Más allá de la bandeja de entrada

Empresas

El correo electrónico tiene que ser parte del plan de continuidad de negocio, como explica el analista senior de MessageLabs Intelligence, Symantec, Paul Wood.

La continuidad del correo electrónico es un proceso de negocio crítico. A finales de junio de 2008, los residentes de las Islas Marshall, una pequeña nación al oeste del Océano Pacífico, fueron conscientes de ello cuando el único proveedor de servicios de Internet se colgó durante 18 horas después de una oleada de spam enviada desde el botnet Srizbi, uno de los más activos en aquel entonces.
Este spam cuadriplicó el volumen de tráfico de correo electrónico, según informaron. Y sin correo electrónico en un periodo de tiempo prolongado, las empresas pueden verse dañadas.
Además de los ciberataques, los desastres naturales pueden afectar también a la continuidad del negocio. Durante los meses de verano, se eleva el consumo de energía incrementando la presión de los proveedores energéticos hasta provocar apagones. Tampoco hay que olvidar la temporada de huracanes, de junio a noviembre. Después de los últimos terremotos en China y las crecientes inundaciones en algunas zonas de Europa y Norteamérica, se ha podido comprobar el verdadero peligro que tienen estos desastres naturales. Cualquiera puede encontrarse –de forma inesperada- bajo esta amenaza en cualquier momento y lugar, hasta el negocio más estable.
Otros problemas relacionados con el correo pueden ser la fiabilidad del software o los problemas de hardware, así como los virus, programas espías o spam. El Servidor Exchange de Microsoft, el sistema más usado de correo electrónico, sufre una media de 1,6 horas de caída inesperada al mes y 2,4 horas de tiempo inactivo planeado, según el Grupo Radicati. La caída es normalmente el resultado de contratiempos insignificantes, parches de software, actualizaciones u otros fallos.
Sin ningún tipo de previsión o soluciones de continuidad, estas caídas dañan la productividad. Incluso sin necesidad de duplicaciones y sistemas redundantes, un fallo en un solo disco o en el suministro eléctrico puede provocar la caída de todo un sistema de correo electrónico. La mayoría de las garantías de los servidores cuentan con contratos de servicios técnicos de cuatro horas, lo que significa que una caída en el hardware podría interrumpir el correo electrónico durante medio día.
Según MessageLabs Intelligence, uno de cada 296 correos electrónicos contiene un virus y el 88,5 por ciento de todo el correo es spam. Sin protección contra el spam y virus, las organizaciones corren el riesgo de ser víctimas de un ataque malicioso o un gasto excesivo del ancho de banda y de infraestructura. Para cada correo legítimo que recibe una organización, ésta procesa hasta tres correos basura.
Sin un sistema que detenga el spam antes de que alcance la red corporativa, las organizaciones pueden estar pagando por ancho de banda e infraestructura cuatro veces superior a lo que en realidad necesita. Sin mencionar el impacto que tiene el spam en la productividad del empleado.
Por último, el correo electrónico no sólo puede plantear riesgos técnicos a las empresas, sino también riesgos legales. Por ejemplo, el uso indebido de Internet por parte de los empleados podría dar lugar a problemas de acoso o difamación. Del mismo modo, la divulgación de información confidencial a través de programas espía, las escuchas ilegales o mala conducta del empleado también puede poner en riesgo un negocio. Además, las regulaciones gubernamentales y las normas de gobierno corporativo pueden exigir su cumplimiento por parte de las empresas para evitar multas.
Nunca es tarde para revisar y actualizar el Plan de Continuidad de Negocio, tarea que debería realizarse de forma regular. No obstante, una de las partes que a veces se deja olvidada en este plan de continuidad es precisamente la continuidad del correo. Hasta ahora, la mitigación de riesgos se ha enfocado únicamente a las amenazas y riesgos del ciberespacio y formas de prevención, y no tanto en mantener el correo actualizado y en funcionamiento en los supuestos casos de apagones por desastres naturales o ciberataques.


Con una población de alrededor de 55.000 habitantes, las Islas Marshall son atendidas por un único ISP. Aunque la mayoría de las empresas no elegirían tener un único proveedor de servicios de Internet, si lo hicieran y contaran con un servicio de continuidad de correo electrónico que les ofreciera disponibilidad de correo continua y recuperación en caso de desastres, además de un plan de seguridad de correo electrónico, se garantizarían el disponer de un sistema de correos electrónicos continuado y back ups fiables en caso de que sucediera algún desastre.
El Grupo Radicati estima que en octubre de 2007 había 1.200 millones de usuarios de correo electrónico en todo el mundo con 516 millones de correos profesionales en sus bandejas de entrada. Los usuarios mandaban una media de 38 correos electrónicos al día, recibiendo una media de 93. De esos 93, 18 incluían un archivo adjunto. Estamos tan acostumbrados al correo electrónico que nos olvidamos de sus beneficios, como:
Colaboración: El correo electrónico permite escribir de forma simultánea a varias personas a la vez, por lo que es fácil coordinar equipos y alcanzar el consenso. Además, algunos utilizan la bandeja de entrada como herramienta para recordar citas y almacenar documentos.
Comunicación: El correo electrónico es asíncrono, de forma que los usuarios pueden responder cuando están preparados, retomando y adaptando la comunicación a su propio horario.
Coordinación: Gestionar reuniones y proyectos a través del correo electrónico son tareas sencillas gracias a las herramientas de invitación a reuniones, a diferencia del teléfono.
Común: el correo electrónico es universal y permite a los usuarios hacer negocios en todo el mundo.
Conveniencia: Dispositivos móviles con correo electrónico como las Blackberries, acceso remoto y ordenadores portátiles permiten la flexibilidad del correo electrónico en tiempo y lugar.
Y es que el correo electrónico es un proceso del negocio crucial, de ahí que no pueda fallar. Sin él, es muy difícil para las empresas seguir funcionando de la misma manera. La mayoría de las organizaciones confían en el correo para comunicarse con sus consumidores y sin él, se arriesgan a que su reputación y esas relaciones se vean dañadas.
El número de correos y el tamaño de los archivos adjuntos van en aumento cada día, lo que significa que los sistemas de continuidad deben ser fácilmente escalables. Gestionar un sistema in-house de continuidad para el correo electrónico puede ser un desafío adicional porque requiere de desembolsos de capital por adelantado y mantenimiento continuo.


Puede requerir hardware pesado adicional que debería ser almacenado en las ya normalmente abarrotadas habitaciones en las que se encuentran los servidores y algún tipo de garantía o acuerdo de nivel de servicio (SLA, Service Level Agreement) que garantice su buen funcionamiento.
Al considerar una solución de alojamiento de correo electrónico, es conveniente tener en cuenta las siguientes características:
Servidores: Evitar cualquier solución que requiera la compra de servidores redundantes o externos.
SLAs: Considere la posibilidad de seleccionar una solución de hospedaje que ofrezca un acuerdo de nivel de servicio o garantía demostrado.
Mantenimiento: Seleccione una solución que no requiera mantenimiento, ya que unido a la gestión de otros sistemas de TI puede causar la pérdida de prioridad en la continuidad del correo.
Recuperación: Busque una solución que ofrezca una rápida recuperación después de las interrupciones, la restauración de todos los correos electrónicos enviados, recibidos y borrados con todos los datos forenses intactos.
Perfil de coste: Elige uno que permita un pago mensual en lugar de grandes desembolsos de
capital iniciales o pagos por proyectos puntuales.
Escalabilidad: Opte por una servicio que permita una perfecta escalabilidad de un usuario a decenas de miles en lugar de soluciones que requieren la compra de más hardware para cada usuario añadido.
Hace tan sólo dos décadas desde que las primeras empresas comenzaron a usar correo electrónico e Internet, sin embargo, éste se ha convertido en una parte rutinaria de la actividad diaria. Imagine qué pasaría si hubiera un corte y el correo electrónico no estuviera disponible durante días, piense en cómo iría su negocio. Para muchos, las consecuencias se podrían medir en cuestión de horas. Los cortes de suministro pueden causar alteraciones enormes. Tan solo una hora de tiempo de inactividad en un mes, multiplicado por cientos o miles de personas, representa una pérdida significativa para el negocio.
Por eso ya es hora de que el correo electrónico sea una parte crucial e integrada en el plan de continuidad de negocio.

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