aprender a delegar.

“A lo mejor es suficiente con que eches un vistazo final a ese informe o des unas indicaciones al principio de cómo debe hacerse algo”, dice el portavoz de Polycom. “Del resto del proceso se puede encargar otra persona”. Y remata: “todo lo que pueda esperar para tu vuelta de vacaciones, déjalo, seguro que la mayoría de cosas no son tan urgentes”. El resto de buenas prácticas que lanzan desde Polycom se pueden condensar de la siguiente manera, y la mayoría tiene a la tecnología como protagonista:

1. Haz la maleta a conciencia. Si sospechas que vas a tener que dedicarle algunas horas al día al trabajo, en tu maleta no pueden faltar contenido esencial para un despacho en movimiento. Por contenido esencial nos referimos a un dispositivo como tableta u ordenador portátil desde el que te puedas conectar con seguridad y resolver emergencias, con sus correspondientes cargadores. También de un smartphone, a poder ser con separación de parcelas privada y profesional. Quizás tengas que llevarte contigo también algunos documentos. “Lleva a tu lugar de vacaciones todo lo que precises para trabajar”, resume José María Vilar-Sancho Raga. “Parece obvio”, señala, “pero organizar las maletas ya es bastante estresante y es fácil olvidar algo”. Haz una lista de todo lo imprescindible y comprueba que va contigo.

2. Ten los datos siempre a mano. Además del hardware con el que ponerte manos a la obra, te hará falta cierta información. “Guarda los documentos que vayas a necesitar en un pendrive, un disco duro, o aún mejor, utiliza algún servicio de almacenamiento en la nube”, tantea Vilar-Sancho Raga. ¿Por qué? Porque estos servicios de almacenamiento cloud “son mucho más seguros” que las otras alternativas. Con ellos no corres el riesgo de que se traspapele un folio, alguien lea información confidencial cuando no estás pendiente de la carpeta que te has llevado de vacaciones o que se extravíe un dispositivo de almacenamiento externo y lo hackeen. En todo caso, deberías blindar tus gadgets con contraseñas de acceso y cifrar los datos.

3. Valora el wifi como posible aliado. Conectarse a redes wifi, cuando son gratuitas, en sitios como hoteles o restaurantes, sin garantías de seguridad, no es lo más aconsejable para realizar tareas con datos sensibles. Por ejemplo, habría que descartar esta opción para transacciones financieras, ya que alguien malintencionado podría interceptar el tráfico generado. Tampoco es la mejor idea para escribir mensajes. Pero los puntos de acceso público sí pueden sacarte de ciertos aprietos. Simplemente para consultar contenido de páginas web en las que no necesitas registrarte. “Asegúrate de tener wifi donde vayas a estar”, dicen en todo caso desde Polycom, “con los datos del móvil te puedes quedar corto para temas profesionales y tendrás que peregrinar por el lugar buscando la forma de conectarte con el portátil”.

4. Organízate, organízate y organízate. La organización es imprescindible: para hacer la maleta, para elegir alojamiento, para saber en qué se va a trabajar… Por una parte, Vilar-Sancho Raga apuesta por fijar “horas y días concretos para trabajar”, liberando desde el inicio tiempo para el descanso. Esto empieza por dejar claro a socios, compañeros y clientes antes de salir de vacaciones en qué momentos vas a estar disponible. Por otro lado, “busca el sitio adecuado para trabajar”. Si es un lugar apartado del bullicio y la decoración es minimalista, tu capacidad de concentración se incrementará. Por último, “si puedes, no vuelvas de tus vacaciones justo para reincorporarte al trabajo”. Date un margen. Deja al menos un día de intervalo para poner todo en orden y ocuparte de las cosas menos urgentes pero necesarias antes de volver al modo trabajo por completo. En cuestión de organización, hay apps de tareas, listas, calendarios y productividad en general que te pueden ayudar.

5. No te muevas, reúnete virtualmente. ¿Tienes que hablar con alguien del trabajo y la simple llamada de voz no te llega? Quédate donde estás y “sácale partido a la tecnología”, tal y como establece Polycom. Hoy en día no es necesario estar sentados cara a cara para mirarse a los ojos. Tampoco para intercambiar impresiones y documentos. Con una videollamada a través de cualquiera de los programas de mensajería que existen en la actualidad podrás solucionar la papeleta perfectamente. Además, ahorrarás tiempo y dinero de desplazamiento, que sí emplearías para tener una reunión física. “Cuando te incorpores al trabajo, seguramente te darás cuenta de que la oficina sigue en pie y casi nadie es imprescindible, pero gracias a la tecnología y sabiendo organizarte, habrás podido resolver unos cuantos temas laborales”, aprecia Polycom.

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