Tecnología de Transacciones y eAdministración

Empresas

Alejandro Suárez, Gerente de Desarrollo de Negocio AAPP Noroeste de Telvent Global Services, analiza cuáles son los cuatro factores clave a tener en cuenta en proyectos de eAdministración.

La Administración Electrónica es una de las áreas estratégicas de desarrollo de Telvent. El esfuerzo que empleamos en crear capacidades y apostar por la innovación se traduce en Administraciones Públicas autosuficientes, eficientes y con vocación de servicio, lo cual nos permite visionar el futuro con optimismo.

El conseguir la total automatización de las Administraciones Públicas, objetivo perseguido por la Ley 11/2007 de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, se retrasará probablemente hasta el año 2013 ó 2014, si bien es cierto que el marco normativo establecido por esta ley permite ya regular los aspectos básicos en cuanto a la tecnología y la relación entre los ciudadanos y la Administración.

A partir de nuestra experiencia, basada en el trabajo intensivo con nuestros clientes, podemos establecer cuatro factores clave en el desarrollo de un proyecto de eAdministración: ámbitos de actuación, modelo de proyecto, plataforma e interoperabilidad.

En primer lugar, existen diferentes ámbitos de actuación que deben ser contemplados a la hora de emprender un proyecto de este tipo: ámbito tecnológico, al que se circunscriben el desarrollo de aplicaciones, su integración e implantación y soporte; ámbito organizativo y funcional, al que corresponde un inventario de procedimientos y un proceso de simplificación, racionalización y normalización que está estrechamente relacionado con la interoperabilidad entre las Administraciones Públicas, los modelos de excelencia y la medición del desempeño; ámbito de gestión del cambio, con el fin de minimizar el impacto y desarrollar un Plan de Comunicación interno y externo para posibilitar su comprensión y asimilación por parte de los distintos actores, así como un Plan de Formación y Motivación orientado a los empleados que incida positivamente en la productividad; y ámbito de la Infraestructura, que implica la creación de un Plan de Comunicaciones y Seguridad.

El segundo factor que se debe considerar es el modelo de proyecto. En nuestro caso, seleccionamos el PDCA (Plan-Do-Check-Act) que consiste fundamentalmente en un modelo que orienta la gestión hacia la mejora continua, ya que para garantizar el éxito del proyecto es necesario que los procesos  y servicios ofrecidos en eAdministración se mantengan “vivos” en el tiempo. El PDCA se divide en cuatro fases: fase 1 o planificación del Plan Director de Proyecto (“Plan”); fase 2 o ejecución del proyecto (“Do”); fase 3 o explotación de indicadores y grado de cumplimiento (“Check”); y fase 4 o definición de estrategias de mejora (“Act”).

La plataforma, el tercero de los factores clave, implica toda una serie de consideraciones como: los desarrollos basados en software libre y la utilización de estándares de mercado; la implantación de una plataforma multientidad, que permite la prestación de servicios a distintas Administraciones Públicas desde una misma infraestructura basada en la concentración de demanda a través de un Modelo Broker de Servicios Telemáticos; el bus de conexión para centralizar y gestionar las integraciones de los módulos de la plataformas con el backoffice corporativo y con sistemas externos, asegurando así su interoperabilidad; la administración completa de las entidades y los procedimientos, como la clonación de entidades y la importación/exportación de procedimientos; la administración de la estructura organizativa (roles, usuarios, accidentalidad y ausencias) y del calendario multientidad; y la implementación de herramientas de seguimiento y control (solución Business Intelligence), como el cuadro de mandos para la ayuda en la toma de decisiones.

Y, por último, la interoperabilidad, que define la capacidad de los sistemas de información para compartir datos y posibilitar el intercambio de información entre ellos. En la actualidad, la conexión interadministrativa está liderada por la Administración General del Estado, ya que en este sentido en las Administraciones Locales aún queda mucho camino por recorrer.

Podemos concluir que emprender un proyecto de eAdministración supone conocer y gestionar cuatro pilares básicos claves para acometer con éxito un proyecto de esta envergadura: analizar cada ámbito de actuación para optimizar el proyecto, fomentando la motivación de los empleados y favoreciendo la comunicación; aplicar un modelo de proyecto estructurado en fases que priorice la mejora continua en los procesos y servicios; crear una plataforma que facilite la interconexión e incorpore las herramientas de seguimiento y control adecuadas y capacitar a los sistemas de la interoperabilidad necesaria.

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