Continuidad de negocio a través de los datos: una guía hacia el éxito

La crisis sanitaria decretada a principios de 2020 ha terminado desatando una crisis financiera, cuyos efectos se siguen notando más de un año después de su arranque. La pandemia de coronavirus continúa su curso, con muchos avances y ciertos retrocesos, pero la solución parece estar más cerca que nunca. Los efectos de la COVID-19 comienzan a remitir a medida que se expanden por todo el mundo los programas de vacunación masiva y Gobiernos y empresas trabajan para recuperar la normalidad.

La prioridad de las organizaciones durante los primeros meses fue preservar la salud y mantener el negocio operativo, con escenarios de trabajo en remoto. El enfoque ahora pasa por impulsar la recuperación y planificar a largo plazo.

Los datos pueden ayudar a este cometido, porque su correcto almacenamiento, conservación, selección y análisis permitirá tomar la decisión correcta. Y, a partir de ahí, prever las necesidades de los clientes antes de que ellos mismos las reclamen, innovar en la oferta, diferenciarse de la competencia o mejorar los resultados económicos.

Una información actualizada será clave para poder aplicar medidas efectivas. Las compañías líderes van siempre un paso por delante y utilizan los datos para abordar desafíos. Esa es una de las claves para triunfar en un mercado tan cambiante como el actual y enfrentarse a imprevistos como la persistente pandemia u otros desafíos de negocio.

Tableau, empresa tecnológica que aboga por la cultura de los datos y combina la exploración y la visualización de la información en una aplicación fácil de usar, nos aporta algunas pistas para trazar un buen plan de continuidad basado en el poder de los datos.

Los datos (y las personas) en el centro

Las organizaciones resilientes ejecutan este tipo de planes poniendo los datos en el centro del proceso, porque gracias a ellos son capaces de ahondar en la raíz de los problemas en vez de quedarse en la superficie. Esto significa que primero deben garantizar la calidad del dato. No se trata de acumular el mayor número de datos posibles para después sacarles provecho, sino de usar bien los datos de los que se dispone.

En este sentido, es muy importante tener en cuenta que ningún dato carece de valor y que sólo hace falta interrelacionarlos e interpretarlos para revelar tendencias ocultas. Si permanecen aislados en silos, su eficacia se diluye; pero cuando se unen para formar algo mayor y más consistente, las perspectivas del negocio crecen.

Tableau recomienda aplicar la regla de “los 5 por qué”, que consiste en preguntarse “por qué” en sucesivas ocasiones, hasta un total de cinco veces, para llegar al fondo de una cuestión para la que se busca respuesta y cuyas causas se desconocen.

Por supuesto, contar con la tecnología adecuada resulta fundamental para conseguir resultados, pero eso no lo es todo, ni lo único, ni lo más importante. El análisis realizado por las herramientas tecnológicas debe ir acompañado de la participación de expertos que entiendan los datos y actúen a partir de ellos

Para sacarle jugo a la información generada por la empresa, sus trabajadores tienen que estar educados en el dato. También hay que implicar a todos los estamentos, empezando por la alta dirección.

Por eso, otra tarea de las organizaciones consiste en facilitar el acceso a todas las áreas. Aquellos que quieren ganar participación de mercado prediciendo los próximos movimientos y mantenerse un paso por delante de sus rivales por medio de la innovación deben ser especialmente ágiles a la hora de asegurar la disponibilidad de los datos. Si no, una gran cantidad de información significativa podría quedarse sin usar.

Uno de los grandes riesgos que corren las compañías es que los datos se vuelvan obsoletos antes de ser utilizados por los que deben tomar las decisiones. Un buen plan de continuidad basado en datos debe huir de los paneles de control desfasados que solucionan problemas pasados.

Las prioridades de las empresas cambian a un ritmo muy veloz y en ocasiones de forma imprevista, algo que se ha comprobado con la pandemia de coronavirus, lo que significa que los profesionales necesitan tener la información más reciente al alcance de la mano en tiempo real.

Mejorando con la práctica

Ashley Howard Neville, evangelista sénior de Tableau, anima a intentar comprender lo que está pasando con los recursos ya existentes, como paneles de control capaces de recopilar información sobre el estado del negocio, para pivotar rápidamente. Se pueden aplicar pequeñas variaciones o filtros adicionales para un análisis más profundo y una toma de decisiones ágil a medida que las necesidades evolucionan.

“Aprovecha al máximo lo que tienes disponible en la actualidad”, aconseja esta experta. “Si has establecido una sólida práctica de análisis, probablemente puedas responder preguntas de negocio críticas en caso de apuro. Pero en situaciones en las que el uso de datos y de analítica es nuevo, hará falta trabajo”.

Examinar las fuentes de datos existentes para identificar lagunas y oportunidades potenciales ayuda a las empresas a avanzar, al igual que progresarán probando combinaciones diferentes para recopilar información adicional y fortalecer su plan de continuidad.

“En lugar de quedarte atascado por la presión de diseñar la solución perfecta a un problema en el primer intento, concéntrate en las soluciones que puedes poner en pie rápidamente y prepárate para iterar a medida que vas aprendiendo más sobre qué es lo que funciona”, aconseja Ashley Howard Neville.

Cada aprovechamiento de los datos como activo es un aprendizaje nuevo con el que perfeccionar las soluciones para una toma de medidas informada. La acción temprana permitirá abordar las necesidades del cliente en el momento adecuado. Luego se puede ir refinando el enfoque. Para ello, basta con ir evaluando el impacto de las acciones acometidas.

“Los procesos de análisis y datos son incrementales, particularmente en tiempos de crisis donde las empresas están aprendiendo sobre la marcha”, apunta la portavoz de Tableau, que lo tiene claro: “adopta un enfoque paso a paso pero, a medida que surja nueva información, recuerda volver atrás y auditar tus fuentes de datos (y paneles de control) para determinar si todavía tienen sentido o si necesitan una modificación para responder a preguntas nuevas”.

Otro elemento que no puede quedar desatendido es la privacidad. Toda estrategia que implica el trabajo con datos debe respetar las normativas de protección vigentes, a nivel nacional y supranacional. Esto no sólo es una obligación legal que tienen las organizaciones de cara a los usuarios y la sociedad en general, también funciona como garantía de buen hacer. Es una prueba de que se puede confiar en la compañía.

En definitiva, los datos actualizados y proporcionados a todos los profesionales con celeridad permiten gestionar recursos de manera eficiente y actuar ante situaciones de crisis, sin perder de vista las peticiones de los clientes. Los datos hacen posible gestionar la incertidumbre y los cambios de un mundo en constante evolución.