La factura electrónica revoluciona el mundo empresarial

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Comodidad, rapidez, ahorro y, ante todo, seguridad, son las ventajas que la nueva facturación ofrece a las compañías.

La facturación electrónica se ha revelado como una de las herramientas más útiles en el proceso de informatización empresarial. La tradicional factura en papel queda sustituida por un documento en formato electrónico que conserva su mismo valor legal. Para esto son necesarias dos premisas básicas, garantizar tanto la autenticidad del origen de las facturas como la integridad del contenido del documento. De este modo se expresa la Ley 59/2003 de 19 de diciembre que formula los requisitos mínimos para este fin mediante el uso correcto de la Firma Digital y los Certificados.
Para las empresas puede resultar complejo, en un principio, el manejo de la facturación electrónica. Pero han de saber que ya existen en el mercado herramientas que integran todo el proceso de gestión. Desde la recepción de la tradicional factura en papel, pasando por su digitalización, hasta su envío, bien en formato digital o bien en papel. Un ejemplo de estos sistemas integrados lo marca SERES, con su herramienta e-FACTURA.
Los beneficios para los responsables de las compañías que elijan usar este nuevo sistema son claros. Para empezar, las ventajas que la facturación electrónica ofrece se reflejarán en la calidad de la relación entre la empresa y sus socios comerciales o clientes. También se verán beneficiados los mecanismos internos de gestión. Esto se concreta en que la empresa destinará menos recursos de almacenamiento físico al estar toda la documentación recopilada en formato digital. Lo cual permite la implantación de sistemas de copia de respaldo (?backup?). De este modo la integridad de los datos no estaría tan sometida a factores externos y frente a un contratiempo se podría recuperar la información.
La gestión de la empresa será, a partir de ahora, mucho más rápida. Se notará el ahorro de tiempo y esfuerzo dedicados al control de la documentación. La factura electrónica introduce la posibilidad de utilizar sistemas automatizados de gestión. Así, una vez digitalizados los datos de facturación, tanto los procesos fiscales como los resúmenes, generación de gráficos, estadísticas y. envío de nuevas facturas, pueden ser realizados de forma automática e inmediata.
La seguridad y encriptación de los datos está asegurada para las empresas. El hecho de que la información esté almacenada en formato electrónico permite muy fácilmente su acceso restringido. Documentos sensibles como pueden ser los detalles de facturación, consiguen así estar protegidos convenientemente de incursiones no deseadas de manera más eficaz, no estando vinculada su seguridad al acceso a un recinto físico determinado. De esta manera, si los protocolos de seguridad lo aconsejan, el ?disco duro? que almacene las facturas electrónicas puede estar situado en un lugar remoto, ofreciéndose únicamente la posibilidad de consulta telemática de los datos y teniendo así control adicional sobre la identidad de las personas que acceden a la información.

Otro valor añadido que la empresa puede atesorar es el del cumplimiento de normas de calidad ecológicas, ya que la reducción del papel utilizado será considerable.
De cara a la relación con los socios comerciales o clientes, una empresa que utilice la facturación electrónica puede fácilmente garantizar el 100% de los envíos de facturación a sus destinatarios, mejorando así la calidad en las relaciones comerciales y la imagen de la empresa, debido a la ausencia de errores ya que la información se gestionará de forma automática.
Han de tenerse en cuenta las regulaciones estatales en esta materia, los certificados reconocidos por la ley deberán incluir varios requisitos: la indicación de que se expiden como tal, el código identificativo único del certificado, la identificación, domicilio y firma electrónica del prestador de servicios que lo expide y la identificación del firmante. Además, los datos de verificación y creación de firma han de encontrarse bajo el control del firmante, y debe indicarse el comienzo y el fin del periodo de validez del certificado, así como los límites de su uso. Al igual que se debe garantizar la autenticidad del origen de las facturas electrónicas y la integridad de su contenido, es obligatorio conservar las facturas emitidas y recibidas en soporte magnético u óptico durante el periodo de prescripción.
El futuro más cercano de los procesos administrativos habituales de cualquier empresa pasa por su digitalización, y cuánto antes implante los sistemas necesarios, más pronto empezará a disfrutar de los beneficios y de una mejora en su posicionamiento en el mercado.

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