Los cuestionarios a mano, como si estuvieran mecanizados

Empresas

La ECM Consultant de SGAIM, María Dolores Calvente, defiende las ventajas de la informatización en el análisis de formularios.

Los consumidores, su opinión y necesidades, hacen evolucionar los productos, el mercado e incrementan la competencia. La empresa que pueda ofrecer en el menor tiempo posible aquello que sus clientes demandan será la que obtenga la ventaja competitiva.
Para conocer los anhelos de cada segmento se realizan diferentes acciones de Marketing, entre ellas los cuestionarios. Solicitudes de tarjetas de créditos, inscripción a planes de fidelización, apertura de cuentas, contratación de productos bancarios…
Completan el listado de acciones que, frecuentemente, se desarrollan con la cumplimentación de un cuestionario a mano; por la comodidad y rapidez que supone para el que tiene que rellenarlos. Sin embargo, para las empresas esto supone un importante gasto y un incremento en el tiempo de reacción.
Detrás de todo cuestionario cumplimentado a mano había un grabador de datos. Pero la tecnología avanza y las empresas de gestión de contenidos empresariales permiten agilizar y automatizar la lectura de dichos cuestionarios.
Avanzados motores de reconocimiento de caracteres analizan los textos digitalizados de los cuestionarios para extraer automáticamente la información que contienen. Este fue el origen, pero estos motores no eran perfectos y no reconocían el 100% del contenido, por lo que se comenzó a trabajar con multitud de bases de datos, diccionarios temáticos, estudio de campos semánticos… que hoy enriquecen la herramienta de reconocimiento de los caracteres.


Cuando la herramienta lee un campo se contrasta con la base de datos de nombres, apellidos, ciudades, países, términos técnicos específicos… para devolver la palabra más correcta. El software realiza un aprendizaje controlado que le permite retroalimentarse de los resultados de las comparaciones con las bases de datos.
Llega a ser incluso capaz de equiparar los cargos, profesiones o sectores que escriben los encuestados con sectores estandarizados o con un listado de cargos preestablecidos.
Gracias a estos sistemas que complementan los motores de reconocimiento se permite la validación de los datos, por ejemplo los postales. Así, se puede comprobar que a una calle le corresponde un código postal, a ese código postal una ciudad y a esa ciudad un país, disminuyendo al máximo el número de errores. Irremediablemente las validaciones off-shore son necesarias en este proceso para así poder garantizar un error cero.
Las empresas que ya implementan estos sistemas agilizan los procesos de negocio en la comercialización de sus productos; son los primeros en obtener resultados de análisis cuantitativos del mercado y poder ofrecer a los consumidores aquello que demandan antes que lo haga la competencia; evitan las pérdidas por arrepentimiento en la compra o contratación de servicios ya que las solicitudes son tramitadas en menos de 24 horas…
Ya no asusta enfrentarse a millones de respuestas postales a promociones, encuestas, solicitudes de información… la automatización en la extracción de datos permite que se puedan tramitar prácticamente a la misma velocidad y con la misma fiabilidad que si fueran respuestas mecanizadas.

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