Automatiza los sistemas de tu empresa para aumentar su productividad

La encuesta se ha realizado a más de 700 empleados de oficina en toda Europa acerca de las fases y tiempo que dedican a tareas administrativas. Los encuestados las  realizan en su mayoría manualmente (a través de papel) en lugar de forma automatizada, como por ejemplo el procesamiento de contratos, órdenes de pedidos o la introducción de datos de tarjetas de visitas en una libreta de direcciones o base de datos.

Asimismo, en el estudio se observa que hay una relación directa entre la complejidad de las tareas de administración y el tiempo invertido en ellas. Un tercio de los encuestados dedica tres horas o más a la semana únicamente a tareas administrativas. Además, el 70% considera que este tiempo se ha incrementado en los últimos cinco años.

Personalmente, los empleados están dispuestos a eliminar las formas de trabajo obsoletas e improductivas. A la pregunta “¿Cuál es el mayor problema asociado con los procesos administrativos manuales?”, el 50% respondió que “consumen demasiado tiempo”.

Junto a la productividad de los empleados, otro problema  asociado con los procesos administrativos manuales es su propensión a los errores, como refrenda el 25% de los encuestados, para los que supone el mayor inconveniente. Casi dos tercios de los trabajadores encuestados han experimentado una situación en la que un error cometido realizando tareas administrativas manuales le ha costado dinero a la compañía.

A mayor número de caracteres, mayor esfuerzo a la hora de introducir los datos, hay más errores y ciclos más lentos. Para las empresas, esto puede tener un impacto directo en la cuenta de resultados. Si una factura no se envía correctamente, por ejemplo, puede derivar en pagos tardíos ó pagos duplicados que deben resolverse. Incluso puede resultar en la ruptura de una relación con un cliente o proveedor. Por todo ello, las empresas deben revisar su forma de tratar los datos y de abordar las tareas cotidianas.

Soluciones de Lexmark

Al margen de publicar el estudio, Lexmark recuerda que cuenta con todo tipo de soluciones para medianas y grandes empresas ad hoc, desde aplicaciones móviles de captura -que pueden escanear y capturar recibos- hasta software de captura inteligente.

Sus soluciones combinan equipos de escaneo e impresión con software de procesamiento de documentos y contenidos que permiten la captura inteligente de información. Los datos de documentos, como consultas, quejas, solicitudes o informes se capturan automáticamente, ordenados en un formato estructurado y se transfieren a los procesos de negocio y sistemas corporativos, logrando una mayor visibilidad de la información en toda la empresa. Para las compañías esto supone eliminar entre el 85 y el 95% de la introducción manual de datos y mejorar el acceso a la información.

Para Juan Leal Cárdenas, director general de Lexmark Ibérica, “Los resultados muestran que muchas compañías están viviendo en una ‘edad digital oscura’, y que no están aprovechando las tecnologías disponibles para mejorar la productividad de sus empleados y los flujos de trabajo en general. Para no quedarse atrás, hay que acercarse a los procesos automatizados y optimizados para conseguir mejorar el rendimiento de trabajo y las tareas administrativas del día a día”.