5 consejos para alimentar la colaboración en tu empresa

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Tanto si dispones de equipos centralizados en una única oficina como de teletrabajadores que se encuentran dispersos por distintos puntos de la geografía mundial, el avance de la tecnología favorece el trabajo conjunto.

El avance de la tecnología introduce en el campo empresarial unos cuantos recursos que facilitan los procesos de trabajo y dejan poco lugar para las excusas, al menos a quienes gozan de una capacidad de organización limitada. Es cierto que el contacto en persona es una ventaja. Se siguen agradeciendo los encuentros cara a cara para resolver conflictos, pero eso no quiere decir que apostar por el talento con independencia de otros factores, como el geográfico, y armar un equipo con profesionales que han fijado sus centros de trabajo a varios kilómetros de distancia los unos de los otros deba definirse a estas alturas como un obstáculo para el progreso del negocio. Existen herramientas, auspiciadas en buena parte por el cloud computing, que rompen las fronteras virtuales.

Y también hay procesos prácticos y trucos menos informatizados a los que se puede recurrir para acercar a la gente, haciendo visibles aquellas tareas que influyen en el desempeño de otras. Porque un equipo consiste en eso, en personas que dependen de personas. En personas que deberían amar el diálogo, y buscarlo. Así que en Silicon News os dejamos cinco recomendaciones para potenciar la colaboración, con una base más o menos tech, dependiendo del caso:

1. Internet como sinónimo de comunicación. Cuando se habla de colaboración en el siglo XXI hay dos realidades a tener en cuenta. En primer lugar, que como bien apunta el dicho, hablando se entiende la gente. Por otro lado, que abrazar Internet es casi una obligación, porque facilita tremendamente el día a día en la oficina. Las empresas modernas tienen a su alcance un montón de aplicaciones que permiten fomentar el contacto. Un claro ejemplo de esto es Slack, una herramienta de la que ya hemos hablado en otras ocasiones y que permite establecer canales y chats privados para comunicarse. Pero aquí también entran las típicas herramientas de mensajería instantánea con capacidad para conversar por texto, enviar fotografías y otros documentos, compartir escritorios e incluso entablar llamadas y videollamadas entre varias personas al mismo tiempo… perfecto para compañeros que se encuentra fuera de la oficina central. Hablamos de Skype, Hangouts y otras apps para intercambiar opiniones sin demora.

2. Una hora para poner el oído. Sin orden, las probabilidades de éxito bajan. El triunfo pasará de ser una meta buscada, y trabajada, a fundamentarse en meros golpes de suerte. Y sin preocuparse por comentar primero entre directivos y empleados cuáles son los proyectos que están abiertos, cómo hay que abordarlos y qué es lo que se espera de cada miembro del equipo, difícilmente se acabarán consiguiendo resultados óptimos. Olvídate de asignar tareas y desentenderte de ellas hasta el momento final, confiando en exceso en la capacidad de autorregulación de tus trabajadores. Abre hueco en tu calendario y designa un tiempo fijo para reuniones de grupo a las que tú serás el primero en asistir para supervisar el progreso de las distintas tareas. Por ejemplo, convoca a tu plantilla cada martes a las 10:30 o todos los jueves a última hora. El momento es lo de menos, lo importante es que todo el mundo guarde lealtad a la cita.

Además, hay que tener en cuenta que de viva voz siempre es más sencillo aclarar malentendidos. En esta hora en la que el objetivo último es escuchar para resolver dudas y solucionar problemas que hayan ido surgiendo durante los últimos días de trabajo antes de que engorden, se puede optar por que los coordinadores actualicen con lo sucedido a los demás o dejar que los propios trabajadores que tienen algo que aportar, independientemente de su rango, se vayan turnando. De un modo u otro, se podrá estrechar lazos entre compañeros, visibilizar qué es lo que hacen otras divisiones de la empresa y detectar áreas a mejorar gracias a la creación, aunque sea durante unos minutos a la semana, de un equipo multidisciplinar entre perfiles técnicos, desarrolladores, comunicadores, comerciales y vendedores.

3. La transparencia es un grado. Como responsable de dirigir una empresa es muy importante que los demás, ya sean socios, subordinados o clientes, muestren plena confianza en tus decisiones, pero también que te consideren transparente. Y como muchas otras cosas en esta vida, es mejor serlo que no únicamente parecerlo. Sobre todo porque mantener una actitud abierta, ser directo y actuar con la misma transparencia en el trato entre iguales que de arriba abajo traerá consecuencias positivas, como la propia colaboración. Si no quieres que la mitad del tiempo que tus trabajadores emplean en juntarse acabe destinado a hacer cábalas, criticar al jefe o sacar trapos sucios, procura que todo lo que hagas esté claro para todos. Esto se arregla con un portal de transparencia o, sin más, con cambios de actitud. Por ejemplo, no excluyas a nadie de los emails con información importante e implementa el estilo de las reuniones “all-hands” en las que cualquiera puede preguntar lo que quiera.

4. ¿Dónde está tu wiki? Más allá de las reuniones físicas, es conveniente crear espacios online que sean comunes a toda la plantilla y que estén pensados para compartir conocimiento, como los blogs o especialmente las wikis. Este tipo de recurso evita que, cuando a alguien le surja una pregunta que se puede enmarcar fácil dentro de un cuestionario de dudas frecuentes, interrumpa a los demás o se vea forzado a buscarse la vida, investigando por otro lado. Tu wiki corporativa debe aportar datos sobre la historia de la compañía, detallar su estructura persona a persona, contar con tutoriales prácticos y aportar protocolos de acción ante diferentes circunstancias, incluidos posibles desastres. Asimismo, es una herramienta con potencial para que cualquier persona se informe sobre la actividad de otros equipos, para que ahonde en el funcionamiento de X o Y obra de sus colegas de oficina. Es una forma de eliminar interrupciones sin perder la oportunidad de entender qué está pasando alrededor. También sirve para integrar nuevos miembros con rapidez, al igual que las redes sociales internas.

5. La magia que esconde la nube. A la hora de elegir los programas informáticos a los que recurrirán tus trabajadores para avanzar en las tareas laborales que les has encomendado, hay ciertos requisitos a tener en cuenta. Un punto a favor consiste en el carácter multiplataforma, que se puedan usar con distintos sistemas operativos y en diversos dispositivos, no sólo en equipos de sobremesa. Otra clave es que se basen en la nube y ofrezcan sincronización automática. Esto es especialmente importante para trabajos en los que la ubicación va cambiando y para trabajadores que no están anclados a un escritorio. Es algo que ofrecen plataformas de almacenamiento como Dropbox, Box o los servicios de compañías tecnológicas de la talla de Microsoft, Google y Apple. También es una características de Google Docs y de Office 365. O incluso de las notas que se toman vía Evernote. Al ir guardando cambios en tiempo real, además, varias personas serán capaces de trabajar sobre un mismo documento a la vez sin pisarse y viendo en todo momento quién hace qué.

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