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¿Cómo conseguir un departamento de informática más eficiente?

Parece que después de años en los que han surgido diferentes acciones y nuevas propuestas de valor para conseguir reducir el coste de los departamentos TIC, poco podríamos hacer ya para mejorar la eficiencia del mismo, siendo este uno de los principales dolores de cabeza de CEO y CIO en búsqueda de la mejora de la cuenta de resultados.

Así, hemos podido contemplar como conceptos como externalización, outsourcing, software factories, re-negociación al éxito de costes de comunicaciones, ITIL, y ahora otros como Cloud Computing, tendrían que haber posicionado a los departamentos en un entorno de máxima eficiencia de costes.

La realidad de la percepción de valor de los departamentos desafortunadamente demuestra que esto no es así.

Todo y los grandes esfuerzos técnicos (y organizativos) de los CIO, la verdad es que existen oportunidades claras para mejorar la eficiencia y los costes de los departamentos:

1ª Oportunidad : Externalización. Muchos departamentos de informática han confiado en empresas de servicios que a su vez, todavía no han realizado su propia revolución para mejorar el servicio que ofrecen y esto se ha traducido en una caída clara de la calidad del servicio que ofrecen respecto al coste que suponen para el departamento. Las empresas argumentan que los niveles de SLA pactados con los clientes se mantienen, pero esto se consigue eliminando flexibilidad para el cliente y aumentando el grado de cautividad del mismo respecto a la empresa de servicios.

Esto ha provocado de rebote una degradación del sector TIC ya que las empresas de servicios, en vez de reducir costes de infraestructura sin valor para el cliente, han optado en empeorar las condiciones de los técnicos que realizan el servicio, provocando insatisfacción que se traduce en que cada vez más jóvenes se planteen no estudiar carreras de contenido informático.

Consejo: Estructure y documente sus procesos para evitar ser cautivo de empresas externas, contrate aquellas que le proporcionen el mayor valor por euro pagado y externalice todo aquello que pueda ser un coste discrecional para su compañía.

2ª Oportunidad: Organización y procesos del departamento. En informática, al contrario de muchas otras industrias, se produce un hecho curioso que es que los procesos de gestión del departamento parten con mucha frecuencia de un proceso de definición interna del responsable que en vez de mejorarlos en base a procesos ya demostrados como eficientes en organizaciones e industrias parecidas, quiere crear de nuevo su propio y específico modelo de gestión.

Esto obviamente es responsabilidad de cada CIO, pero con frecuencia este “reinventar la rueda” provoca que las mejores prácticas en gestión no se estén aplicando. Con esto no estoy diciendo que todos los departamentos tengan que cumplir ITIL; CMM, u otros modelos que han ido apareciendo, pero si que es conveniente tomar lo mejor de cada uno de ellos y adaptar los propios procesos en base a los mismos.

Esto facilitará el trabajar en base a una arquitectura definida , un modelo de contabilización para el resto de la organización definido y eficiente y poder establecer medidores comunes de eficiencia en la gestión que nos permitan identificar mejoras que supongan ahorros .

3ª Oportunidad: Discrecionalidad vs no discrecionalidad. Actualmente el porcentaje promedio entre la discrecionalidad y no discrecionalidad de los costes de un departamento TIC se encuentra aproximadamente en un porcentaje de no discrecionalidad del 65% y de discrecionalidad del 35%. Mejorar estos porcentajes es muy importante para adaptar los gastos del departamento a las necesidades de la empresa y para efectuarlo debemos poder medir estos porcentajes adecuadamente, y debemos de adaptar nuestra estructura interna y externa a la realidad de la empresa.

4ª Oportunidad: Arquitectura. El modelo tecnológico y de servicios del departamento debe obedecer a unos criterios de arquitectura bien definidos, esto todos los CIO lo tienen claro, pero menos lo tienen bien escrito y comunicado (dentro y fuera del departamento) y muchos menos acaban aplicando aquello que han definido en el día a día, así es muy importante establecer principios donde se indique en que casos se va a construir SW en vez de reutilizarlo o comprarlo. Donde se van a utilizar tecnologías comunes y donde se van a utilizar tecnologías específicas, etc.

5ª Oportunidad: Adelantarse a la necesidad. Gran parte de los costes de los departamentos, provienen de la pasividad de algunos responsables de la aplicación de actividades de mejoras en los procesos y peticiones que hace que el departamento vaya a remolque bien de situaciones internas del departamento de parecen imposibles de cambiar (tecnología, recursos, formas de trabajar ,etc) o bien maneras de interrelacionarse con el resto de la empresa que provocan muchísimos costes en proyectos o funcionalidades que nunca se aplicarán. En este aspecto, pedir a la organización un análisis coste-beneficio antes de hacer nada, identificar las principales fuentes de incidencias y evolutivos y proponer nuevas soluciones para evitarlas, e incluso proponer cambios en la organización del resto de la empresa para evitar estos costes innecesarios son las bases para conseguir un rendimiento de TIC excelente y por lo tanto reducir costes.

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