La importancia de digitalizar los procesos documentales

Son muchos los cambios que la tecnología ha brindado a las organizaciones. Uno de ellos tiene que ver con la manera en la que gestionan sus documentos. Al margen de que sea efectiva, no debe restar tiempo a la actividad principal de la compañía y debe mejorar los procesos de toma de decisión para hacer lo propio con su capacidad de respuesta al cliente.

Según un estudio de Coleman Parkes Research encargado por Ricoh, los directivos europeos tienen muy claro que existe un importante valor de negocio bloqueado en documentos en papel. De hecho, el 90% está de acuerdo en que digitalizar y liberar los datos que contienen estos documentos físicos mejoraría considerablemente los procesos de toma de decisiones empresariales.

No obstante, eso no significa que los líderes empresariales europeos estén preparados para la era digital. El 63% asegura encontrarse lejos de poder afrontar la inminente transformación digital, con unas previsiones que apuntan a que para el año 2020 la información digital se habrá multiplicado por 30 en el lugar de trabajo.

Eso sí, todavía queda mucho por hacer, ya que, como revela el estudio, más del 50% de las compañías dispone de entre cinco y diez años de información almacenada únicamente en copias impresas.

Contar con tanta información importante en activos físicos no solo afecta a los procesos de toma de decisión, sino también a la productividad y a los resultados financieros de las compañías, puesto que la mayoría de los directivos (el 67%) reconoce que tarda demasiado tiempo en encontrar los datos que se necesitan en los archivos impresos.

Además, el 84% de los directivos de las organizaciones españolas cree que la digitalización de los documentos impresos supondría un ahorro anual que oscilaría entre el 5 y el 20%.

Teniendo en cuenta sus ventajas, la digitalización de los archivos físicos se ha convertido en una prioridad para todas las organizaciones. No obstante, el ritmo según su tamaño es dispar. Así, mientras casi dos tercios de las pymes esperan haber digitalizado todo su pasivo documental en los próximos tres años, solo el 46% de las grandes compañías espera llegar a este objetivo.