10 maneras de garantizar el éxito de una RFP

Si trabajas en un entorno B2B, seguramente estarás familiarizado con las RFP (Request for Proposal). Se trata de los documentos que contienen las bases para que los proveedores preseleccionados realicen sus propuestas técnicas, de proyecto y económicas. El proceso de una RFP habitualmente está lleno de problemas potenciales, aunque estos se pueden minimizar teniendo en cuenta unas cuantas premisas.

1. Comprender el proceso. Una RFP básicamente resume todas las necesidades específicas del proyecto y cuestiones del cliente en un solo documento, que se envía a varios ofertantes. A partir de ahí, el cliente suele reducir todas las presentaciones a un puñado de finalistas, que tendrán la oportunidad de formular sus preguntas. El cliente, tras comparar y contrastar las diversas propuestas, selecciona una propuesta final. Hay que tener en cuenta que este proceso puede tardar de semanas a meses en completarse, dependiendo del tamaño y complejidad del proyecto, y que a menudo está involucrado un departamento de compras.

2. Asegurarse de que estás presente en el mercado RFP. Es necesario identificar todos los posibles clientes en tu espacio, cerciorarse de que estás en su base de datos y solicitar ser incluido en cualquiera de sus peticiones RFP. También es útil descubrir las terceras empresas con las que las grandes compañías subcontratan la gestión de procesos RFP y contactar con ellas.

3. Estar preparado para las solicitudes en el último momento y con plazos ajustados. A menudo, las RFP llegan en el último momento, con un plazo muy ajustado para la presentación. Por esta razón, hay que tener una plantilla RFP en la plataforma, de forma que cuando el cliente llega, el 80% de los materiales estándar están preparados y sólo hay que centrarse en el 20% para personalizar esa propuesta concreta.

4. Tener una respuesta bien escrita. Una buena respuesta tendrá estas secciones: acerca de tu empresa, lo que haces mejor que los competidores, tus ideas específicas sobre el proyecto, las respuestas a cualquiera de las preguntas específicas del cliente, una sección de precios y referencias de clientes satisfechos. Asimismo, la respuesta debe ser visualmente atractiva, con imágenes gráficas.

5. No revelar el “ingrediente secreto”. Pese a que hay que tratar de distinguirse de los competidores, deberás ser muy cuidadoso para no incluir tus ventajas comparativas en la respuesta. Hacerlo puede conducir a que el cliente pregunte a otros licitadores si la poseen también, y dará pistas a la competencia.

6. No poner precio a todos los detalles. Cuantos más detalles suministres en tu propuesta de precios, el cliente tendrá más fácil negociar hacia abajo en elementos específicos. En su lugar, los precios han de fijarse para la oferta en su conjunto.

7. Nunca dar tu precio más bajo. Las RFP tienen un componente de regateo. Los departamentos de compras intentan ganar puntos consiguiendo un ahorro respecto al precio original, así que si tu margen es del 50%, aplica un 60% en la propuesta, sabiendo que así podrás rebajar un 10% durante el proceso.

8. Aprovechar el proceso de preguntas y respuestas. Durante este proceso, al hacer y responder preguntas debemos tanto defender nuestra propuesta como minar a los competidores. Por ejemplo, si sabes que eres sustancialmente mejor que los competidores en ciertas áreas deseadas por el cliente, haz preguntas sobre esos aspectos, cuyas respuestas eclipsarán a la competencia.

9. Cuidado con el departamento de compras. El trabajo del departamento de compras es ahorrar dinero a la compañía, y muchas veces, sus bonificaciones personales están vinculados al volumen de ese ahorro. Lo que significa que, incluso si tienes la solución ideal para cualquier directivo, el departamento de compras puede presionar a favor de otra solución más barata. Por lo tanto, asegúrate de hacer amigos en el equipo de compras, al mismo tiempo que trabajas con el equipo de negocio, y manten una estrecha vigilancia sobre los precios de tus competidores.

10. Aprovechar los contactos en la trastienda. Por último, es importante llevarse bien con personas que conocen el proceso de compra pero no están directamente involucradas en él. Los contactos en la agencia de comunicación o el equipo de marketing, que trabajan con los que toman las decisiones, pueden conseguirnos algo de información y mejorar nuestra imagen.

Vía TNW.