La pandemia de coronavirus ha transformado el mundo tal y como lo conocíamos, también en el plano profesional. Las estrategias de las empresas se han digitalizado y pasará mucho tiempo hasta que podamos recobrar hábitos que teníamos interiorizados. De hecho, hay formas de trabajar que ya no se recuperarán en este mundo ultraconectado e innovador.
Mientras se avanza por la nueva normalidad, los responsables de TI viven con la obligación de actuar. Deben adaptar lo más rápido posible los recursos de su negocio a las necesidades cambiantes de la fuerza laboral, como el modelo de trabajo en remoto o los entornos mixtos, para asegurar la actividad.
Silicon Workplace 2020 de NetMedia Group, un evento 100 % virtual, ha reunido a representantes de compañías tecnológicas como Denodo, Veeam, Thales, Trend Micro, IPM, NFON, Evolutio o Cisco para profundizar en los desafíos que se han creado durante los últimos meses. Esto incluye una mesa redonda final con directivos de diferentes sectores sobre nuevos escenarios de trabajo y estrategias para optimizar el rendimiento.
Este evento anual para los profesionales que buscan mejorar el lugar de trabajo marca el rumbo a las organizaciones, para que mantengan su competitividad ahora y en el futuro, y muestra herramientas de última generación diseñadas para hacer la vida de los empleados mucho más sencilla y eficiente a través de la digitalización.
No hay vuelta atrás: la crisis sanitaria ha acelerado un camino de no retorno que debe afrontarse como una oportunidad de creación de valor. ¿Estamos todos preparados para continuar el viaje?
El teletrabajo creciente está transformando la interacción entre compañeros de trabajo y también con los clientes. Aunque las relaciones cara a cara no han desaparecido del todo, las limitaciones impuestas para frenar la crisis sanitaria crean situaciones inauditas como la incorporación en plantilla de trabajadores que nadie ha visto en persona.
Para reforzar la confianza en tiempos de coronavirus, donde el contacto físico es arriesgado, las empresas pueden apoyarse en la tecnología. Los directorios de personal y colaboradores, por ejemplo, acercan a la gente al usar información validada y aceptada por cada individuo.
“Las relaciones” constituyen para Justo Hidalgo, Digital Product Manager de Denodo, “el elemento principal a la hora de pasar de un entorno de pura presencialidad a un entorno donde el trabajo virtual” se extiende cada vez más. Y es que, en este espacio híbrido, las personas también dependen de la comunicación para estrechar lazos y desempeñarse de manera fluida.
El caso es que “nuestra capacidad para crear rapport disminuye”, convirtiéndose en uno “de los desafíos más importantes que tenemos”. Hidalgo pone en valor el “directorio de empleado y de colaborador” que ya existía, pero que se revaloriza. “Durante muchos años ha sido un catálogo muy maltratado”, dice, pero “ahora se convierte en un activo crítico. Para mucha gente”, este tipo de repositorio será “el punto de entrada” para “conocer mejor” a otros empleados, “sus skills”, “sus gustos” o “su experiencia con diferentes proyectos”.
“Todo aquello que voy conociendo poco a poco en un entorno presencial y que me cuesta mucho más en un entorno puramente virtual o en un entorno híbrido” queda recogido en esta herramienta. Para evitar que genere “una visión miope”, una tecnología a implementar junto al directorio es “la virtualización de datos”.
La seguridad es un reto adicional que plantea la nueva normalidad. Proteger los datos es más importante que nunca. Y Office 365 con Veeam es otra solución que puede ayudar a las empresas en su proceso de adaptación al trabajo fuera de la oficina, donde la información expande fronteras y el backup gana enteros.
Así lo destaca Víctor Pérez de Mingo, Senior Systems Engineer de Veeam para España y Portugal, que enumera las razones para hacer copias de seguridad de la suite ofimática online de Microsoft: “el borrado accidental” incluyendo el hecho de “que modifiques una cosa” y luego ya “no puedas volver atrás”, “el problema de refinar las políticas de backup dentro de todos los ámbitos de la empresa”, “las amenazas internas”, “las amenazas externas” como el ransomware, “los requisitos legales o los temas de compliance” y “el entorno de infraestructuras híbridas”.
A este se le añade un séptimo motivo: “el backup de Teams”, que “es una capa de abstracción que reparte los datos entre todas las distintas piezas de Office 365” y que también “es la aplicación con crecimiento más rápido en la historia de Microsoft”, en un momento en el que casi no hay reuniones presenciales por la pandemia. La seguridad es posible con Veeam Backup for Microsoft Office 365 v5, con escalabilidad y pago por uso.
La protección de los datos corporativos en este escenario se garantiza a través de un modelo de responsabilidad compartida. “Microsoft de lo que se encarga, básicamente, es de mantener la infraestructura funcionando”, apunta Víctor Pérez. Esto genera “una primera barrera de protección”, que por sí sola “no es suficiente”.
Son los clientes, “como usuarios de Office 365” quienes tienen “la responsabilidad sobre el dato que está ahí almacenado”, recuerda este experto. “Nuestro rol es el del propietario del dato”, que debe realizar distintas copias para garantizar la recuperación en caso de pérdida. “La línea está muy clara”, sentencia Pérez: “Microsoft se ocupa de que el servicio funcione y de que nadie pueda acceder a esos datos” mediante “una brecha de seguridad”, pero no tiene obligación de “mantener la coherencia de esos datos” o el tema de backup y recuperación.
Asegurar la integridad de la información corporativa es uno de los grandes quebraderos de cabeza de las organizaciones. Lo ha sido siempre, pero las circunstancias actuales agudizan la preocupación, porque también aumentan las vulnerabilidades. Y porque el teletrabajo diluye los perímetros.
Una de las brechas más preocupantes viene de los accesos remotos. Trabajar en un entorno digital implica estar expuesto a las amenazas. “Las empresas han tenido que improvisar debido a la situación que se produjo en marzo y eso ha provocado”, en muchos casos, “pasos atropellados”, analiza José de la Cruz, director técnico de Trend Micro. “La pandemia ha sido un acelerador de presupuestos o de proyectos” de digitalización, pero “también ha sido un acelerador de ataques”.
“La suplantación de identidad, el phishing y el ransomware” son las tres amenazas que destacan como “las más persistentes y las más peligrosas que hemos tenido en estos últimos tiempos”, según Guillermo Martín, Regional Sales Manager Access Management de Thales. Todas ellas se centran en “la parte más vulnerable de esta pandemia”, que es el usuario, observa De la Cruz. Un usuario que “está más expuesto” que antes “porque está teletrabajando” y se apoya en “medios menos seguros”, continúa. “Y los malos lo saben”.
Para blindar el espacio digital, la clave es “la seguridad por diseño. Es fundamental que la seguridad forme parte de todo el proceso de diseño de cualquier servicio”, opina el directivo de Trend Micro. Además, hay que enfocarse en el usuario, que es “el que va a interactuar con sistemas”, datos y redes. Esto pasa por dotarlo de “medidas correctas” como una “navegación segura” con acceso supervisado a internet, ya sea con algún proxy o una VPN, y a la nube. “La visibilidad es, si cabe, todavía más importante que la protección”, señala.
El portavoz de Thales recalca que la seguridad es “un proceso” y que “la identidad, el usuario, es el nuevo perímetro”. Los trabajadores se conectan “desde dispositivos diversos a aplicaciones y a recursos que están en cualquier sitio. Entonces tenemos que poner el acento” en las personas. “Es muy importante monitorizar y poner reglas de quién puede acceder a qué y establecer las medidas de seguridad concretas” dependiendo de los permisos otorgados, porque “cada acceso es por defecto una intrusión”. También ayudarán el cifrado de datos, la concienciación y la formación.
Alinear las necesidades de TI con los requisitos de los empleados en el espacio digital es una tarea que no se puede subestimar. Sólo así se podrá avanzar hacia la productividad. Y esto pasa por abordar una gestión integral del ciclo de vida de los dispositivos, los escritorios y las aplicaciones, así como la gestión de las identidades, cumpliendo objetivos como “consumir any app, cualquier aplicación, sobre any device, cualquier dispositivo” y la “confianza total”.
Así lo ve IPM, que propone el uso de Workspace ONE de Dell. La modernización del puesto de trabajo consiste en “una serie de evoluciones que tiene que acometer la organización y, en concreto, el departamento de TI”, declara Raúl Coria, Cloud & Digital Workplace Product Manager en esta compañía, “pero siempre con una visión customer centric, poniendo al empleado en el centro”.
“No toda organización va a tener el mismo modelo de transformación”, diferencia Coria, ya que dependerá de las prioridades de cada una de ellas y de sus necesidades de negocio. También variará según el punto de partida en el que se encuentren. Para sacar el máximo beneficio es recomendable implicar en las decisiones a todas las áreas de la empresa.
“Habrá organizaciones”, ejemplifica Coria, en las que lo más adecuado sea “abordar primero una modernización de la gestión de identidades” antes de “entregar escritorios o aplicaciones en un portal de autoconsumo. U organizaciones en las que no hay ningún tipo de control sobre el parque de dispositivos físicos y, en primer lugar, habrá que abordar una adopción de un modelo de MDM”. En cualquier caso, es posible obtener “resultados tangibles desde el primer momento”.
El puesto de trabajo digital no es una moda. Tampoco es una opción. Se ha convertido en el modelo laboral imprescindible en la nueva normalidad, donde los roles sujetos a una oficina grande, centralizada y compartida ya no son el estándar. Cada vez es más habitual desempeñarse en remoto y ayudarse de herramientas digitales para la comunicación con otras personas y el acceso a recursos corporativos.
Agustín Sánchez, responsable de desarrollo de negocio de NFON Iberia, describe que “hemos pasado un poco de una situación como de humo, de imprecisión, de que no sabemos qué elegir” a la adopción creciente de la nube. En esta situación se pueden rentabilizar las centralitas virtuales, que “no son nuevas, pero al igual que otras muchas herramientas” como las VPN, “que la gente no estaba utilizando antes de la pandemia”, se han revitalizado.
Estas centralitas permiten “trabajar desde cualquier sitio con el mismo tipo de experiencia”, “estar comunicados incluso mejor que cuando estábamos en la oficina” y obtener funcionalidades como “seguridad, el encriptado de la voz” o “mantener procesos y conocer la productividad de los empleados, todo en uno”.
Sánchez explica que esta normalidad digital ha modificado el modo de trabajar de la gente y de las organizaciones, pero, “sobre todo, lo que hay en medio: los procesos”. A lo largo de 2020 “se ha configurado un futuro modo de trabajar que no esperábamos por la velocidad a la que se impuesto” y nos hemos dado cuenta de que disponer de “las mismas herramientas en cualquier sitio desde el que trabajemos” permite “liberar un poco de presión” y “ser más previsibles en los esfuerzos y en la organización de nuestras tareas”.
Cuando pase la pandemia, “probablemente no todos” los miembros de una compañía se queden “a la vez trabajando desde casa, pero sí tendrán su puesto de trabajo unos días en casa otros días en su oficina, y ya en cualquier lugar donde vayan”, predice el representante de NFON. Agustín Sánchez también cree que, en un año, “la tercera parte de los empleados” será capaz de recibir llamadas “a una extensión” y transferirlas a su oficina, el móvil o incluso el PC.
En la actualidad, todas las organizaciones deberían tener la capacidad de ofrecer trabajo en remoto. Que sus empleados puedan conectarse desde cualquier lugar, comunicarse y colaborar online y tomar decisiones de forma conjunta, aunque estén lejos, les permitirá adaptarse a los repentinos cambios del mercado.
El desafío es real, pero las soluciones existen y se pueden integrar con otras ya desplegadas para que funcionen de forma segura y sin interrupciones. Además, “el fomento de este entorno cada vez más atractivo va a ser fundamental para la captación del talento”, apunta Manuel Beltrán, responsable de Customer Experience & Digital Workplace de Evolutio. La generación Z, que sucede a los Millennials, considera “el puesto de trabajo moderno como un factor” relevante para elegir” entre una oferta laboral y otra, por lo que la retención dependerá de la digitalización.
“Esta cultura empresarial se ha convertido ya en un pilar”, dice Beltrán, “casi por delante del propio espacio o de la propia tecnología”. El nuevo “entorno colaborativo, virtual y físico” ayuda a optimizar la experiencia de los empleados, incluyendo menos horas de desplazamientos a la oficina y más tiempo productivo.
Son cinco las palancas que hay que tener en cuenta: “mantener a nuestros empleados conectados” a las aplicaciones empresariales en cualquier lugar y dispositivo, proporcionar “herramientas adecuadas a las personas”, “invertir en vídeo” para unas reuniones más satisfactorias, “elegir una infraestructura adecuada” y desplegar “el espacio de trabajo seguro”.
“Los casos de uso que estamos viendo están siendo múltiples”, señala Beltrán. En educación, en la medicina… Cisco compite con Webex, que permite “mantener todo un flujo de información previo a las reuniones, durante las reuniones” y “posterior a las reuniones”, cuenta Michel Rodríguez, responsable de Collaboration en Cisco España.
El Informe Workforce of the Future de Cisco revela que, en nuestro país, prácticamente 9 de cada 10 personas quieren “un modelo de trabajo que les permita combinar tanto el mundo presencial como el teletrabajo”, ya que “les permite gestionar mucho mejor el tiempo”, desvela Rodríguez. La misma proporción “afirma que la productividad no sólo se ha mantenido, sino que ha sido capaz de mejorarse” en plena pandemia. Esta dinámica “ha llegado para quedarse”, entre otras cosas por la conciliación entre la esfera personal y la profesional.
En una situación inimaginable como la de la crisis del coronavirus, todos nos hemos visto obligados a cambiar rutinas de trabajo de un día para otro. Esto ha generado una situación sin precedentes con múltiples retos, donde la seguridad y la salud son prioridades claras, pero también con alguna que otra oportunidad.
Los responsables de TI lo saben. Francisco Leal, CIO de la Cámara de Comercio de Sevilla, ve como lado positivo de la pandemia la aceleración de la digitalización, de “todos los proyectos digitales que teníamos en cartera” y no se habían probado. Leal cree que estamos en un “punto de no retorno”, pero recomienda buscar un “equilibrio entre lo que es la parte del uso de la tecnología y del negocio”, ya que no todas las personas llevan el mismo ritmo que el cambio tecnológico en sí mismo.
Alberto López, CIO & CISO del Casino Gran Vía y el Gran Casino de Aranjuez, como parte del Grupo Comar, concuerda en que “si algo bueno se puede sacar” de este momento de crisis “es que ha sido un precursor para acelerar todos los procesos” y “la reorganización” alrededor de “los procesos digitales. Ha acelerado todo, a nivel efectivamente de workplace y a nivel de procesos adyacentes”, afirma. Su pronóstico es que el mayor reto ahora va a ser la ciberseguridad.
Así lo cree también Patricio Ylief, responsable de Organization & IT de DAS España, que apunta a un desafío adicional, como es “la actualización de políticas de seguridad a nivel masivo”. Aunque, para él, “el principal reto del modelo mixto no es el modelo mixto en sí”, que se ha vuelto necesario, sino “volver a poner el toque humano a todas las relaciones que hemos perdido durante todo este tiempo” de confinamientos y salidas restringidas. En cualquier caso, destaca que “hemos sido capaces de cambiar la forma de trabajar y las dinámicas que teníamos en las organizaciones para bien”.
El teletrabajo ha llegado para quedarse. Sergio Calvo, IT Director de Selecta, defiende que “las empresas han visto cómo podemos ser igual de productivos” a pesar alejarnos del centro de trabajo tradicional. Pero, a partir de ahora, no hay que abusar de la tecnología: “el contacto humano es importante” y lo ideal sería buscar un término medio. “Sin duda, estamos en un momento disruptivo, es un momento de cambio” y “creo que la tecnología ha dado un paso hacia adelante para ayudar”, argumenta.
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