5 consejos para montar un buen webinar

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Las conferencias vía web son un arma de negocio excelente para mostrar productos, impartir formación o incluso dar soporte.

Las presentaciones de producto han expandido sus fronteras gracias a la tecnología online. Ahora ya no hace falta organizar eventos con cupos de asistencia limitados o echarse a la carretera, repitiendo sesiones en diferentes ciudades. O no exclusivamente. Con la popularización de smartphones, tabletas y demás dispositivos informáticos con conexión a Internet, cualquiera tiene la capacidad de convertirse en asistente de tu charla independientemente del lugar en que se encuentre y seguir en directo lo que tienes que contar. Lo mismo pasa cuando se quiere dar soporte, explicar cómo funciona algo o impartir clases magistrales. Los webinar, o conferencias vía web, permiten hacer esto y mucho más. El responsable de una empresa, por ejemplo, puede encargar a expertos en temas económicos, publicitarios o de desarrollo que elaboren seminarios para mejorar la formación de sus propios trabajadores, a nivel interno. Las posibilidades son múltiples.

Además, aunque lo normal es que el webinar se emita en directo y se reproduzca vía streaming, el resultado puede colgarse después en la web de la compañía para que todo aquel que no haya podido conectarse a tiempo, o que desee repetir las lecciones, lo vea en diferido. Si el material es de calidad, su vida se prolongará durante mucho tiempo. ¿Sabes lo que tienes que hacer para crear un webinar que funcione? En Silicon.es os dejamos algunas pautas:

1. El tema es lo más importante. No vale hacer un webinar porque sí, porque esté de moda o porque los demás tengan su propia sección. Plantéate muy en serio qué es lo que quieres contar y si, para darle difusión, lo más idóneo va a ser crear un webinar. O incluso puede que una serie de webinars, en caso de contar con mucho contenido. El elemento principal que te garantizará audiencia es que el tema elegido resulte interesante, que lo plantees de manera original desde un punto de vista que pocos (o nadie) antes hayan tratado y que resuelva dudas. Para inspirarte, sólo tienes que abrir bien los oídos. Escucha a tus empleados y clientes para conocer qué es lo que les inquieta, repasa los temas más candentes en redes sociales y anuncia la emisión de tu webinar con cierto margen de tiempo para avivar el interés antes del evento.

A la hora de organizar el visionado hay dos alternativas. Una posibilidad consiste en limitar el número de “entradas” virtuales, lo que te permitirá ponerles precio en caso de hacer un webinar de pago y garantizar cierta estabilidad al streaming. La otra pasa por pedir a la gente interesada que se apunte en una lista y encargarte tú mismo de enviar el enlace con el que seguir la emisión del evento. En este último caso podrías obtener direcciones de correo de usuarios atraídos por tus actividades, bajo expresa autorización, para mover tus newsletters.

2. Un, dos, tres… probando. Aunque un tema que enganche supone la base sobre la que construir un webinar de calidad, éste no es el único aspecto que conviene cuidar. ¿Qué pasa si tienes preparado un evento con una fuerte carga de contenido, encabezado por un experto reconocido en su materia, pero la puesta en escena falla al llegar al directo? Vídeos que no se ven con claridad, voces que se emiten entrecortadas, ecos, distorsiones… todos estos errores son la pesadilla de cualquier “asistente” a un webinar. El audio y el vídeo representan una parte fundamental para que triunfe una conferencia de este tipo porque si la gente no puede oír bien lo que se dice o ver nítidamente lo que está pasando en cada momento durante la charla, dejará de hacerle caso. Aquí hay que tener en cuenta que durante un webinar es posible ir compartiendo escritorios y enseñando material a quien se encuentra al otro lado de la pantalla, lo que significa que la parte técnica tiene que funcionar a la perfección.

Las emisiones fallidas supondrán la pérdida de usuarios en webinars gratuitos, y mala crítica asegurada, mientras que las quejas por fallos en webinars de pago te crearán más problemas del valor que pretendes aportar. Haz pruebas antes de cada conexión. Revisa que las cámaras y los micrófonos están configurados. Cuando se juntan varias personas en una sala, vigila que el sonido no se acopla. Y si en la sesión participan varias personas vía Skype, Google Hangouts o cualquier herramienta similar, procura pactar los tiempos y sus intervenciones para que no hablen todos a la vez.

3. No te confíes. Las pruebas son tu mejor aliado. Nunca deberías lanzarte a un webinar tiempo real sin ensayar primero lo que vas a hacer. Además de preparar un guión, prueba al menos un par de veces a realizar toda la conferencia como si fuese el momento decisivo. Así podrás corregir vicios, comprobar si hay partes que requieren una revisión y, sobre todo, si el mensaje está claro. Pide a algún voluntario que te escuche y atiende a su opinión sobre el webinar que has montado, para ir más seguro al directo. Otro punto a tener en cuenta es el de la plataforma que vas a utilizar para la retransmisión. Existen plataformas ya contrastadas como YouTube que te permitirán sacar la sesión adelante sin mayores quebraderos de cabeza. Pero también puedes optar por emplear un sistema propio, alojado directamente en tu página web, si te comprometes a realizar el testeo pertinente. ¿Ya lo has usado antes? ¿Qué requisitos de soporte tiene? ¿Está tu infraestructura preparada para recibir un número elevado de visitas que consumirán multimedia? Vigila para que el servidor no se sature, y para llegar a todo el mundo que desea conectarse.

4. Fomenta la participación en directo. Una ventaja de los webinars es la capacidad de interacción entre su autor y el resto de participantes, a pesar de que no se encuentren en el mismo lugar. Desde un chat desplegado a través de la misma página que se usa para llevar a cabo la retransmisión del webinar hasta otro tipo de comunicaciones, como el envío de tuits que comparten un hashtag identificativo que se ha decidido para esa sesión en concreto o el intercambio de mensajes vía Facebook, se pueden explorar diferentes vías para mantener a la gente en contacto. Por lo tanto, si realmente quieres que los asistentes a tu webinar participen contigo y con el resto de expertos, o que muestren sus inquietudes, debes facilitarles plataformas que les permitan hablar con vosotros. Eso es lo que tiene que ser un webinar al fin y al cabo. Si sólo quisieras mostrar un vídeo en el que se explican unos pocos conceptos básicos, lo grabarías tranquilamente y luego lo subirías a tu canal. En un webinar tiene que imperar la interacción. ¿Una idea para que todo vaya mucho más fluido? Encarga a alguien que modere el encuentro y vaya pasando las preguntas al ponente.

5. Y después del stop, ¿qué? No todo termina cuando se para la grabación. Lo más inteligente, una vez terminado el evento en directo, es aprovechar el contenido que has generado para darle más vida y notoriedad al asunto. La campaña de publicitación del webinar debe empezar días antes de que éste tenga lugar, sobre todo para conseguir que la gente se apunte cuando es la primera vez que organizas uno y aún no cuentas con un público fiel, y luego prolongarse más allá de su celebración. Aprovecha el poder de las redes sociales en tu favor. Crea un post especial en tu blog corporativo (porque deberías tener uno) o en tu página de prensa. Incrusta el vídeo como contenido principal, acompañado de un resumen de los principales puntos tratados y compártelo en las plataformas en las que tu marca está presente. Si has tenido la mala suerte de toparte con problemas técnicos durante el directo, edítalo, y de paso aprovecha para incluir subtítulos que lo hagan accesible a un mayor número de personas. Permanecer activo tras el día del webinar te permitirá generar debate, que se hable más de tu marca, conseguir nuevos seguidores y, si te lo montas bien, que más gente se apunte al próximo webinar que diseñes y seguir creciendo.

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