5 consejos para elaborar listas realmente útiles

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Ya sea para optimizar tareas que todavía están pendientes de resolución o para colaborar de forma más organizada en la oficina, tomar notas y trazar listas puede servir de gran ayuda.

Las listas pueden convertirse en uno de tus mejores aliados en el trabajo. ¿Te cuesta recordar todos los puntos relevantes que se han ido tratando en una conferencia una vez que los ponentes ya han terminado? ¿Tardas más tiempo en arrancar una tarea que en desarrollarla? ¿La colaboración con otros compañeros retrasa tu ritmo de progreso habitual? ¿Se te ha ocurrido, de repente, cómo solucionar un problema en el que llevabas tiempo atascado? Ponlo por escrito, y cuanto antes mejor. Ya sea durante una entrevista con un cliente, en plena reunión con un compañero, al asistir a un congreso o participando en un proyecto en grupo, en medio de cualquiera de estas situaciones o para otras similares, esquematizar la situación de forma visual te dará el empujón que necesitas para ser más eficiente. Te servirá para optimizar la actividad profesional.

Sus ventajas son evidentes. Las anotaciones sirven para hacer memoria. Para fijar conceptos. Para manejar mejor el tiempo. Para organizarse. Para mostrar admiración o respeto por el orador que tienes enfrente. Y hasta para ordenar pensamientos y conseguir generar ideas nuevas. Pero, ¿sabes cómo dar vida a una lista realmente útil? En Silicon.es manejamos cinco consejos principales:

1. Una app para cada persona. Tomar notas es algo que se ha hecho toda la vida. Pero ahora, cuando la tecnología lo invade todo, la productividad se ha puesto al alza con aplicaciones diseñadas exclusivamente con este propósito. Es el caso de Evernote, quizás uno de los programas para organizar contenidos más conocidos del mercado, que permite desde crear listas de proyectos a anotar recordatorios o incluso incluir bocetos, fotografías y otros elementos junto a los documentos que se van creando. Pero hay más alternativas. Microsoft desarrolla OneNote, que maneja el mismo concepto. Y Google tiene Google Keep. Wunderlist lleva la palabra lista en su nombre y está preparada para gestionar tareas pendientes, avisos o recados, fijando recordatorios para los más despistados. Otras alternativas son Rembember The Milk, Todoist, Nozbe, Any.do, 2Do, Carrot, Producteev… Algunas aplicaciones se centran en horarios y calendarios, otras aportarán un componente más lúdico. Sólo tienes que buscar, probar y adoptar la app que más se acerque a tu forma de entender la organización de tareas.

2. Mantente siempre alerta. Lo bueno de las aplicaciones para notas, listas y tareas es que existen para distintos tipos de dispositivos. Algunas de ellas traspasan la frontera del escritorio para ofrecer también versiones especiales que son compatibles con el teléfono y la tableta. Hay ocasiones en las que nacen directamente para el móvil, y eso es una ventaja que no debes desaprovechar. Las ideas surgen en el momento menos esperado. Gran parte del trabajo lo harás en la oficina, cuando estés sentado delante del ordenador. Pero, ¿y si la inspiración te llega cuando no puedes acceder a tu equipo de trabajo? Ten siempre el móvil a mano. Estate preparado para reaccionar ante los imprevistos y los eventos en el exterior. Lo peor que puedes hacer es esperar hasta volver al despacho para anotar lo que ha ocurrido, el registro tiene que ser instantáneo para que no se pierdan matices por el camino. Las apps te permitirán salir del paso, ofreciendo sincronización con el software instalado en otros dispositivos y hasta autorizando el dictado por voz con transcripciones instantáneas. O adelantándose a tu cerebro y fijando por ti la fecha, para evitar equívocos y facilitar la consulta posterior.

3. Escribe a mano (o casi). Las anotaciones se asocian tradicionalmente con los trazos de un lápiz o bolígrafo sobre el papel. Las aplicaciones, por el contrario, se utilizan a través de deslizamientos del dedo por la pantalla o el uso de un teclado, real o virtual. Pero no todo es blanco o negro, hay matices y posibilidad de llegar a un punto intermedio más favorable. A la hora de crear listas no tienes por qué teclear en tu dispositivo si no quieres o si no se te da demasiado bien, sobre todo cuando tienes prisa o te encuentras rodeado de una muchedumbre. Opta por dispositivos que soporten lápices ópticos sin renunciar a la precisión, como las principales tabletas profesionales. O algún que otro phablet. Lo bueno es que software como el propio Evernote reconoce la escritura a mano, lo que te permitirá ahorrar tiempo e incluso garabatear y dibujar en diferentes colores y grosores. Esto también funciona directamente con la mano, sin necesidad de herramientas accesorias. Aquí, con los usos de diferentes formatos, llega otro punto clave: cuando hagas anotaciones, recuerda destacar las partes más importantes sobre el resto. Luego lo agradecerás.

4. ¿Estás solo? No es lo mismo realizar listas de tareas, resúmenes o bocetos para uno mismo que para un grupo de trabajo. Así que además de buscar una forma eficiente de escribir, con la técnica de toma de notas que consideres más compatible con tu forma de trabajar, tienes que aprender a escuchar a quienes te rodean. Puede parecer una tontería: pero es imprescindible que leas lo que ya se ha ido apuntando antes de añadir más contenido. Esto resulta especialmente relevante si estás usando un programa de software que permite la participación conjunta con más usuarios, para evitar pisaros los unos a los otros. Apps y versiones web de los programas más completos tienen sus propias funciones de colaboración para que cada miembro de un grupo sepa lo que está haciendo el resto en todo momento, desde indicar su presencia hasta señalar las partes editadas por terceros. Usa los chats. Tacha tus propias metas que ya han sido completadas. No completes las tareas de los demás sin preguntar antes. Y asegúrate de que los cambios y sincronizaciones están funcionando tal y como deberían en vez de achacar los problemas a un error humano. No eres tú solo, en un proyecto grande hay más gente que depende de las mismas listas o notas.

5. Organización ante todo. Ser metódico en el proceso es lo que te ayudará a sacar provecho de tus apuntes. No importa tanto que se trate de listas estrictas o de mapas visuales, o de notas más extensas, como mantener la consistencia al aplicar tu técnica de anotación. Por una parte, intenta ser simple y no tomar registros literales para todo, porque a no ser que seas rapidísimo te quedarán huecos desperdigados por todos lados. Por otro lado, usa métodos de separación entre asuntos a tratar, con una serie de identificadores básicos como la fecha, el tema, las personas implicadas o el orden que debe seguir cada pieza. Esto facilitará su seguimiento posterior. De todos modos, revisa a posteriori cualquier cosa que hayas añadido. La edición de tus observaciones es tan importante como ser rápido al redactarlas. No hace falta que las revises en tiempo real, pero tenlo presente para el futuro. No dejes que pasen demasiadas horas entre la toma de notas y su corrección, o cuando las vayas a necesitar y tengas que volver sobre ella por obligación no las entenderás. Deshaz fallos de escritura, sustituye abreviaturas por palabras completas, dale sentido al texto. Y, por supuesto, ayúdate de etiquetas, el juego de colores y todas aquellas opciones que contribuyan a marcar similitudes y diferencias.

Consejos para elaborar listas

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Hay muchos programas de productividad enfocados a la listas y otros tantos para la toma de notas, la gestión de calendarios y otras temáticas similares. Adopta el que mejor se adapte a tus necesidades y piensa que, además, estarás ahorrando papel.
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