¿Cuáles son los beneficios de automatizar el procesamiento de datos con OCR?

El reconocimiento óptico de caracteres (OCR) es una de las tecnologías de automatización de procesamiento de datos más implementadas. El OCR reconoce el texto en imágenes como también documentos escaneados. Software equipado con OCR permite automáticamente extraer información de documentos, convirtiéndolos en archivos de datos legibles por computadora,  listos para su posterior procesamiento o almacenamiento.

Hoy en día, la necesidad de automatizar el procesamiento de datos está en constante aumento, ya que permite a las empresas ahorrar tiempo y enfocarse en su giro de negocios. Aunque existen muchas otras ventajas del OCR, en este blog explicaremos cómo las empresas pueden beneficiarse del procesamiento de datos automatizado con la tecnología reconocimiento OCR.

Los principales beneficios de procesamiento automatizado de datos con OCR

• Permite ahorrar mucho tiempo y dinero
• Incremento de la productividad
• Datos más precisos
• Listo para un futuro “Paperless”
• Documentos con capacidad de búsqueda

Permite ahorrar mucho tiempo y dinero

Para las empresas, una de las razones más importantes para automatizar la introducción de datos es la reducción de las horas de trabajo de los empleados. Eliminar las acciones manuales genera un importante ahorro de costes. Está comprobado que la automatización inteligente suele producir un ahorro de costes de entre el 40% y el 70%. Esto significa que el mismo trabajo puede realizarse por menos personas.

La automatización de procesamiento de datos con OCR también ayuda a recortar otros costes, como los relacionados con la copia, la impresión, el envío y almacenamiento de documentos. De esta manera, el OCR elimina el coste de los documentos extraviados o perdidos y ofrece un mayor ahorro en forma de espacio de oficina recuperado, que de otro modo se utilizaría para almacenar documentos en papel.

Incremento de la productividad

El software de OCR ayuda a las empresas a conseguir una mayor productividad al facilitar una extracción de datos más rápida y precisa. El tiempo y el esfuerzo que los empleados debían dedicar a la extracción de datos relevantes puede canalizarse ahora para centrarse en las actividades principales de la empresa.

Además, los empleados no tienen que realizar numerosos viajes a la oficina de archivos para acceder a los documentos requeridos, ya que pueden acceder a ellos en línea sin levantarse de sus escritorios.

Datos más precisos

Uno de los principales problemas de la introducción manual de datos es la inexactitud. Las herramientas de entrada de datos automatizada con tecnología OCR permiten reducir los errores y las imprecisiones, lo que se traduce en datos más precisos.

En la introducción manual de datos, las tasas de error suelen oscilar entre el 0,55% y el 3,6%, con valores atípicos de hasta el 26,9%. Una solución automatizada reduce significativamente estos índices de error al eliminar los errores de tipografía, el riesgo de distracción y otros errores habituales en la introducción manual de datos.

​El cambio a una herramienta automatizada se traduce en datos más precisos y en un mayor control de calidad de los mismos. Lo que ayudará a tomar decisiones empresariales bien informadas.

Listo para un futuro “paperless”

El OCR puede escanear cualquier tipo de información de los documentos en papel de la empresa. Esto significa sencillamente que los datos pueden almacenarse en formato electrónico en los servidores, lo que elimina la necesidad de mantener enormes archivos de papel en una bodega de archivo.

De este modo, eliminas el espacio físico y aumentas la capacidad de almacenamiento, ya que en la nube tu espacio virtual es casi infinito utilizando la extracción de datos mediante OCR. Implementando una solución digital es la manera ideal para preparar tu organización a un futuro “Paperless”.

Documentos con capacidad de búsqueda

Una de las grandes ventajas del procesamiento de datos con OCR es que hace que los documentos digitalizados tengan la capacidad de búsqueda basada en el texto. Esto ayuda a los profesionales a buscar rápidamente números, direcciones, nombres y otros parámetros que diferencian el documento buscado.

Esto es ideal cuando, por ejemplo, se busca una factura de una fecha específica o de un cliente concreto. En lugar de revisar una inmensa pila de facturas, se puede escribir la fecha o el nombre que se busca y ¡voilà!

¿Quién puede beneficiarse del OCR?

Hoy en día, cualquier compañía o empresa puede automatizar la entrada de datos utilizando una solución de OCR. Esto permite a las empresas ahorrar mucho tiempo y, por tanto, dinero, lo que se traduce en un aumento de los ingresos. Desde las empresas del sector bancario y financiero hasta las de los sectores jurídico, de nóminas y sanitario, cualquiera puede beneficiarse del software de OCR.

Los proveedores de OCR ofrecen una solución con la que se puede empezar a trabajar inmediatamente. Puedes integrarla con las aplicaciones existentes que utilizas a diario para procesar eficazmente tus documentos en cuestión de segundos.

Los beneficios de la entrada de datos automatizada con OCR son muchos. Así que si tienes un gran número de documentos que procesar, puede ser el momento de subirte al tren de las empresas que lo están aprovechando.