Tramitación Electrónica de Documentos: Administración Electrónica y Empresa

La necesaria modernización de los medios productivos y de gestión de las instituciones y empresas ha venido propiciando la introducción de las tecnologías de la información y las comunicaciones en el acometimiento de actividades de tramitación. No es ajeno a este despliegue –que ha tenido lugar, fundamentalmente, durante los últimos treinta años- el abaratamiento de los costes de equipos y programas, lo que ha hecho posible su adquisición hasta por las más pequeñas organizaciones, incluidos los particulares.

La documentación que sustenta esta moderna tramitación electrónica tiene las siguientes características: Maneja documentos electrónicos (digitales) de diversa procedencia, estructura y formatos (textos, sonido, imágenes, etc.), firmados electrónicamente. De este modo, se posibilita una consulta rápida y eficiente y se logra un almacenamiento barato y eficaz.

Observemos que, en este modelo, la firma electrónica de los antedichos documentos proporciona garantías adicionales que no poseían los documentos en papel: autenticidad (identificación indubitada del origen o autor del documento), integridad (aseguramiento de su no alteración) y no-repudio en origen (aseguramiento de la trazabilidad de las acciones realizadas).

Ya es posible, por tanto, que el ciclo de vida de un documento electrónico posibilite una tramitación digital extremo a extremo: El documento electrónico nace, se reproduce, se transforma, se visualiza y se almacena en formato electrónico, no parece haber demasiados obstáculos técnicos que no puedan solventarse fácilmente.

Lo anterior no hubiera sido posible, sin embargo, si la legislación no hubiera venido a colaborar. Múltiples regulaciones europeas, nacionales, autonómicas y locales vienen posibilitado un uso coherente y totalmente legal de la tramitación electrónica y los documentos tramitados. Todas estas legislaciones (y otras concordantes) han hecho posible que el documento electrónico mantenga siempre lo que he bautizado como la cadena de la legalidad.

La generación y tramitación electrónica de documentos es tan importante que la consultora Billentis ha expresado en un reciente informe que, a modo de ejemplo, durante 2008, cerca de un millón de empresas europeas y 23 millones de consumidores han intercambiado en torno a mil millones de facturas en formato electrónico. Añade el estudio que cada día de 2009 se incorporan al mecanismo de la facturación electrónica 1.200 nuevas empresas y 11.000 nuevos consumidores.

Sin embargo, pese al indudable incremento del ciclo de vida digital de un documento, todavía se dan circunstancias y escenarios donde otros soportes siguen teniendo una función preponderante: nos estamos refiriendo ahora al papel.