José Ramón Riera es presidente de Grupo Ágora Solutions y nos introduce en los beneficios del formato digital a la hora de almacenar la información, especialmente en materia de seguridad.
Limitar el acceso a los documentos
En cuanto a la custodia de los archivos electrónicos –ya sea por imperativos legales como la LOPD o por cuestiones de política corporativa-, algunas soluciones incorporan útiles funciones como el bloqueo y el desbloqueo de documentos, el control y la gestión de las diferentes versiones o la administración remota para usuarios específicos. La integración con el sistema operativo y los portales corporativos incrementará asimismo la seguridad al garantizar el acceso basado en roles y el control de toda la actividad en la infraestructura, tanto en la base de datos como en las diferentes carpetas, archivos, etc.
Para garantizar la máxima seguridad, la gestión de los permisos a usuarios es muy importante. La jerarquía debe tener en cuenta los diferentes roles:
- a. Administrador: permite gestionar técnica y funcionalmente el sistema y por tanto no tiene ninguna restricción.
- b. El autor/los autores: tienen autorización para publicar documentos pero no pueden modificar.
- c. Los correctores: no pueden publicar pero sí pueden actualizar.
- d. Los lectores: sólo pueden leer documentos.
Estos roles se han de poder combinar (roles de publicador/corrector, etc.) y, además de estas limitaciones de posibles actuaciones sobren un documento, el sistema debe poder permitir la limitación de acceso a nivel personal tanto sobre un contenedor o carpeta como a nivel de un documento individual.
En resumen, los beneficios de una solución de gestión documental varían desde la construcción de un entorno común de contenidos para capturar y gestionar todo tipo de activos de información a la mejora del servicio al cliente y la eficiencia operacional (ya que permite resolver las solicitudes de los clientes con mayor rapidez gracias al acceso online a los documentos a los que se refieren los clientes).
Una de las ventajas más importantes es la reducción del riesgo asociado a la continuidad del negocio y la conformidad normativa. Esto se obtiene gracias a la captura y retención basada en reglas de todo tipo de contenidos, incluidos emails, lo que facilita la recuperación y producción de información tal como sea requerida para los procesos de litigación o auditoría.
Hay que tener en cuenta que las nuevas normativas obligan a algunas empresas –como las dedicadas a los servicios financieros, por ejemplo- a almacenar determinados dossieres durante largos períodos de tiempo. Buscar un determinado documento en papel en la sala de archivo físico puede resultar a veces una tarea titánica que consumirá mucho tiempo y no siempre producirá los resultados esperados.
Para cumplir con sus obligaciones legales, las empresas pueden continuar almacenando físicamente los archivos originales. Lo que cambiará será la forma de hacerlo: el sistema registrará la secuencia de volúmenes donde ha sido colocado un documento. De este modo, el responsable del archivo podrá localizarlo fácilmente y recuperarlo con su número asociado.
Gracias a todas estas facilidades, la solución permitirá a la empresa ahorrar dinero, reduciendo los costes en áreas críticas como el procesamiento y almacenamiento de papel, la impresión y la distribución.
