Las cinco claves para una correcta gestión de la colaboración, el nuevo desafío de los CIOs

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Andrés García-Arroyo, Country Manager de Workday Iberia, nos explica por qué hay que tener en cuenta las herramientas de colaboración para mejorar nuestra productividad diaria.

¿Recuerdas la consolidación del concepto Bring Your Own Device (BYOD) en el ámbito empresarial y las dudas sobre seguridad que, en su momento, generó entre los CIO? La irrupción de la movilidad y los dispositivos personales en las compañías fue finalmente entendida como una oportunidad para replantear modelos de seguridad y desarrollar aplicaciones cada vez más orientadas a usuarios profesionales móviles.

Este factor, unido a la llegada a las organizaciones de profesionales jóvenes conocedores de distintos canales de comunicación innovadores, ha desembocado a su vez en un nuevo esquema que está entrando con fuerza: la colaboración. Las herramientas empresariales que inicialmente habían sido concebidas para la movilidad de dispositivos se han convertido en un valor añadido para los trabajadores que consideran las aplicaciones colaborativas el reflejo de una experiencia abierta y libre de barreras.

Dado que las empresas deberían buscar vías creativas para reforzar los vínculos con sus trabajadores, es casi obligatorio reconocer el papel clave de la colaboración en este cometido. Pero el reto que seguramente se estén encontrando en este sentido es el creciente número de plataformas disponibles en la actualidad, por lo que creo que las compañías deberían dedicar tiempo para generar una buena estrategia que controle adecuadamente este fenómeno, bajo riesgo de generar posibles fricciones, costes operacionales, amenazas de seguridad o incluso, paradójicamente, problemas de colaboración.

Cinco aspectos a tener en cuenta para tener éxito

1) El crecimiento de tu compañía: Mientras que las empresas con mayor crecimiento confían en soluciones de colaboración premium para reforzar el compromiso de sus empleados al coste que sea, las compañías que crecen en una fase más estable suelen elegir soluciones de colaboración integrada, ya que les ofrecen un equilibrio entre productividad y la maximización de las ganancias.

2) El número de herramientas colaborativas: En la mayoría de los casos, trabajar con una pequeña cantidad de herramientas colaborativas hace que los empleados puedan buscar información con mayor facilidad. Con un número más elevado de plataformas, el CIO necesita dedicar tiempo para asegurarse de que los equipos han elaborado un marco de trabajo integrado, abierto y seguro.

3) La popularidad de algunas soluciones colaborativas non-core: Las empresas no pueden hacer oídos sordos ante la irrupción de populares herramientas non-core entre sus trabajadores. Bajo este mantra, incorporar estas soluciones como parte de la plataforma, siempre de forma escalable y segura, demostrará a los empleados que se les está escuchando.

4) Las diferencias entre las maneras de trabajar de los equipos: En Workday, hicimos un experimento en el que distintos perfiles de la compañía difundieron entre sus compañeros los conocimientos que tenían sobre una nueva solución. Además de certificar que más del 90% de nuestros empleados terminaron adoptando la nueva herramienta tras tres semanas, el experimento tumbó aquellos prejuicios sobre que todos los perfiles profesionales de una misma empresa necesitaban el mismo tipo de funciones de una herramienta colaborativa.

5) La importancia de gestionar el cambio: Por mucho más rápida, barata, económica o ‘cool’ que pueda ser una nueva plataforma colaborativa, si los trabajadores no saben cómo usarla, perderán el interés en ella y, por tanto, harán que se convierta en inútil. Es decir, no podemos implementar una nueva herramienta sin informar ni ofrecer formación a los empleados.

En definitiva, ante este escenario de Bring Your Own Collaboration que se abre en nuestras empresas, debemos perder el miedo a la llegada de este tipo de herramientas a las oficinas. Su número y diversidad va en aumento de forma casi imparable, por lo que debemos gestionar adecuadamente este ecosistema para explotar al máximo su utilidad y la productividad que pueden generar.

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