Appian pone la IA en el centro de los procesos

En el marco del congreso Appian World 2025 que se celebra estos días en Denver, Appian está mostrando su visión y estrategia para la inteligencia artificial, destacando cómo la integración de la IA directamente en los procesos de negocio es fundamental para obtener un valor práctico, escalable y responsable. El fabricante considera estas tecnologías claves gracias a su nivel de madurez y a la creciente adopción por parte de las organizaciones.

El propio Matt Calkins, CEO y fundador de Appian, explicaba durante su intervención que la inversión global en IA está aumentando de forma casi exponencial. El directivo proponía una interesante comparación con el auge que tuvo el ferrocarril, pero, a diferencia de la revolución que supuso en su momento, cuyo valor era obvio e inmediato (mover bienes y personas de un sitio a otro), el valor tangible de la IA requiere creatividad y la aplicación de una estrategia clara.

Para Appian, esa estrategia pasa por “llevar la IA al trabajo y situarla en el centro de los procesos críticos”, tal y como explicaba el directivo.

Calkins enfatizó la necesidad de ir más allá del ‘hype’ que rodea a la IA, que a menudo la presenta erróneamente como una herramienta para tareas creativas o de “pensamiento innovador”. Según Appian, lo cierto es que la IA es excepcionalmente buena para “hacer trabajos normales con eficiencia sobrehumana”. El valor práctico y escalable se desbloquea cuando la IA se integra profundamente en los flujos de trabajo existentes, en lugar de ser una herramienta auxiliar o un copiloto.

La plataforma de Appian, al estar centrada en procesos, ofrece una base sólida para la aplicación de la IA. “La IA funciona mejor en un proceso”, aportaba Michael Beckley, CTO y fundador de Appian. Al ejecutar la IA dentro de un proceso, muchas variables ya están definidas: la estructura, el equipo, el objetivo, los datos conectados, la interfaz, el flujo de trabajo, la monitorización, la escalabilidad y la seguridad. Esto permite que la IA se “ponga a trabajar” rápidamente y ofrezca valor a las organizaciones que la adoptan.

Los agentes de IA deben pensar, actuar y aprender

Appian considera que los agentes son quizás la expresión más importante de la IA hoy en día. “Un agente, ya sea de Appian o no, debe realizar tres acciones esenciales: pensar, actuar y aprender”. El fabricante de software sostiene tener una ventaja en cada una de estas áreas para sus agentes, tal y como declaraba Calkins en su comparecencia ante miles de asistentes:

1. Pensar: Cuando un agente recibe una instrucción, debe explorar datos, hacer preguntas y desarrollar un plan de acción. Aquí es donde Appian Data Fabric proporciona una ventaja distintiva. Data Fabric conecta a los agentes a través de toda la empresa, permitiéndoles acceder a datos de diversas fuentes como si fueran objetos de datos locales. Esto no solo amplía el alcance de la “exploración de datos” del agente, haciéndolo más inteligente, sino que también garantiza un gran rendimiento (automáticamente optimizado) y seguridad (utilizando las credenciales del usuario en tiempo real). El uso de Data Fabric ya estaba explotando antes de la IA y ha crecido un 166% interanual, siendo la función más adoptada por los clientes nuevos y existentes. Ahora, con la capacidad de manejar documentos de forma nativa y sincronizaciones incrementales más rápidas, Data Fabric es aún más potente para informar a la IA.

2. Actuar: Una vez que el agente ha formulado un plan, necesita ejecutarlo. La diferencia clave en Appian es que los agentes actúan pensando en procesos. Un proceso es una acción coordinada, guionizada y potente, que puede desencadenar múltiples acciones de diferentes actores hacia un objetivo. Cuando un agente lanza un proceso, se trata de una acción potente, pero también segura. “Es así porque si un agente está bien diseñado, está trabajando dentro de unos guardaraíles para que no se salga de lo previsto en el guión. Incluso si un agente puede elegir entre 50 procesos, esos 50 procesos fueron escritos anteriormente por humanos”, explicaba Calkins. Al restringir las acciones del agente a procesos predefinidos, se garantiza que su comportamiento sea constructivo, potente y seguro. Esta seguridad es crucial para evitar “colapsos de agentes” resultantes de acciones arbitrarias o “alucinaciones”: “Si un agente alucina algo que parece una buena idea pero no está entre las acciones permitidas [los procesos definidos], simplemente no puede hacerlo”, incidía el máximo responsable de Appian.

3. Aprender: Un buen agente se vuelve más inteligente a medida que actúa, aprendiendo de los resultados pasados. Para esto, necesita recopilar información. La plataforma de procesos de Appian “recopila todo”: cada acción, retraso, coste, resultado… “Este nivel exhaustivo de recopilación de datos permite comprender no solo las entradas y salidas directas del agente, sino el resultado final en el contexto del proceso completo”. Esta visibilidad permite que los agentes se vuelvan más inteligentes y adaptables, proporcionando la información necesaria para refinar su comportamiento o el propio proceso. Las recomendaciones de IA ya están mejorando los procesos en un 20-25% o más en tiempo, según los cálculos de Appian.

Las nuevas funcionalidades de IA anunciadas por Appian

Appian ha lanzado o mejorado diversas funciones alrededor de la inteligencia artificial que reflejan su filosofía de integración práctica en los flujos de trabajo empresariales. Son las siguientes:

* Agent Studio: Disponible en beta, esta herramienta permite a los usuarios crear agentes de IA de forma rápida y sencilla en solo tres pasos:

a) Declarar los objetivos en lenguaje natural.
b) Definir los datos a los que el agente puede acceder a través del Data Fabric.
c) Seleccionar las herramientas (procesos) que el agente puede ejecutar.

Este proceso es tan intuitivo que Appian estima que se puede crear un agente en 30 minutos, y modificarlo es igualmente sencillo. Agent Studio también proporciona un entorno para rastrear cada acción realizada por cada agente, lo que facilita mejoras continuas. En este sentido, Matt Hilliard, Chief Product Architect de Appian, señalaba que Agent Studio y los “agentes de razonamiento” que se pueden crear son la próxima frontera para Appian.

* AI Document Center: Ahora con disponibilidad general, esta aplicación “todo en uno” permite el procesamiento inteligente de documentos a nivel empresarial. Mejora significativamente el anterior Document Intake, el caso de uso de IA más popular de Appian durante años. La nueva versión ya no requiere entrenamiento para nuevos formatos de documentos; simplemente “lee y entiende” cualquier cosa (impreso, escrito a mano, emails, etc.), con una precisión de extracción de más del 95%, a menudo cercana al 99%. El uso de esta función ha crecido exponencialmente, multiplicándose por más de 10.

* Composer: Esta función utiliza la IA como “autor” para ayudar a construir aplicaciones. Lo que la diferencia de otras herramientas es que es un “diálogo” en lugar de una “delegación”, según la compañía: Después de que el usuario introduce los requisitos, la IA propone las interfaces y el modelo de datos, invitando al usuario a modificarlos en un proceso colaborativo de ida y vuelta. La aplicación final generada es un proceso, que es la forma más intuitiva y modificable para continuar el diálogo con la IA y permitir que la aplicación evolucione. Calkins añadía que no querían lanzar Composer hasta que pudieran ir más allá de la delegación para lograr este “diálogo”.

* Smart Search: Esta función revoluciona las búsquedas al pasar de la simple concordancia de palabras clave a la concordancia de ideas. Utiliza búsqueda semántica para interpretar la intención y encontrar conceptos similares, independientemente del formato o la ubicación de los datos/documentos dentro de la empresa.

Además de estas características, se han anunciado mejoras en Data Fabric, incluyendo soporte nativo para documentos y sincronizaciones incrementales más rápidas, y en las interfaces de usuario con encabezados y asistentes de formulario. También se ha destacado la capacidad de Autoscale en Appian Cloud para procesos con IA generativa de alto volumen.

Estrategia, seguridad y el futuro de Appian

Appian enfatiza que la IA necesita tecnología de soporte sólida, y las empresas que ofrecen productos de IA sin ella pueden tener dificultades. La fuerza de Appian reside en ser una “tecnología fundacional” para organizar y orquestar el trabajo, lo que la convierte en una buena base para acomodar cualquier tecnología nueva, incluida la IA.

La cuestión de la IA privada y la seguridad de los datos es primordial. Hilliard nos explicaba que, si bien los grandes modelos de lenguaje se entrenan con información pública masiva, el conocimiento que las empresas necesitan para operar y mejorar es privado. Appian aborda esto utilizando Data Fabric para permitir que la IA acceda a datos privados de la empresa sin permitir que esos datos entrenen los modelos de IA subyacentes o sean utilizados por otros clientes.

Appian está acostumbrada a generar confianza en entornos de misión crítica y con regulaciones como HIPAA, Data Sovereignty y GDPR, y aplica esa experiencia a la IA para “tranquilizar” a los clientes sobre la seguridad de sus datos y procesos.

Respecto a la gestión de alucinaciones, Appian asegura que sus procesos actúan como guardarraíles. Como los agentes solo pueden ejecutar acciones definidas como procesos, no pueden realizar algo arbitrario incluso si una alucinación les sugiere hacerlo.

Al ser preguntado por el que escribe, Calkins explicaba que “el rápido avance de la IA también impacta en nuestro modelo de negocio”, en referencia al cambio en la fijación de precios en la industria, que pasará de un modelo basado principalmente en el número de usuarios a uno basado en el consumo (llamadas a la IA, uso de computación, etc.). Appian está trabajando para que esta transición sea lo más simple y predecible posible, incluso considerando la posibilidad de eliminar cargos de gestión de la nube para mantener la simplicidad.

Mientras tanto, la responsabilidad de la IA es algo clave para el directivo: “En Appian creemos en un entorno de alto conocimiento donde se rastrea exactamente lo que se obtiene de la IA, de cada agente, para medir el valor y ajustar su uso de forma segura. La plataforma de procesos ya recopila esta información de forma inherente”.

De hecho, Calkins está muy al tanto de la Ley de IA diseñada por la UE. La contempla como “un paso positivo y la legislación sobre IA más exitosa realizada hasta la fecha porque crea reglas claras, lo cual es esencial para la madurez de la industria”.

Destacaba cómo la ley, al requerir supervisión humana en decisiones de alto riesgo (como otorgar una hipoteca), intrínsecamente exige un proceso para garantizar el cumplimiento legal. Esto refuerza la idea de que la IA necesita una estructura tecnológica a su alrededor para ser legal en circunstancias importantes. “Y Appian permite a los clientes construir procesos que cumplen con la ley, aunque depende de ellos asegurar la legalidad”.

Aunque todo lo relacionado con la IA está dominando esta edición de Appian World, el fabricante de software sigue innovando en otras áreas, tal y como nos explicaba Hilliard. En este sentido, destacaba las mejoras en las herramientas de diseño y los esfuerzos de su equipo para hacer la plataforma más “legible” para la IA, pero también en la dirección opuesta para que los procesos de creación de aplicaciones también sean más comprensibles e intuitivos para los diseñadores humanos.

En resumen, Appian World 2025 está certificando la posición de Appian como la “compañía de procesos” que cree firmemente que “el proceso es más potente con IA y la IA es más potente en un proceso”. La integración de agentes de IA y otras capacidades de IA directamente en los flujos de trabajo empresariales, respaldada por Data Fabric, procesos robustos y herramientas intuitivas, está demostrando resultados tangibles y transformadores para los clientes.

Con una adopción de IA que se ha multiplicado por casi ocho en un año y un 70% de sus clientes de la nube ya utilizando IA, Appian está entregando “valor práctico” y está lista para la siguiente fase de la revolución de la IA. Como declaraba Randy Guard, Chief Marketing Officer de Appian: “Nuestros clientes están demostrando que la integración de agentes de IA en los procesos optimiza las operaciones, mejora la precisión y acelera los resultados, liberando todo el potencial de la IA de forma controlada y responsable”.