Optimizar el uso de documentos puede suponer hasta un 30% de ahorro

La optimización de la gestión documental a través de las herramientas y procesos correctos puede suponer a las empresas un ahorro de costes de hasta el 30%. Es la conclusión principal a la que ha llegado la consultora Entel tras el encuentro virtual “Más allá de los documentos en SAP”.

Según Gartner, los trabajadores invierten entre el 30% y el 70% de su tiempo en estos procesos de gestión de documentos, con un coste que representa hasta un 15% de los ingresos de las compañías.

En concreto, son los departamentos de Recursos Humanos los que más sobrecarga documental experimentan, por lo que una solución de gestión documental podría reducir hasta un 25% las actividades de copiado y archivado de la información. Con ello se consigue “más eficacia y calidad de los procesos, menor tiempo de búsqueda, menor coste de transporte, coste de impresión, menores costes de almacenamiento y mayor seguridad y control de la información”, tal y como afirma Entel.

En las conclusiones también se hace referencia a las facturas electrónicas, cuya adopción en nuestro país sigue siendo lenta pero que ofrece ventajas muy importantes para las empresas. Si lo comparamos con la facturación en papel, el ahorro total estimado cuando se emite una factura electrónica puede ser de 2,85 dólares.