Más allá de la conference call o cómo la interacción con las pizarras digitales cambiará las reuniones para siempre

Workspace
0 0 No hay comentarios

Josep Costa, IT Infrastructure and Communications Services Business Manager de Ricoh, pondera los beneficios de las pizarras digitales en la empresa.

El gap de la productividad es una preocupación creciente en Europa; las empresas de cualquier lugar están buscando nuevos caminos para aumentar la producción por horas de los empleados.

Ayudar a sus empleados a trabajar de forma eficiente es uno de los retos, pero incrementar la calidad de su trabajo es otro. Un objetivo clave en este proceso es la mejora de las reuniones. Todo el mundo conoce el estrés que provoca una reunión vagamente planificada. Y éste aumenta en las reuniones en remoto, en las que seguir las ideas expuestas durante la misma puede ser complicado.

La tecnología digital ha cambiado el modo en el que trabajamos y ha reinventado las oficinas modernas. Trabajar en remoto desde múltiples localizaciones es más fácil logísticamente que nunca; pero la innovación que aportan nuevas tecnologías como las pizarras interactivas está llevando la calidad a la colaboración en el puesto de trabajo.

Tener una reunión física cara a cara ha sido durante mucho tiempo el formato preferido, pero en los lugares de trabajo moderno no solo resulta poco realista, sino que está en declive. El estudio 4G Workplace desvela que el 77% de los Baby Boomers prefieren este tipo de reuniones en comparación con el 58% de la Generación Z. Una reunión remota utilizando una pizarra digital es la evolución natural de los encuentros físicos cara a cara. La habilidad de crear, editar, finalizar y compartir documentos mientras se ve y se habla con  otros asistentes nos ha llevado a la era del ‘face-to-face meeting 2.0’. Progresar en proyectos en este sentido es también un gran paso para cerrar la brecha de la productividad.

Desarrollar ideas y compartir conocimiento es crucial para el crecimiento del negocio. Las llamadas de teléfonos, emails y las herramientas de chats pueden reunir mentes de diferentes localizaciones. No obstante, estos métodos han de ejecutarse haciendo frente a dificultades de escala. Todos sabemos los puntos débiles de una conferencia telefónica con muchos participantes. Aquellos que se unen tarde, mutes accidentales y una pobre señal de la llamada pueden arruinar una reunión en remoto. El problema es que a medida que el negocio crece, la comunicación en grupos se hace más esencial. 

De forma similar, estos métodos no captan las verdaderas fortalezas del  intercambio de conocimiento cara a cara. Las nuevas tecnologías pueden acabar con esta brecha. Las pizarras interactivas de altas especificaciones pueden ayudar a las compañías a colaborar de forma más eficiente y crecer. De hecho, la comunicación visual es crucial para permitir las interacciones a larga distancia. Es fácil participar y seguir indicaciones visuales cuando se tiene una pantalla para verlo.

La funcionalidad de las pizarras digitales lleva a las reuniones remotas la viveza de las que se realizan cara a cara. Pero, ¿cuáles son los beneficios más prácticos de tener una pizarra digital en el puesto de trabajo?

Es poco práctico acudir a una reunión armado con un montón de ficheros, los uses o no. Las pantallas interactivas permiten al organizador compartir, discutir y anotar múltiples documentos en tiempo real. Los asistentes pueden incluso recibir ficheros actualizados antes de que la reunión finalice y el coordinar puede enviar un email directamente a la junta directiva. Después de todo, ¿a quién le gusta viajar para asistir a una reunión? Un grupo de colegas interactuando con una pizarra interactiva asegura captar la atención de la audiencia. Aquellos que se encuentran en la misma sala pueden continuar con la conversación mientras comprenden este intuitivo y poderoso dispositivo- compartiendo sus habilidades para participar y conseguir un mayor engagement en futuras sesiones.

Los negocios fuertes se basan en relaciones. Esto es un hecho ahora y siempre. Los líderes empresariales deben acoger estilos de trabajo moderno y a la vez, preservar a los equipos y su estilo colaborativo. No es una tarea sencilla. Sin un contacto regular es difícil desarrollar un sentido de unidad y colaboración. Las interacciones cara a cara son esenciales. Las pizarras digitales llevan estas posibilidades a las empresas internacionales y descentralizadas del mundo moderno.

Leer la biografía del autor  Ocultar la biografía del autor