Externalizando los sistemas informáticos de una pyme

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¿Qué es mejor para una empresa pequeña: tener su propio sistema de TI o contratar a alguien que se encargue de gestionarlo desde fuera?

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Cheryl Snapp Conner, de Snapp Conner PR, nos explica cómo su compañía pudo ahorrar dinero e implantar una solución de gran calidad con la ayuda de un proveedor de Servicios Gestionados y un plan cuidadosamente trazado.

En nuestra empresa (de 12 personas, y creciendo) hemos probado las dos fórmulas y finalmente hemos llegado a la conclusión de que, si se hace bien, lo más práctico es dejar que sea un proveedor de servicios gestionados el que se encargue de las TI de nuestra empresa.

Para que te hagas una idea de nuestra situación: con anterioridad a abril de 2007, nuestro pequeño equipo de trabajo era parte de una organización algo más grande y que nos proporcionaba todos los servicios. Teníamos contratado a tiempo completo a un profesional que se encargaba de gestionar nuestro centro de trabajo de 19 empleados. Las ventajas: la protección más vanguardista de los datos de nuestros clientes, con un sistema en el que todo se copiaba automáticamente cada quince minutos en el servidor, y acceso continúo a nuestros recursos tecnológicos. No había necesidad de llamar a nadie; la ayuda estaba como muy lejos a una llamada telefónica y la mayoría de las veces, bastaba con dar un grito en la oficina. Cuando había una caída del sistema en el edificio y nueve portátiles se veían afectados un viernes por la mañana (algo que para cualquier compañía puede ser una pesadilla), los nueve ordenadores eran reemplazados y los empleados podían seguir trabajando el siguiente lunes por la mañana.

Las desventajas de este sistema pueden resumirse en una sola palabra: costes. El precio del salario de un profesional, la oficina, los beneficios y la formación, el servidor central, el servidor para copias de seguridad… , todo podía fácilmente llegar a costar más de 130.000 euros al año.

Cuando el grupo más grande decidió dividirse para formar dos empresas nuevas, nuestro grupo de cinco decidió que, hasta que nos estabilizásemos un poco, nos encargaríamos de gestionar nosotros mismos los sistemas informáticos. Así que compramos el seguro del arrendatario, hicimos copias de seguridad de nuestros portátiles personales con Mozy, y nuestro servidor se convirtió en un CD-ROM que pasábamos de mano en mano (desde luego, no era ni de lejos la solución ideal). Durante los primeros meses al menos, nuestras TI no nos costaron ni un céntimo –aparte del precio mensual que pagábamos a un proveedor local por el correo electrónico de Exchange-. Era evidente que esta solución no podía durarnos mucho. Excepto por tres días memorables en los que nos quedamos sin correo electrónico (y que estuvo a punto de arruinarnos), el concepto funcionaba a las mil maravillas.

Pero a partir de entonces, decidimos incluir como propósito de Año Nuevo la adopción de una nueva estrategia de TI, servicio que al final externalizamos en un proveedor nacional, DirectPointe. (Para ser francos, y aunque se trate de una relación distinta, me gustaría señalar que nuestra agencia también gestiona las relaciones públicas de DirectPointe).

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