5 trucos para sacar el máximo provecho al correo electrónico

Según datos de Radicati Group, el número de buzones de correo electrónico crecerá de los 4.100 millones de cuentas en 2014 a los más de 5.200 millones en 2018, siendo una gran parte (un 61%) para uso corporativo. Se estima que cada día se envían y reciben casi 109.000 millones de emails de trabajo.

Con motivo del Día Internacional del Correo y con el objetivo de ayudar a los usuarios a sacar el máximo provecho a las prestaciones del correo electrónico, acens ha desvelado las cinco claves necesarias para mejorar la productividad. Son estas:

1. Saber lo que quieres hacer y luego elegir el servicio. Correo gratuito, pago por uso, buzones con más o menos GB de almacenamiento, copias de seguridad, cumplimiento con la normativa de protección de datos, herramientas colaborativas, servicio técnico de apoyo…

Existen tantas opciones y configuraciones de correo electrónico y servicios asociados a éste, como necesidades tienen las empresas y usuarios. Por eso resulta crítico analizar bien las necesidades que la empresa tiene o va a tener y las prestaciones que requiere para ver qué servicio le ofrece lo que realmente necesita, ya sea para un uso particular, para uso corporativo, campañas de email marketing…

2. Gestionar bien el correo. 121 correos al día es la media que un usuario corporativo envía y recibe. A esos hay que añadir los más de 150.000 millones de correos no deseados que circulan al día. Por ello, hay que establecer algunas normas que incrementen la productividad, como establecer filtros y reglas para la recepción y envío de mensajes; crear carpetas, según temática, importancia o estado; vaciar la bandeja de entrada para acelerar la carga; o establecer horas para responder al correo.

3. Aprovechar el correo ubicuo. Según un estudio de acens, el 62% de los usuarios configura su correo electrónico en al menos tres dispositivos electrónicos diferentes, con un 30% de los consumidores que lee el email exclusivamente en su dispositivo móvil, aprovechando todo tipo de tiempos muertos.

4. Cuidar bien el asunto. Un estudio de Dynamic Markets desvelaba que el 61% de los encuestados cree que los correos no respondidos retrasan las decisiones comerciales. Para que un correo importante no pase desapercibido o para que un potencial comprador abra el correo, es importante cuidar bien el asunto del mensaje: definir la prioridad (urgente, para el viernes, sólo hoy…) o la oferta (2×1, 25% descuento..); sintetizar y no usar más de 40 caracteres; no abusar de palabras susceptibles de ser identificadas como spam…

5. Mucho más que comunicar. Es recomendable usar una serie de herramientas colaborativas que ayudan a incrementar la efectividad del email como canal de comunicación. Por ejemplo, servicios de almacenamiento en la nube para enviar archivos pesados y no saturar el correo de nuestro receptor; usar funcionalidades de compartición de documentos para acelerar las revisiones de textos y presentaciones y evitar reenviar varias veces el documento con las mejoras; aprovechar las prestaciones de las reuniones virtuales para matizar dudas de un email o transmitir visualmente alguna emoción; utilizar las funciones de grupo e intranets departamentales para incorporar a usuarios externos como si fueran de la propia organización…