El contexto actual exige sustituir los ERP legacy por sistemas cloud nativos de gestión empresarial ágiles y adaptables

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Joaquín Huesca, Iberia Financials Lead de Workday, nos habla sobre la necesidad de modernizar los ERP, una tarea nada fácil si atendemos a la complejidad y los altos niveles de personalización que han experimentado estos sistemas de gestión de recursos empresariales a lo largo de los años.

Uno de los efectos secundarios de la pandemia del COVID-19 fue la sacudida que provocó en la manera habitual de trabajar. Como respuesta al trabajo en remoto y a las actuales circunstancias dinámicas del mundo empresarial y de las regulaciones laborales, surgió una tendencia entre las compañías para acelerar sus proyectos de transformación digital. El objetivo de este proceso debe ser construir una organización más resiliente que se apoye en arquitecturas cloud nativas de gestión empresarial. Sin embargo, estos proyectos aún están en marcha y aún existen muchas compañías que, en vez de adoptar soluciones cloud nativas, optan por hacer una migración de sus sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) legacy al entorno cloud, con sus consiguientes limitaciones.

Lo ideal es que las empresas se planteen la necesidad de renovar sus sistemas tradicionales para optimizar sus procesos de gestión y conseguir la agilidad necesaria para encarar con garantías los cambios constantes del panorama actual y los retos del futuro. Si bien disponer de un sistema ERP alojado en un servidor de datos en la nube que es administrado por un proveedor supone mayor accesibilidad y un ahorro de costes y mantenimiento de hardware respecto a un sistema in situ, no todo son ventajas. Al tratarse de sistemas inflexibles con una arquitectura antigua, en ocasiones las empresas requieren nuevas soluciones personalizadas o integrar sistemas adicionales para requisitos concretos.

En resumen, no todos los sistemas ERP basados en tecnología cloud se crean de la misma forma. Un sistema basado en tecnología cloud adecuado para el panorama moderno debería:

  • Tener una arquitectura de datos adaptable. Un sistema cloud construido sobre un core de datos inteligente puede transformar en insights relevantes los datos estructurados y no estructurados dentro del sistema, sin necesidad de extraerlos. En cambio, en los sistemas de arquitectura legacy los datos son de difícil acceso, pues se almacenan en bases de datos relacionales que requieren de una extracción para ser analizados y poder obtener insights.
  • Proporcionar agilidad operativa. De acuerdo con los CFOs (Chief Financial Officer), obtener agilidad empresarial es una de las principales prioridades que tienen para la función financiera. Sin embargo, generalmente la implantación de un sistema basado en cloud no otorga esta cualidad por arte de magia. Workday sí destaca por ofrecer agilidad en las operaciones y, por ejemplo, permite configurar nuevos procesos de gestión o establecer nuevas entidades legales apenas unos minutos.
  • Dar prioridad a la seguridad. En un sistema de gestión empresarial moderno, la seguridad debe ser un elemento integrado en la base de la aplicación. Esto implica que, aunque todos los usuarios interactúen bajo un mismo estándar de seguridad, puede configurarse cada rol para que obtenga un grado de acceso diferente en función de aquello que le es relevante.

Al implantar un sistema de gestión empresarial en la nube se busca obtener una estandarización y simplificación de procesos que conduzca a una mayor eficiencia operativa, al mismo tiempo que se reducen los costes. Asimismo, es interesante que permita a los trabajadores financieros aprovechar la visibilidad de los datos en tiempo real.

A pesar de que la adopción de tecnología cloud es necesaria para evolucionar, debemos comprender que no es una panacea que vaya a solucionar todas las debilidades estructurales de una organización. En primer lugar, hay que definir los resultados empresariales que quiere conseguir la compañía y conocer los cambios que quiere realizar en sus modelos de gestión para poder elegir una solución tecnológica adecuada para su negocio. Debemos comprender que el hecho de estar en un entorno cloud no implica que un ERP sea por decreto una buena opción ni que vaya a ofrecer las ventajas propias de una solución de SaaS (Software as a Service).

En Workday vamos más allá de lo que es el concepto tradicional de ERP. Trabajamos sobre un sistema cloud nativo de gestión empresarial que posee un núcleo inteligente de datos en el centro de su arquitectura. Esto permite a las empresas planificar, ejecutar y analizar múltiples escenarios desde varios ángulos con la misma velocidad con la que el mundo cambia.

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