Google Apps, a por Microsoft Exchange y Sharepoint

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Hace ya casi dos años que Google lanzó Google Apps, la versión corporativa y profesional de muchas de las exitosas de Google (Gmail, Google Docs, Google Calendar, etc.), pero enfocadas específicamente a empresas y utilizando su propio dominio.

Google busca a la empresa

Ahora bien, visto lo anterior, lo primero que nos preguntamos es ¿qué ocurre con Microsoft? No olvidemos que entornos como Exchange o SharePoint ofrecen muchas de las funcionalidades de Google Apps, aunque con un coste de compra, instalación y puesta en marcha muy superior, además de un mantenimiento asociado generalmente más complejo.

Para pequeñas empresas, e incluso medianas, que no quieran afrontar los costes de comprar servidores, infraestructura, licencias de uso, licencias de MS Outlook, y el soporte informático necesario para mantener todo en funcionamiento, sin duda Google Apps es una solución sencillamente ideal. Además, podremos tenerla operativa en cuestión de minutos, siempre que tengamos acceso a gestionar directamente las DNS de nuestro dominio.

Como es lógico ofrece muchas menos posibilidades de personalización o gestión que entornos como Exchange. Sin embargo, la simplicidad de las soluciones de Google puede ser más que suficiente para realizar nuestro trabajo con normalidad, y los administradores de red verán disminuir el tiempo que necesitan dedicar a controlar, gestionar y resolver errores de otras plataformas. Además, contamos con accesos específicos para el móvil, sobre todo en la parte del correo.

Seguridad de datos, disponibilidad y backups, ¿un problema?

En la parte negativa de esta solución, tenemos el hecho de que se trata de un entorno “intangible”. Totalmente alojado y gestionado desde los servidores de Google, y por tanto, ajeno a nuestro control. Así, aunque no tendremos que preocuparnos por los backups, no deja de ser cierto que estaremos condicionados a que toda la infraestructura de Google no falle, al tiempo que necesitaremos acceso a Internet para consultar nuestro correo (salvo que decidamos obviar la interfaz Web y descargar los mensajes vía POP3), calendarios, documentos compartidos, y demás servicios.

Esto es algo que echará atrás a muchas empresas, que no estarán dispuestas a dejar toda su información en manos de Google sin más. Respecto a la seguridad de los datos, lo único que separa nuestra información del resto de Internet es la contraseña de acceso de cada usuario.

Las páginas se cifran en el momento de la autenticación, con lo que la información de acceso viaja protegida. En todo caso, en los últimos meses se ha reforzado mucho la seguridad de la solución aunque, como es lógico, muchos usuarios preferirán mantener los correos y documentos importantes físicamente almacenados en su ordenador, y no en un servidor remoto. Al final, si la contraseña es lo suficientemente segura y tomamos la lógicas precauciones (no dársela a nadie, no acceder desde equipos públicos que puedan tener “keyloggers”, etc.), no tiene porque ser más peligroso que arriesgarnos a que nos roben el portátil en el aeropuerto, el parking o en nuestra propia casa.

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