5 consejos para tratar con los becarios este verano

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Si vas a acogerte a algún programa de prácticas en empresas durante la época estival, ten en cuenta que la tecnología puede convertirse en tu gran aliada.

Becarios, estudiantes en prácticas, empleados temporales, sustitutos a corto o medio plazo, novatos, trabajadores que firman los primeros contratos de su vida… Existen diversas situaciones laborales que suponen un reto no sólo para quien tiene que desempeñarse profesionalmente, sino para la propia empresa. Y es que la plantilla ya existente tiene la obligación de acoger a las nuevas incorporaciones con especial deferencia. Por muy formados que se encuentren o entusiasmados que se muestren, esos fichajes tendrán que pasar un proceso de adaptación en una oficina que nunca antes habían pisado, que además tendrá sus propias rutinas ya interiorizadas. Y para ello resulta imprescindible la ayuda de sus compañeros. A lo largo de verano es posible que tu empresa engrose sus filas a través de su adhesión a algún programa de empleo. ¿Cómo conseguir que lo recién llegados se sientan como en casa? ¿Cómo acelerar su aclimatación? ¿Cómo motivarlos? ¿Cómo fomentar niveles óptimos de productividad al combinar savia nueva y “vieja”?

Además de las buenas intenciones de los actuales miembros de la empresa, la tecnología también te puede echar una mano, tal y como te mostramos a continuación:

1. “Paquetiza” la información. El primer consejo nace de ponerse en la piel de los demás, en este caso en el de tus nuevos empleados. Uno de los grandes problemas con los que se encuentra cualquiera en su primer día de trabajo es que, por mucha experiencia que pueda tener con algunas herramientas de trabajo o por mucho que haya estudiado sobre ciertos temas, desconoce cómo se trabaja en cada compañía en particular. Así que pónselo fácil y crea una wiki con todo lo que necesita saber en su condición de empleado. Recopila las preguntas más frecuentes que te suelen hacer, resume los principios base de tu empresa, sube los datos más importante y de contacto de todos los empleados, muestra por escrito el protocolo a seguir ante diferentes situaciones, cuelga tutoriales, añade guías de estilo, prepara vídeos explicativos, haz una lista con el software autorizado… Cuanta más información de utilidad vuelques en esa gran enciclopedia sobre tu negocio, mejor funcionará el equipo del que te has rodeado. Un recurso online de este tipo, en el que todo está disponible en un mismo lugar y que es accesible desde cualquier dispositivo, te ahorrará quebraderos de cabeza. ¿Por qué no adelantarte a las dudas más frecuentes? Una wiki es una fuente de saber que encierra un gran valor en su interior y al que tus empleados serán capaces de recurrir para avanzar en sus cometidos sin “molestar” a los demás, lo que revertirá en mayor productividad por parte de todos. Por supuesto, esto implica que debes tener todo bien planificado antes de que los nuevos se incorporen a la empresa. Organízate durante las semanas previas a su llegada y no los lances a los leones en cuanto entren por la puerta.

2. Ordena, pero forma… ya que no hay trabajo de calidad sin enseñanzas previas. Una wiki te salvará de unos cuantos apuros, pero tenerla no significa que debas abandonar por completo las relaciones personales. Igual de bien que supone tener una wiki, y hasta un foro como canal de comunicación adicional, resulta que te ofrezcas a responder cuestiones personalmente. Confía una vez más en la tecnología y huye de la pasividad que se podría asociar al verano. ¡Los chicos y chicas de prácticas están ahí para aprender! Sé consecuente con su contratación, garantizándoles que podrán contar contigo o contactar con el directivo más adecuado en cada momento a través del teléfono, el email, la mensajería instantánea o el videochat, sobre todo durante los primeros días o en los momentos más críticos. No hace falta que estés físicamente presente para solucionar un problema, pero sí que deberías mostrar predisposición a colaborar. De hecho, lo más inteligente podría ser nombrar a un líder entre tu plantilla para dirigir al grupo de internos a modo de supervisor. De este modo, tendrías a alguien que conoce sus horarios y sus habilidades al dedillo, capaz de repartir labores de la forma más conveniente.

Al principio te recomendamos ser especialmente flexible y dedicar sesiones a aclarar cómo funciona todo y cómo quieres que se hagan las cosas, qué programas utilizáis, qué políticas se han instaurado y se deben seguir, y demás. No dejes demasiado margen a la imaginación. Igualmente, agiliza las incorporaciones teniendo preparadas cuentas de correo personalizadas con credenciales en activo, un ordenador con todo el software requerido ya instalado y actualizado y un espacio de trabajo propio para que tus fichajes puedan trabajar cuanto antes. Cuando todo haya quedado claro y los nuevos se pongan manos a la obra, haz todo lo que esté en tu mano por replicar el trato hacia cualquier otro empleado y retribuir acorde a sus esfuerzos y resultados. ¿Qué queremos decir con esto? Que no “explotes” al becario de turno “porque es el becario”. Mientras estén a tus órdenes, serán como cualquier otro miembro de la compañía. Si tú se lo haces sentir así, ellos también te verán con mejores ojos y hablarán bien de ti. Esto fortalecerá tu imagen de puertas hacia afuera y contribuirá a atraer más talento con el paso del tiempo. Así que sé exigente y educado. Impón tus reglas pero no pierdas los nervios. Actúa de forma transparente para afianzar vínculos y generar un sentimiento de pertenencia desde el principio.

3. Aprovecha para innovar. A la hora de integrar a nuevos trabajadores en la oficina es muy importante buscar un equilibrio lo más preciso posible entre formación y trabajo real. No dejes que tus becarios se aburran, encargándoles las tareas más nimias y rutinarias de todas. Destierra el mito de los trabajadores en prácticas que sólo hacen fotocopias o traen el café, porque esa no es su función, y favorece en cambio su implicación en el día a día de la empresa, hasta alcanzar el nivel de los empleados veteranos de su mismo rango. Tampoco les encargues sólo las tareas que tú no quieres hacer, porque estarás desaprovechando su potencial y perjudicando a tu propio negocio. En Silicon.es te proponemos que te plantees la contratación de empleados en prácticas como una opción para explorar nuevos caminos, para hacer aquello que siempre quisiste pero que no podías por falta de tiempo o recursos. Míralo como si hubiese formado tu propio laboratorio con expertos en innovación. Es muy posible que quien se acabe de unir a tus filas tenga la mente más abierta y cierta facilidad para aportarte enfoques que no habías imaginado, o que sea más dado a probar nuevas tecnologías. Esta es tu oportunidad para buscar oportunidades diferentes, sin comprometer el corazón de tu negocio ni arriesgar los productos o servicios principales, y la de ellos para demostrar que serían un buen fichaje a la larga. Divertíos juntos y, a quien demuestre su valía, no le pierdas la pista. Realiza entrevistas “de salida” y sigue su trastro en redes sociales.

4. Tantea las posibilidades de la movilidad. Otra situación que conviene plantearse es la del uso de smartphones y tabletas, además de los tradiciones ordenadores portátiles y sobremesa. Cada vez son más las organizaciones que introducen los dispositivos móviles como herramienta de trabajo, ya que demuestran ser igual de potentes que máquinas de mayor tamaño con una sensación extra de libertad. O al menos con la posibilidad de acceso en cualquier momento y lugar, lo que lleva a ser más productivo. A esto hay que añadirle los beneficios del BYOD, siglas de Bring Your Own Device o Trae Tu Propio Dispositivo a la oficina. ¿Ya se ha sumado tu empresa a esta tendencia? ¿Vas a dejar que los nuevos empleados también incorporen sus gadgets a la red corporativa? En caso afirmativo, extrema las precauciones de seguridad para no arrepentirte después. No aceptes que todo el mundo enganche sus dispositivos móviles personales sin más, porque consideras que eso va a ayudar a su transición y rendimiento (si bien, seguramente, lo haga). Educa. Impón normas de navegación. Desaconseja usos que consideres nocivos. Y explica las buenas prácticas que hay que seguir para evitar agujeros de seguridad y ataques de ciberdelincuencia, sobre todo en verano, cuando los despistes se pueden pagar caro.

5. Investiga sobre los Millennials; investiga sobre la Generación Y. Los trabajadores no son los únicos que deben hacer los deberes e informarse al dedillo sobre la empresa a la que se van a adherir, su historia y su actividad, para intentar encajar en su filosofía lo mejor que puedan, lo antes que puedan. Tú también deberías saber a quién estás invitando a tu plantilla, aunque sólo sea de forma temporal. Puede que parte de las personas a las que recurrirás, en especial si su cometido es retomar justo donde se ha dejado el trabajo de empleados que están de vacaciones o de baja, sean profesionales experimentados en busca de una segunda oportunidad o un cambio de rumbo, pero también es muy probable que tus equipos acaben creciendo este verano con jóvenes que se enmarcan dentro del grupo de los Millenials. Ten en cuenta que este segundo tipo de trabajadores esperan encontrar las mismas facilidades tecnológicas en la oficina que fuera de ella. Para ellos el trabajo debe seguir ciertas prácticas que ya tienen asumidas en su día a día. Son chavales que han nacido en la era de Internet y que saben relacionarse con los dispositivos informáticos de forma natural. Evita que sus expectativas y la realidad de tu negocio se crucen sólo para generar un choque cultural, canalizando las características de los Millenials como una ventaja competitiva.

Consejos para trabajar con becarios

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Un resumen
No pierdas el tiempo ni se lo hagas perder a tus recientes fichajes. Remítelos a la wiki de la compañía, no sin antes nutrirla de toda la información de valor y reglas que consideres básicas de cara al desempeño de su trabajo y que ellos puedan acabar necesitando en el día a día.
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