Los acertijos del pasado

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La crisis económica golpeó a muchas empresas cuando menos lo esperaban ¿Estaba demasiado oscuro para distinguir el mensaje o éramos nosotros los ciegos? Y, lo que es más importante, ¿nuestra visión es ahora lo suficientemente nítida para reconocer los signos de alarma la próxima vez?

Algunas compañías sufren un gran retraso entre el momento en el que se dan cuenta de que la demanda se ha ralentizado y el tiempo que les lleva ajustarse a la nueva situación. La causa fundamental es la dependencia de sistemas de información dispersos que deben ser consolidados manualmente. Muchas empresas continúan dependiendo de lo que yo llamo una “colaboración retrasada y estancada”, también conocida como Microsoft Excel. Estos datos son estáticos, basados en el momento en el que fueron extraídos del sistema. Pero el tiempo fue pasando de departamento a departamento, la información puede que tenga ya semanas y esté llena de errores.

La visibilidad genera previsión

Visibilidad es conocimiento, y el conocimiento da poder para actuar. Una empresa que haya pasado de las simples hojas de cálculo a una base de datos centralizada y que abarque toda la organización, con la que pueda acceder a la contabilidad general y a la información de ventas, proporcionará a sus responsables la información detallada y en tiempo real que necesitan. Cuando los datos cambien en un departamento, pueden actualizarse en toda la empresa para suministrar una única versión de la verdad. Estos datos, cercanos al tiempo real, pueden utilizarse para evaluar el aumento o recorte de la producción, los tiempos de entrega o el ajuste de los requisitos laborales.

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La realidad económica de los últimos 18 meses ha llevado a muchas compañías a tomar medidas drásticas de reducción de costes para mantenerse a flote. Aunque ésta puede ser una táctica eficaz a corto plazo, el impacto de las dramáticas reducciones de personal, el descenso de la producción y el incremento de los inventarios deben ser continuamente evaluados. De otro modo, la empresa se expone a un riesgo aún mayor cuando la economía empiece a recuperarse, puesto que no será capaz de alcanzar la velocidad necesaria.

Retomar la producción puede ser mucho más caro que continuar con la producción a un nivel menor, por no mencionar la inversión de marketing que sería necesaria para comunicar el cese y el posterior regreso de un producto determinado.

El dicho “si entra basura, sale basura” también se aplica a los datos. No importa cuántos datos tenga; una sola imprecisión puede desbaratar sus presupuestos, planes, previsiones, etc. Las hojas de cálculo, por su propia naturaleza, son estancas e imprecisas, e inhiben la capacidad de una empresa para tomar decisiones estratégicas en tiempo real. Para tener éxito realmente, una organización requiere de una visión integrada e interdepartamental del negocio y, lo que es más importante, de la capacidad para acceder a los datos inmediatamente para tomar la decisión más informada.

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