La elección de soluciones de impresión para entornos educativos

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A pesar de las restricciones presupuestarias, los educadores y los
estudiantes desean beneficiarse de más servicios y con mayor nivel de calidad.

Unas infraestructuras administrativas obsoletas pueden provocar una reducción
de la productividad e incrementar el coste de operar con tecnología antigua.

Así, en la última década, los centros educativos ha sido capaces de
aprovechar los avances tecnológicos para beneficiarse de un proceso de formación
global. Sin embargo, algunas tecnologías con fama de ?ser baratas?, pueden tener
costes ocultos, y esto se debe tener muy en cuenta a la hora de pensar en nuevos
sistemas operativos o pizarras interactivas state-of-the-art.

De hecho, si echamos un vistazo por las instituciones de enseñanza,
observaremos una creciente proliferación de equipos de impresión, que abarca
impresoras láser a color y mono, modelos de inyección de tinta y fotocopiadoras.

Sorprendentemente, un reciente informe en IT Pro destacaba que el 69 por
ciento de los negocios ignoran el coste total de impresión. No obstante, ésta es
un área donde los colegios pueden obtener ahorros significativos si evalúan
adecuadamente sus requerimientos y el coste total de operar con una impresora,
también conocido como Coste Total de Propiedad (TCO).

Para calcular correctamente el TCO de una impresora hay que sumar el precio
de adquisición, el coste por página, la fiabilidad y el soporte. Cada modelo
puede destacar en algún detalle, pero se deben tener en cuenta todos ellos.

El gran número de equipos presentes en el mercado suele confundir a los
tesoreros de los centros educativos que desean desplegar la solución más
económica y robusta. Si las escuelas o facultades sólo evalúan el precio de
adquisición de cada unidad, la mayoría de aulas y salas de administración
trabajarían con equipos de inyección de tinta. Sin embargo, estos modelos, en
entornos muy concurridos, se pueden considerar como un ?ahorro falso? ya que en
aquellas situaciones con una inversión baja, el coste de los consumibles de
inyección de tinta, como cartuchos, mantenimiento y papel, puede superar rápid
amente al de una impresora láser de alta gama.

Factores de costes ocultos

Por este motivo, las soluciones láser mono y color se han convertidor
rápidamente en un estándar en el entorno educativo, debido a sus velocidades de
impresión y su durabilidad. Pero el TCO es algo que suelen pasar por alto los
gestores de TI y los tesoreros involucrados en los proyectos de adquisición de
material.

Por lo tanto, los centros escolares y universitarios deben tener en cuenta
los costes ocultos de impresión, entre los que figuran la gestión de red, el
exceso de uso y los consumibles, y los gastos derivados de su mantenimiento.

En lo que respecta a la gestión de red, si bien la mayoría de impresoras
vienen preparadas para trabajar en redes, pudiendo disminuir efectivamente el
TCO, hay que tener en cuenta que un número considerable de estos equipos
requiere más recursos de gestión.

Paralelamente, el uso inadecuado de una impresora puede incrementar
significativamente su TCO. En este sentido, muchas escuelas emplean impresoras
láser mono para procesar documentos y modelos láser para hojas de trabajo y
presentaciones de temarios. Lo que se debe tener en cuenta entonces es que
mandar trabajos a una impresora ?menor? provocará una sobrecarga que
incrementará los gastos de consumibles y mantenimiento.

Dicho servicio será diferente en cada ciclo de vida del producto, y puede
llegar a suponer hasta un cincuenta por ciento de coste total del mismo. Así, el
mantenimiento, junto con los consumibles, es un factor esencial a la hora de
considerar la adquisición de equipos de impresión.

Cómo reducir los costes

Como consecuencia de planes educativos ?a medida?, la existencia de
diferentes materiales en clase y el crecimiento de la presencia de ordenadores
de sobremesa, la impresión a color se demanda cada vez más. En cualquier caso,
la elección del equipo de impresión adecuado para aulas o secretarías no es tan
dificultosa como parece, ya que existen formas efectivas para que los centros
reduzcan el TCO, como la combinación correcta de impresoras láser mono y a
color.

Otros modos de reducir el TCO pasan por una correcta selección de los
consumibles. A menudo, los colegios optan por unos tóneres de capacidad estándar
por su bajo precio de adquisición, incluso cuando el coste puede alcanzar unos
21 céntimos de euro por página. Sin embargo, la mayoría de fabricantes poseen
tóneres de alta capacidad, que pueden reducir este coste en hasta un 35 por
ciento si se compran al por mayor. En un momento en el que los aspectos
medioambientales tienen gran importancia, es aconsejable buscar además un
vendedor con servicios gratuitos de reciclaje de consumibles vacíos.

Paralelamente, los servicios de mantenimiento y garantías ampliadas ?incluso
de por vida? ofertados por los fabricantes tienen interesantes beneficios,
especialmente en lo que concierne al ahorro por reparación, y muchas veces se
ofrecen de forma gratuita.

En relación con este aspecto, es importante una cierta facilidad de uso que
permita al personal docente y a los estudiantes realizar ellos mismos las tareas
más sencillas, como el cambio de tóneres y papel, y el manejo del panel de
control. Así, los modelos con interfaces de usuario sencillos pueden reducir
significativamente las colas de estudiantes que esperan la impresión de su
trabajo, y las averías provocadas por mal uso.

También es importante una adecuada gestión de la red de impresoras del centro
educativo, que permite un ahorro si se implementa una estrategia de impresión
efectiva, basada en el conocimiento de los volúmenes de trabajo de cada
impresora, los usuarios y departamentos que más requieren de estos equipos y qué
porcentaje de las tareas es en color. Aunque a priori puede parecer una tarea
compleja, la mayoría de fabricantes y vendedores ofrecen herramientas para
monitorizar estos aspectos.

Teniendo en cuenta todos estos apartados, hay que elegir al fabricante y
distribuidor que más se ajuste a las necesidades individuales. Y tomar la
decisión correcta, en términos de inversión, supone adquirir una impresora que
cumpla todos los requerimientos de aplicación. El modelo adecuado es aquel que
dota de las mayores ventajas y puede mejorar la presentación de trabajos,
reducir el tiempo de proyectos y, sobre todo, ahorrar dinero.

Duncan Vass es responsable de producto de
TallyGenicom en EMEA

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