5 consejos para mejorar la comunicación interna en las empresas

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Para producir más y mejor es imprescindible estrechar lazos entre los distintos eslabones de la cadena, una coordinación de fuerzas a la que contribuye la tecnología.

Comunicar, comunicar y comunicar. Hace un par de semanas os dejábamos unos cuantos consejos para mejorar la relación de las empresas (que tienen algo que contar) con los medios de comunicación (que hacen posible que ese mensaje llegue a los usuarios). Y es que saber transmitir una idea es fundamental para darle salida, independientemente de su grandeza. Aunque esa grandeza decidirá también si llega a buen puerto, por supuesto. Antes de poder sacarla de paseo y alardear de ella habrá que sentar los cimientos de una empresa en la que el buen ambiente fluye y el entendimiento es ley del día a día, tanto dentro del grupo que trabaja en la oficina central como entre éste y el resto de sedes, teletrabajadores y demás fuerza laboral. De este modo te ahorrarás problemas y malentendidos innecesarios. ¿Cómo? Aplicando, otra vez más, la palabra mágica de “comunicación”.

Y la mejor forma de hacerlo será echando mano de las bondades de la tecnología. En Silicon News os dejamos cinco pistas sobre recursos que puedes utilizar para mejorar la comunicación interna en tu empresa:

1. “Emailízate”. El correo electrónico se ha convertido en herramienta imprescindible en toda compañía. Y no por obvio debe olvidarse. Permite mantener organizado el historial de conversaciones en función de los contactos y de forma cronológica, como gran almacén (web o vía cliente) que te refrescará la memoria, admite largas parrafadas si las consideras necesarias y es accesible en cualquier momento y desde cualquier lugar, sobre todo si parte del equipo está deslocalizado o tiene distintos horarios. No te dejes llevar por la dispersión: intenta mantener la bandeja de entrada limpia y evita las conversaciones a varias bandas. Y recuerda que este tipo de comunicaciones se deja complementar perfectamente por otra clase de mensajería como es la mensajería instantánea, siempre preparada para acoger intercambios de palabra, voz o vídeo en tiempo real. Esto es, justo lo que se necesita para repartir tareas sin pisar el trabajo del otro o para resolver dudas antes de retomar el trabajo con la tranquilidad de que se está haciendo de la forma correcta, y sabiendo quién está disponible en cada momento.

La ventaja que ofrecen ambas herramientas es que hay versiones gratuitas que funcionan con bastante corrección y ajustándose a los presupuestos de pequeños negocios, aunque también hay opciones extendidas de pago o se puede recurrir a la creación de correos corporativos, que dan mejor imagen.

2. Entre redes anda el juego. Más allá del concepto de intranet, que se fundamenta precisamente sobre la posibilidad de compartir información de forma controlada dentro de la empresa, facilitar la subida de archivos, realizar anuncios para toda la comunidad o incluso crear blogs y wikis de proyectos confidenciales, entre otras funcionalidades, la popularización de las redes sociales ha impactado los cimientos de las propias organizaciones. Y no sólo en lo que se refiere al discutido dilema de si prohibir o no el uso de este tipo de servicios personales durante las horas de trabajo, sino mucho más lejos. Porque a la luz de esta tendencia online han surgido las denominadas redes sociales internas o ESN, por sus siglas en inglés, con las que se puede integrar a todos los empleados en las conversaciones, la creación de eventos, las votaciones y la aportación de ideas. Con esta clase de redes también es más fácil localizar a la gente cuyos perfiles se adecuan más a los requisitos exigidos para ciertas tareas, y “reclutarlos”. Si te parece exótico o dudas de su viabilidad, basta con decir que las grandes compañías, que suelen trazar los pasos a seguir por el resto, están volcados en la creación de sus redes internas y algunas como Atos incluso se han propuesto abandonar por completo el email en su favor (en su caso en favor de blueKiwi).

3. Movilízate. Contar con un sistema de telefonía, tanto a nivel fijo como móvil, es tan básico como crear cuentas de email profesional. En este sentido es importante que tus empleados se familiaricen con las bondades de los smartphones o teléfonos inteligentes con conexión a Internet, que no sólo te servirán a ti (y a los demás) para mantenerlos localizados en caso de urgencia. También proporcionan otros beneficios como la flexibilidad, la disponibilidad constante, las notificaciones en tiempo real o, en definitiva, el acceso a material de trabajo en cualquier momento desde cualquier lugar. Esto es de máxima utilidad para trabajadores a distancia o en viajes laborales. Lo mismo ocurre con los tablets PC que, al lucir una pantalla considerablemente más grande, se adaptan con soltura a la consulta de contenidos y a la propia escritura. Algunos de ellos son híbridos, incorporando el teclado a modo de complemento, y otros se quedan en la difusa frontera del phablet. Sea cual sea tu elección, no dejes de poner en práctica medidas de protección antimalware para mantener tu red segura ante los cada vez más extendidos y profesionalizados ataques online. Apúntate al BYOD, pero con cabeza.

4. Veo veo. Tenemos el texto escrito, ya sea por email, por chat o mediante comunidades creativas, también tenemos las llamadas de voz a través del teléfono… ¿pero qué pasa con la imagen? A veces para explicar una idea de forma más precisa, para mostrar avances tangibles o simplemente para hacer el gesto de señalar algo y conocer las reacciones sinceras de un interlocutor es necesario hablar cara a cara. Y la expresión cara a cara a estas alturas no implica irremediablemente que las personas implicadas en la conversación se encuentren juntas, físicamente, sentadas una al lado de la otra. También vale con recurrir a las aplicaciones de vídeo o VoIP, que siguen al alza ya que permiten entablar verdaderas conferencias con igual naturalidad que si todo el mundo estuviese en la misma habitación. Aparte de la inmediatez y la facilidad para darse a entender de viva voz, esta tecnología fortalece los lazos entre grupos que trabajan desde diferentes ubicaciones y reduce ciertas partidas económicas, por ejemplo de transporte. Su utilidad, por supuesto, es indiscutible en organismos heterogéneos y reuniones de peso a las que no puede asistir todo el mundo.

5. Comunicación y colaboración. Si hay comunicación, o cuanto menos formas para que la información fluya de un lado al otro, pero falta espíritu de ayuda entre todas las partes, los esfuerzos anteriores corren el riesgo de caer en saco roto. Al fin y al cabo el cultivo de las relaciones es una cuestión de interés y actitud. Para favorecer esta colaboración, más allá de establecer contacto, existen otro tipo de herramientas web que reúnen gran cantidad de aplicaciones como puede ser la creación de documentos, que evidentemente se pueden compartir, la gestión de tareas, el establecimiento de listas, la regulación de calendarios, la consulta del progreso de cada proyecto o el intercambio de mensajes con herramientas que han sido diseñadas específicamente para ello. Hablamos de servicios como Basecamp, Teambox, Zoho, Redmine, Do y Huddle, pero también de apéndices concretos como Google Docs (ahora Google Drive) que aporta el toque de creatividad y edición de textos conjunta o el recentísimo TogetherJS de la Fundación Mozilla que invita a mejorar páginas web ya existentes para controlar en tiempo real qué hacen las otras personas.

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Office 365
Microsoft decidió llevar su popular suite ofimática a la nube allá por 2011 y, desde entonces, no le ha ido nada mal. Este mismo año conseguía alcanzar la condición de "negocio de más rápido crecimiento en la historia de Microsoft” y dentro del ranking de Skyhigh Networks se ha aupado a la primera posición de la colaboración cloud, desplazando al mismísimo Gmail. No en vano, además de correo electrónico, Office 365 también da acceso a editores de textos, hojas de cálculo y presentaciones, entre otras cosas. Por no hablar de SharePoint.
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