Utilizando un wiki en la empresa

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Las aplicaciones wiki son muy importantes para las compañías que encuentran difícil gestionar con eficiencia sus redes de comunicación e intercambio de conocimiento.

Pero como siempre, sólo si se utiliza de forma adecuada. El presidente de Teragram, Yves Schabes, explica cómo saber si un wiki es la mejor opción para tu empresa y, si es así, cómo lograr que sea todo un éxito.

Un wiki permite a la gente compartir, colaborar y editar contenidos en la Web. Las empresas han empezado a utilizar estos programas en un intento por incrementar el trabajo en equipo y la comunicación de los empleados, a la vez que les sirve para reducir el número de correos electrónicos.

Sin embargo, no es aconsejable instalar un wiki en una red corporativa sin habernos asegurado primero de que se han tomado las medidas oportunas para facilitar el proceso y minimizar el riesgo de fracaso en la implantación. Para conseguir que la instalación sea todo un éxito, deberían seguirse cuidadosamente los siguientes pasos:

Paso 1: Asegurarnos de que la infraestructura tecnológica tiene todo lo necesario para albergar un wiki. Cuando decidimos utilizar un wiki, debemos asegurarnos de que los sistemas de nuestra empresa tienen capacidad suficiente para albergar una aplicación así. Si vas a utilizar una plataforma basada en Web, entonces este paso incluye exigir la misma seguridad y las mismas políticas de bloqueo Web que aplicas en los otros programas basados en Web de la empresa, como el de mensajería instantánea, Skype o las redes sociales.

Algunas organizaciones no permiten a sus empleados utilizar estas aplicaciones, lo que podría implicar que los sistemas corporativos no estuviesen equipados para gestionar una aplicación de mayor potencia, como es el caso del wiki. También, hay que asegurarse de que se cuenta con suficiente espacio en el servidor para almacenar la información del wiki. Si esto te preocupa, hay productos que albergan la aplicación en sus propios servidores.

Hay otros dos problemas que el departamento de TI debería considerar: seguridad y movilidad. Dado que ha habido una avalancha de violaciones de información confidencial empresarial en el último año o así, es conveniente que, en el momento de empezar la instalación de una nueva aplicación como el wiki, la infraestructura la reconozca a un nivel de seguridad semejante al del resto de la información que se genera en la organización.

Cada departamento debe tener información confidencial que está protegida por contraseña. Además, los profesionales de TI deberían ser conscientes de los riesgos de la movilidad si elijen y utilizan un wiki. Cada vez es más común ver que los empleados quieren utilizar el móvil o el PDA para obtener información de un wiki corporativo.

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