Cómo desarrollar un proceso de notificación efectivo y oportuno

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En situaciones de emergencia, la entrega de información oportuna es un elemento crucial que puede minimizar los efectos de imprevistos no deseados en una empresa.

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Durante las épocas de problemas, los ejecutivos necesitan saber qué funciona bien y cuáles son las amenazas, para tomar decisiones claves en la empresa que afecten a largo plazo a la salud de la compañía. Los equipos de respuesta a desastres deben ser notificados para que puedan activar estrategias de recuperación y continuidad cuidadosamente preparadas, y los empleados deben estar informados de manera que conozcan las responsabilidades que tienen, para que se mantenga la moral alta y para que sepan a dónde necesitan ir y qué tienen que hacer. Asimismo, los ejecutivos de la compañía necesitan saber qué pueden esperar de sus empleados.

Una empresa que haga esfuerzos significativos para crear un plan resilente de recuperación de desastres puede darse cuenta de que cuando suceda un desastre, pueden llegar a utilizar canales poco fiables para las comunicaciones. Muchas compañías se ven a sí mismas confiando en las llamadas en cadena: el presidente tiene que notificar al Consejo de administración, el Consejo autoriza al equipo de desastres a entrar en acción, y cada miembro del equipo llama a una parte de la base de empleados para contarles qué está sucediendo y qué se espera de ellos. Y así sucesivamente.

El problema de las llamadas en cadena es que pueden venirse abajo rápidamente y no entregar información pertinente lo suficientemente rápido. Si no se puede contactar con alguien en un puesto alto de la cadena o este no puede contactar con otros, aquellos que estén por debajo se quedarán sin instrucciones, noticias o deberes hasta que alguien cierre la brecha.

En los últimos años, las empresas con planes robustos de continuidad se han inclinado por sistemas de notificación en masa, como los proporcionados por 3N o MIR3, para fomentar de manera más eficiente las comunicaciones bajo condiciones de emergencia. Estos sistemas automatizados se sostienen en múltiples formas de comunicación, permitiendo que las empresas contacten con sus empleados de varias maneras para informarles, darles instrucciones o recoger información.

De modo ideal, estos servicios se integrarían como otras soluciones de recuperación de desastres que ya estuvieran implantadas, permitiendo la compañía poner en marcha notificaciones predefinidas utilizando las mismas herramientas usadas para recuperar recursos informáticos u otras soluciones de recuperación.

La adopción de servicios de notificación de emergencias no se debería considerar un lujo ni una brecha para un ahorro potencial en tiempos de crisis. En lugar de esto, las notificaciones deberían ser presupuestadas como un requisito para el plan de gestión de continuidad en una empresa, planeado de manera que pueda minimizar costos, a la vez que asegura que la compañía tendrá cubiertas sus necesidades en caso de emergencia.

Teniendo en cuenta que hay muchas soluciones de notificación disponibles, hay algunas cosas en las que pensar cuando se selecciona un proveedor, separando aquellas compañías que puedan ser aceptables para notificaciones para prácticas de trabajo normal o emergencias no críticas, de aquellas que pueden ser utilizadas en tiempo de crisis.

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