Tramitación Electrónica de Documentos: Administración Electrónica y Empresa

La tramitación de documentos en papel, en determinados entornos de la vida económica y, muy especialmente, de las Administraciones Públicas, sigue siendo todavía mayoritaria. Así, un documento –que podría estar generado, incluso, con un programa de proceso de textos- se imprime para, a continuación, tramitarse en papel, hasta su almacenamiento y archivo finales, donde deberá ser consultado.Esta circunstancia aleja claramente los deseados objetivos de eficacia de las empresas e instituciones que mantienen el papel como soporte documental básico; pensemos, por ejemplo, en la tramitación de expedientes llevada a cabo en las oficinas judiciales.

La posibilidad de incorporar los documentos en papel al flujo electrónico descrito con anterioridad no es, sin embargo, imposible. Las técnicas de digitalización de documentos, amparadas en las más modernas tecnologías hardware y software, han hecho posible hoy en día una transformación del documento-papel a documento-electrónico totalmente fiable. Si tal proceso de digitalización, además, se enmarca dentro de un esquema de workflow y un repositorio documental de las imágenes digitalizadas habremos logrado incorporar al papel, de manera extraordinariamente eficaz, a los modernos esquemas de tramitación electrónica.

Sin embargo, nos asaltan algunas dudas que conviene tener en cuenta. A saber: ¿Cómo estar seguros de que la imagen obtenida a partir de una digitalización es fiel y exacto reflejo del original en papel? ¿Cómo probar jurídicamente, llegado el caso, esta circunstancia? ¿Cómo saber dónde utilizar este nuevo mecanismo?

Como es sabido, nuestro ordenamiento jurídico impone la libertad de forma para la celebración de los contratos y la autonomía de la voluntad de las partes como fuente de derecho y obligaciones. Por este motivo, lo acordado entre las partes, respecto de la utilización de mecanismos de digitalización, deberá sujetarse a lo estipulado en el respectivo convenio, teniendo pleno valor y siendo fuente de los derechos y obligaciones dimanantes.

Sin embargo, cuando en la relación anterior puedan llegar a intervenir los poderes públicos (esencialmente, las administraciones públicas) se hace necesario disciplinar  adecuadamente tales técnicas. Es entonces cuando la legislación debe regular los  requisitos jurídicos, técnicos y operativos a los que deben sujetarse los procedimientos de digitalización aludidos.

Esto es lo que ha ocurrido con la llamada digitalización certificada de facturas, documentos sustitutivos y otros documentos de naturaleza tributaria que, en virtud de lo dispuesto en la Orden EHA/962/2007 y Resolución de desarrollo de 24 de octu
bre de 2007, ha venido a promulgarse de la mano de la Agencia Estatal de Administración Tributaria. Esta novedosa legislación ha abierto sin duda el camino que está siguiendo en la actualidad el borrador del próximo Reglamento de desarrollo de la Ley 11/2007 de Acceso Electrónico del Ciudadano a los Servicios Públicos, que esperemos vea la luz en breve plazo, junto con los Esquemas Nacionales de Interoperabilidad que desarrollan algunas cuestiones de naturaleza técnica y operativa.

En base a lo dispuesto en la precitada Orden Ministerial, sólo aquellos sistemas de digitalización que estén convenientemente homologados por la AEAT podrán ser usados para digitalizar los documentos en papel objeto de la norma, posibilitando la destrucción de los originales, y siendo únicamente necesario conservar los documentos electrónicos obtenidos, con plena validez legal.

Nuestra recomendación final es, por tanto, que las empresas deben considerar, de manera urgente, mecanismos que les permitan incorporar la tramitación electrónica de documentos a sus esquemas productivos o de gestión habituales; sabiendo que es muy posible que la competencia ya lo esté haciendo, asegurándose, por tanto, una mayor eficacia y un cumplimiento legal absoluto.
Carlos Galán es doctor en Informática y Abogado especialista en Derecho de las TIC,  Consultor y Profesor de la Universidad Carlos III de Madrid y miembro del Consejo Asesor de IPSA.