Consejos de gestión y protección de datos para empresas

Los datos son un pilar fundamental para las empresas modernas, junto al talento y la renovación de sus procesos por medio de iniciativas de transformación digital y la aplicación de tecnología puntera. La combinación de estas tres cuestiones las conducirá hacia el éxito, siempre y cuando se preparen a conciencia.

En el caso de los datos, las compañías deben aprender a almacenarlos, analizarlos y asegurarlos. El Big Data se ha convertido en una realidad ineludible. Cada vez se generan más datos, pero no todos ellos encierran el mismo potencial ni son igual de críticos. Algunos, bien gestionados, derivan en conocimiento para orientar la toma de decisiones de negocio. Y otros, por su carácter eminentemente personal, necesitan una protección especial.  

Por eso las organizaciones tienen que dotarse de las soluciones adecuadas para seguir avanzando en su actividad y plantarle cara a la competencia. También es importante garantizar el acceso a la información, en cualquier momento y desde cualquier lugar, ahora que el entorno de trabajo se ha vuelto híbrido.

Facilitar la colaboración

Los datos son la clave para la innovación. Synology facilita esa misión con una amplia variedad de soluciones. Sus productos permiten gestionar y asegurar datos empresariales allí donde hace falta acceder a ellos, desde flash y discos duros a plataformas en la nube y a escala, para acomodar su crecimiento exponencial en el nuevo mundo digital.

Para una administración y protección correctas de sus archivos, las organizaciones necesitan establecer una serie de buenas prácticas, empezando por la implementación de herramientas confiables. Aquí entran soluciones de sincronización y uso compartido, para que los archivos estén siempre actualizados y varias personas sean capaces de trabajar en ellos a la vez, aunque no se encuentren físicamente en el mismo lugar.

Esta es la razón de ser de Synology Drive: gestionar, sincronizar y compartir datos entre dispositivos. Se trata de la solución idónea para obtener un acceso sin interrupciones, ya que permite crear una nube privada en un NAS de Synology y trabajar en remoto, creando una oficina hiperconectada y colaborativa en tiempo real. Y todo manteniendo el 100 % de propiedad de los datos.

Una de sus características es la gestión de archivos en teléfonos y dispositivos de escritorio sobre la marcha, en múltiples plataformas. Los documentos, hojas de cálculo y las diapositivas se pueden editar en equipo, con capacidad de seguimiento de archivos compartidos y control de versiones ilimitado. Otros de sus rasgos distintivos son la protección, incluyendo funciones de auditoría y limpieza remota de terminales extraviados, además de una consola de administración unificada.

Esta herramienta incluye ShareSync, que mantiene actualizados los archivos y las carpetas en otros sistemas conectados. El algoritmo Intelliversioning conserva las versiones con cambios significativos a lo largo del tiempo. Para equipos que operan en diferentes sitios con grandes cantidades de información, Hybrid Share acelera el intercambio con almacenamiento en la nube y en las instalaciones.

La relación con los datos compartidos puede establecerse directamente desde el explorador con File Station, una herramienta de Synology especializada en administración centralizada para NAS. De este modo, los usuarios accederán a las carpetas con sus navegadores web. Ver diferentes tipos de archivos, compartir contenido privado con usuarios externos, montar carpetas remotas o unidades virtuales… todo es posible con esta solución.

En esta nueva etapa digital, el papel del servidor de archivos cobra importancia. Favorece el teletrabajo y la puesta en común entre diferentes usuarios que necesitan acceder a la misma información. Contar con un dispositivo que almacene documentos para todos los ordenadores conectados a la misma red se ha vuelto esencial.

Un NAS puede asumir este rol, actuando como centro de almacenamiento de archivos a los que es posible acceder y se comparten sin transferencias manuales. Además de flexibilidad para trabajar con los datos y escalabilidad para añadir capacidad en función de las circunstancias, otras de sus ventajas son la simplicidad de uso y el ahorro de costes. Los NAS suelen consumir menos energía.

Optar por un dispositivo de este tipo garantiza que los datos empresariales permanecerán disponibles y a salvo. Los equipos de Synology llevan a cabo copias de seguridad periódicas y se apoyan en tecnología de redundancia como RAID para cumplir con las expectativas de las organizaciones.

Garantizar la inmutabilidad

Para mantener su información fuera del alcance de terceros y libre de incidentes, las empresas necesitan estas y otras herramientas, como software antivirus, cortafuegos, bloqueo de las direcciones IP que no consiguen iniciar sesión, prevención de la denegación de servicio, cifrado AES y verificación en dos pasos.

Y, por supuesto, aplicar copias de seguridad. Aunque existan sistemas de actuación contra la ciberdelincuencia, a veces pueden ocurrir imprevistos. El backup garantiza la recuperación de los datos y la continuidad del servicio. De este modo, lo mejor es realizar copias del contenido de los dispositivos, que es justo lo que hacen los equipos NAS. A los archivos más utilizados les conviene el alojamiento en un servidor para acceso rápido, mientras que los más antiguos pueden ir a la nube.

Otras recomendaciones son gestionar la capacidad de almacenamiento y duplicar los datos en todas las unidades utilizadas. Cerrar brechas de seguridad será más sencillo con la ayuda de expertos y un asesoramiento centrado en analizar la configuración del sistema, las preferencias de red y la fortaleza de las contraseñas.

Synology ofrece Active Backup for Business, que simplifica la protección de los datos en toda la infraestructura. La supervisión de las tareas de copia de seguridad se ejecuta desde un panel centralizado, para entornos físicos y virtuales, con la posibilidad de recibir alertas e informes personalizados sobre su estado y un control de permisos avanzados.

Las empresas pueden programar las tareas de backup para aquellas horas a las que se espera una menor actividad, evitando la congestión de la red, así como acelerar el proceso y minimizar el consumo del almacenamiento a través de la copia de seguridad incremental de nivel de bloque y la deduplicación de datos.

De este modo, cumplirán con las responsabilidades de gestión adquiridas a la hora de tratar con información personal de los clientes y con lo estipulado en normativas como el RGPD (Reglamento General de Protección de Datos). La integridad, la privacidad y la recuperación en caso de incidente deben guiar su actividad.

Una de las funcionalidades que Synology pone al alcance de las organizaciones es WORM (escribir una vez, leer varias) para un almacenamiento y una copia de seguridad inmutables. Es decir, para sobrellevar ataques maliciosos, manipulaciones y borrados accidentales gracias a un backup que no puede ser alterado de forma alguna. Esto es crucial para industrias como la financiera, la salud y el sector público, que responden a estrictas políticas de retención de datos.

La tecnología de Synology centraliza la gestión y el acceso a los datos de muchas compañías. Es el caso de Ábside Media, un grupo de comunicación que cuenta con más de setenta delegaciones repartidas por España. Entre otras soluciones, se sirve de dispositivos DS920+ y DS220+ en sus redes trabajo y producción. La sede central utiliza una unidad en rack RS2421RP+ para la continuidad del negocio y la copia de seguridad del servidor a través de Snapshot Replication.