¿Cómo debe ser una oficina abierta?

Cuando hablamos de open office u oficinas abiertas y espacios informales de trabajo, lo más probable es que a todos nos vengan a la cabeza los ejemplos de Facebook o Google. No en vano, la mayoría de las compañías de Silicon Valley y buena parte las corporaciones estadounidenses, así como un número creciente de sociedades de todo el mundo, están adoptando este modelo en suss instalaciones.

El objetivo de las open office, al menos sobre el papel, es fomentar la interacción y colaboración entre los empleados, con el fin de mejorar la productividad. Para ello, las instalaciones de este tipo de empresas disponen de espacios informales donde los trabajadores pueden invertir parte de su jornada laboral en desarrollar proyectos innovadores, como explica en su blog Ofita, empresa especializada en muebles de oficina. Así surgieron iniciativas como Gmail, Google News o AdSense, por ejemplo.

Quizá los ejemplos de las compañías más punteras del mundo sean extremos, pero lo cierto es que en gran parte de las empresas actuales se impone un modelo en el que ha ganado mucho peso el trabajo en equipo, lo que exige la existencia de áreas donde poder desarrollar los proyectos comunes. Por eso, las oficinas tienen que estar preparadas.

No vale con las habituales salas de reuniones, que suelen ser demasiado grandes y frecuentemente están ocupadas o reservadas. Se necesitan espacios informales en los que haya total disponibilidad, a los que se pueda acceder en cualquier momento.

Ofita precisa que se trata de zonas que se utilizan entre 15 y 30 minutos, donde se reúnen un máximo de cinco personas. Además, se insiste en que deben ser espacios confortables, coloridos y con las herramientas adecuadas para propiciar el trabajo, como conectividad y un acondicionamiento acústico adecuado.

También proliferan las oficinas con espacios versátiles, con salas que pueden variar su forma y tamaño en función del número de personas reunidas y la tarea que se vaya a realizar sólo con cambiar algunos paneles separadores.

Cada empresa debe analizar sus necesidades y ver si la open office se adapta a lo que realmente necesita. Aunque tradicionalmente se vincula la oficina abierta con la productividad, hay voces que cuestionan los beneficios de este modelo. Por ejemplo, Enrique Dans reseñaba en su blog que este tipo de oficinas no funciona si se instrumentaliza para vigilar a los empleados o si se convierte en un ‘sistema de castas’, en el que sólo algunos trabajadores de determinado nivel disfrutan de intimidad. Este experto defiende un modelo deslocalizado, con zonas “laxamente definidas” para cada equipo de trabajo pero donde nadie tiene un sitio asignado, e infraestructuras compartidas.

Por su parte, Gurusblog expone los resultados de diversos estudios efectuados confrontando el modelo de oficinas abiertas y el tradicional. Según los datos de estudios, las oficinas abiertas pueden ser más estresantes, aumentar la insatisfacción, reducir la concentración, etc.

En cualquier caso, las virtudes y defectos de este modelo dependerán de múltiples factores, como las circunstancias particulares de cada empresa, cultura corporativa, perfil de los empleados, talante del equipo directivo, forma de reparto del trabajo, acondicionamiento de las instalaciones, etc.