Igualmente, mientras la compra de las máquinas depende normalmente del
departamento de Tecnologías de la Información (TI), la adquisición de consumibles como el tóner y el papel es responsabilidad de Servicios generales o Compras; así pues ambas facturas recorren caminos distintos, y es difícil disponer de toda la información necesaria en el momento de tomar la decisión de adquisición del sistema más adecuado, sistema que debe cumplir la funcionalidad requerida y al mismo tiempo minimizar el Coste Total de Propiedad (TCO).
Pero no todo son malas noticias, como apunta Gartner,
entre el 20 y el 35 por ciento de estos costes globales pueden eliminarse con una gestión y administración efectiva de todo el parque de dispositivos de impresión y gestión de documentos (impresoras, faxes, copiadoras, etc…).
No se trata simplemente de elegir la impresora más barata o la que ofrece un coste por página con menos céntimos de euro; es necesario considerar los costes de adquisición -inversión en la máquina- , los costes de operación (consumibles y papel, y su correspondiente administración), y a esa cantidad, fácilmente calculable, se le deben sumar los denominados costes ocultos, derivados principalmente de reconfiguraciones, malas impresiones, gestión de la red, intervenciones, errores o contabilidad imprecisa.
Dado que la impresión se integra en otras funciones como el control de la red informática y que
todas dependen del administrador de Sistemas, las compañías deben exigir a su proveedor de impresoras y equipos multifunción un plan de ayuda completo para controlar ese coste total (TCO): inversión en máquinas, coste por página, mantenimiento y control de costes ocultos.
Pero esta reflexión debe ir todavía más allá: la página más barata es la página que no se imprime, y para ello existen soluciones de monitorización capaces de fomentar una impresión más inteligente en la empresa. Es decir, si un documento no se va a leer fuera de la pantalla, o no forma parte de un informe o le falta un gráfico que se añadirá posteriormente en una nueva impresión, ¿por qué no trabajar en digital o hacer clic para ‘Imprimir” sólo cuando el documento esté completo?
Las impresoras deben dejar de ser las grandes desconocidas de las oficinas. Prestar más atención a este campo tampoco tiene por qué requerir un aumento de personal o recursos, sino que es posible derivar toda esa ‘carga’ en los propios proveedores.
Así, a las ya consolidadas
ofertas de pago por uso (se fija un precio por página impresa en el que se incluyen los cartuchos y el papel, la reparación de averías o hasta el renting de la máquina) se añaden en la actualidad fórmulas novedosas como la reingeniería de documentos, la automatización del flujo de trabajo (workflow), mejoras de rendimiento, consolidación de dispositivos y control centralizado, además de soluciones más robustas y con distinta funcionalidad propias de los entornos industriales.
Los precios dependerán de factores como el tipo de máquina, el volumen de documentos que se imprima o la cantidad de usuarios; elementos que se definen mediante una auditoría interna que puede realizar el proveedor o sus partners. El resultado: una mayor productividad en un entorno de oficina mixto entre la era digital y la convencional ‘devoción’ que todos sentimos por el papel.