Automatización inteligente para las organizaciones del futuro

Empresas, de cualquier tamaño y sector, han buscado desde siempre la forma de ser más productivas y eficientes y, de este modo, mejorar sus costes, tanto económicos como temporales. Un desafío histórico pero que, desde hace unos años, ha contado con un aliado, la automatización.

Automatizar para incrementar la eficiencia y la agilidad al tiempo que reduce errores sino que permite “liberar” a los empleados de las tareas más mecánicas y por tanto tediosas y de esto modo poder dedicarse a otras de mayor valor.

Un escenario en el que la llegada de la Inteligencia Artificial, tanto la “tradicional” como la nueva IA Generativa, ofrecen una nueva dimensión a la automatización, convirtiéndola en inteligente y, de este modo, abren nuevas oportunidades para agilizar las operaciones, mejorar los procesos de decisión y encontrar nuevas oportunidades de crecimiento.

Retos y oportunidades de la automatización

Es cierto que el proceso no es sencillo y abordar la automatización inteligente sigue plateando importantes retos tanto a los departamentos de tecnología e innovación como a las áreas de negocio, cada vez más involucradas. La captura y proceso de documentos, el diseño de los procesos, la gestión de firmas electrónicas o el gobierno, control y analítica… Todos ellos se presentan como elementos críticos al tiempo que una oportunidad de incrementar la eficiencia para la organización o la respuesta a los clientes.

Así son muchos los interrogantes que siguen surgiendo cuando se plantea una estrategia de automatización: ¿Qué casos de uso justifican un proyecto así?  ¿Qué tecnologías y soluciones son las más idóneas? ¿Cómo se integra la IA en estas herramientas?

Para dar respuesta a todas estas preguntas, Silicon España organizaba junto a Tungsten Automation (antes Kofax)un encuentro que convocó a Javier Vélez, Head Of Architecture de Capital Energy; Albert Romagosa, Global IT Solution Manager & Digital Manufacturing de Dow Chemical; Ignasi Cases, Global Team Lead de Intelligent Automation y Meritxell Corbeto González, RPA Project Manager, ambos de Bayer; Enrique Escudero, Operational & Technical Improvement Director de Securitas Direct by Verisure; Guillermo Tapia, Global Director Special Projects & Continuous Improvement en GateGroup; y Juan Pedro Gozalo, Head of QA & RPA de All Funds.

Así y bajo la batuta de Daniel de Blas, responsable de Branded Content de NetMedia Internacional, Francisco Pérez, Sales Account Executive de Tungsten Automation, iniciaba la conversación explicando cómo ofrecen su tecnología Low Code está detrás de soluciones tanto de automatización de facturas y documentos como de flujos de trabajo.

“Nuestra propuesta permite automatizar cualquier proceso de negocio a través de la extracción de información y, en ese sentido, somos capaces de extraer, analizar y comprender los datos de cualquier fuente y en cualquier formato”, señaló.

Una extracción y análisis que en el que además la Inteligencia Artificial está presente ya. “Gracias a la IA y la IA generativa ya podemos aportar a nuestros clientes no solo las soluciones de automatización más completas sino también funcionalidades como la extracción de información de datos no estructurados y por tanto de todo el valor que encierra la información de una empresa así como proponerle la mejor decisión, según dicha información”, añadía Francisco Pérez.

Además, el poder de la solución propuesta por Tungsten, apuntó por su parte Antonio Benito, Sales Account Executive de la compañía, es que “aúna en una misma plataforma todas las capacidades: captura, RPA, BPM… pero con la libertad de que es modular; el cliente puede elegir todas las funcionalidades o únicamente aquellas que precisa y, por ejemplo, seguir trabajando con la solución RPA que ya tiene de otro proveedor”.

Legacy y visión

Automatizar para ser más eficientes y ágiles, sin duda, es un propósito común pero lograrlo no es sencillo como quedó patente en el encuentro. Así, por ejemplo, explicaba Albert Romagosa, Global IT Solution Manager & Digital Manufacturing de Dow Chemical, en su caso, “es importante la automatización tanto de las grandes plantas de fabricación como de los procesos”. Una labor en la que se enfrenta a distintas dificultades en lo que podría ser el paso previo a automatizar: “Convivimos con una gran parte de legacy, hay plantas que tienen más de 40 años y claro necesito un sistema que pueda realmente ´leer´ y entender todos los datos que se generan de distintos sistemas, alojados en distintos sitios, incluida la nube”, explicó.

Una situación similar es la que compartía Guillermo Tapia, Global Director Special Projects & Continuous Improvement en GateGroup. Además de grandes volúmenes de información, mucha de ella que tienen que procesar aún de forma manual, “hemos empezado a realizar proyectos pilotos de RPA y de hecho me interesa especialmente una opción low code pero me preocupa el no tener una visión end to end de todo el proceso”.

Ese control o visibilidad resulta esencial, aseguró en ese punto Antonio Benito, Sales Account Executive de Tungsten que defendía la “monitorización para poder saber en todo momento qué está pasando”.

“Tener esa visión y control es crítico porque, de lo contrario, pueden darse TI de dos velocidades”, apuntaba en ese sentido Javier Vélez, Head Of Architecture de Capital Energy que añadía que aún queda mucho camino por recorrer en cuanto a evangelización sobre la automatización. “Muchas veces no son conscientes de que no se puede trasladar por ejemplo un proyecto de automatización concreto a otros procesos, áreas o incluso países. Las unidades de negocio te piden que automatices sin más, no saben realmente si es posible o si, lo más importante, en ese caso concreto automatizar aporta realmente valor”.

Un escenario que compartía al cien por cien Meritxell Corbeto González, RPA Project Manager de Bayer: “Hay veces que directamente una de las áreas de negocio nos dice directamente que quiere que le implantemos una herramienta de RPA y no, primero hay que optimizar los procesos, analizar su impacto, etc. Tienes que explicarles que lo que vale para un proceso determinado no sirve para otro, lo que ayuda y se puede aplicar en un área no sirve para otras o incluso entre países, no, no son soluciones que se apliquen sin más”.

Y es que, explicaban todos, existe un gran riesgo en que determinados empleados se lancen a crear sus propias automatizaciones, de las que el resto de la compañía no es consciente con los problemas que puede generar esa situación a nivel soporte, mantenimiento en el tiempo y transferencia de conocimiento cuando ese empleado deja la compañía.

“Es el llamado citizen developer y eso además con las tecnologías low code es muy fácil que se produzca”, explicaba Enrique Escudero, Operational & Technical improvement Director de Securitas Direct by Verisure.

Control y concienciación

“Yo, en mi caso, no dejo que cualquiera construya sus propias automatizaciones más que nada porque hay un negocio en el que eso puede impactar, afecta a otras áreas, a otros procesos… Por eso mismo es imprescindible tener esa visibilidad, un repositorio de todo”, recalcaba.

Además de esa visión completa Juan Pedro Gozalo, Head of QA & RPA de All Funds reflexionaba sobre la importancia de contar con el compromiso de la dirección. “La tecnología existe y ya tiene un importante grado de madurez. En nuestro caso, por ejemplo, en 2023, gracias a la automatización logramos un ahorro de 120.000 horas de trabajo. Pero muchas veces la dirección no está lo suficientemente concienciada”.

Aspectos que también apuntó Ignasi Cases, Global Team Lead de Intelligent Automation de Bayer. Como explicaba “hay una visión sesgada en muchas ocasiones; te encuentras con departamentos haciendo sus propios desarrollos sin que lo sepa el resto y no debe ser así; es necesario monitorizar todo esto y ver el valor que aporta”.

Respecto al apoyo y concienciación, Cases quiso también apuntar cómo en numerosas ocasiones “la alta dirección sí te apoya pero no tanto los mandos intermedios que consideran que estás entrando en su terreno”.

Precisamente para concienciar a la dirección y que vea los beneficios de automatizar determinados procesos, el portavoz de All Funds explicó que “en todo momento hacemos un seguimiento de las mejoras que está aportando un proyecto”. De hecho, señaló, en la parte de análisis y diseño del mismo ya vemos qué ROI va a tener”.

La Inteligencia Artificial fue otro de los ejes temáticos del encuentro, una tecnología, con la IA Generativa como bastión, que ya están aplicando las compañías presentes en el evento como es el caso de Capital Energy, inmersa en un proyecto de IA de la mano de Google y Cap Gemini y que, cómo explicó Javier Vélez, ahora afrontamos el reto de “enseñarle a esa inteligencia todas las capacidades y particularidades de nuestro negocio”.

El impacto de la IA

En el caso de Dow Chemical, según Albert Romagosa, la IA ya se está utilizando en el desarrollo de nuevos materiales donde permite, entre otras capacidades, “mejorar la calidad identificando cualquier fallo”.

Esta tecnología, como comentó Guillermo Tapia, hace posible,  por ejemplo, “luchar contra el desperdicio, analizando en las bandejas de comida de los aviones cuánto come la gente, qué se deja, etc.”.

Del mismo modo en Securitas Direct la IA está ayudándoles a desarrollar algoritmos internos con los que predecir, cuando salta una alarma, a qué se debe esa alerta, según explicó Enrique Escudero o, en el caso de la IA generativa, a realizar encuestas a clientes y resumir y clasificar las interacciones con los usuarios.

Más cautos en cierto modo se muestran en All Funds donde, aunque ya están arrancando cinco bots, “al ser una entidad financiera estamos esperando a que se aterrice totalmente toda la regulación en torno a la IA”, apuntaba Juan Pedro Gozalo.

O en Bayer donde, según contó Meritxell Corbeto, “actualmente solo la utilizamos para casos de uso internos mientras estamos valorando los casos de uso que realmente pueden justificar la inversión”.

Lo que sí es evidente es cómo la IA está impactando en las soluciones de automatización.

Así, explicó Francisco Pérez, la introducción de la IA generativa en la plataforma TotalAgility de Tungsten Automation, permite al cliente “interactuar con la tecnología mediante lenguaje natural, lo que hace que su relación con nuestras soluciones cambie radicalmente”. Y es que como señaló “la IA va a cambiar de forma radical el paradigma de cómo se trabaja con cualquier software, simplificando esa relación”.