Externalizando los sistemas informáticos de una pyme

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¿Qué es mejor para una empresa pequeña: tener su propio sistema de TI o contratar a alguien que se encargue de gestionarlo desde fuera?

Ahora contamos con un servidor de archivos en nuestro lugar de trabajo, lo que nos permite tener acceso a la red inalámbrica y a la red privada virtual. Nuestros servicios de correo electrónico los aloja DirectPointe. Todas las copias de seguridad las organiza también DirectPointe. El servicio de soporte se gestiona a través de una interfaz chat alojada en Web y llamada eSupport, que se ha convertido en una herramienta imprescindible para todos nosotros. En definitiva, contamos con todas las ventajas de un equipo de TI contratado a tiempo completo a sólo un chasquido de nuestros dedos, y todo por la suma de unos 1.200 euros al mes.

Esto nos permite aprovechar lo mejor de los dos mundos por un coste de 15.000 euros al año (a lo que hay que añadir la inversión hecha en el software para la nueva estación de trabajo y los portátiles).

Para aquellos que estén considerando alternativas parecidas, se me ocurre que podrían serles útiles tres consejos:

1. Elige a un buen proveedor del que tengáis referencias. No es el mejor momento para andar con tacañerías. Si vas a contratar los servicios de un proveedor de TI durante muchos años, es importante elegir uno que tenga buena reputación y que esté ahí a largo plazo.

2. La trampa está en los detalles. Para nosotros, nuestra trampa era el correo electrónico. La migración del correo electrónico era la pieza clave de nuestro proceso de implantación y la que más nos preocupaba. Finalmente, se convirtió en nuestro único contratiempo. Aunque todos los materiales archivados eran fiables, semanas después de haber hecho la migración seguíamos teniendo correos que nos eran devueltos. Cuando DirectPointe se puso a examinarlos, descubrió que la culpa era de un fallo en la instrucción de nuestro antiguo proveedor local. Aunque DirectPointe no tenía nada que ver con esto, tuvimos que confiar en ellos para que se encargaran de aislar el problema y solucionarlo.

3. Reglas del soporte en línea. Asegúrate de contratar a un proveedor que tenga un buen equipo de empleados y de atención al cliente, porque es la única forma de asegurar una respuesta inmediata a cualquiera de tus preguntas. Según nuestra experiencia, y también la de otras pymes a las que consultamos porque habían ya externalizado sus TI, la satisfacción que produce un servicio de soporte en línea eficiente no tiene precio. Es mucho mejor que un sistema basado en el correo electrónico, los mensajes telefónicos o la esclavitud del “no se retire”.

Dando la debida atención a los detalles, el soporte tecnológico puede convertirse en un elemento más de la larga lista de recursos empresariales que salen más baratos cuando se externalizan (en nuestro caso, tenemos externalizados los RRHH y la contabilidad). En mi opinión, poder reducir un paquete de servicios complejos en un artículo empresarial manejable y económico es una ventaja competitiva importantísima que ningún directivo o consejero delegado debería desaprovechar.

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