Tecnología para empeorar la productividad

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¿Cuánto tiempo perdemos revisando el email? Solemos hablar de las bondades de la tecnología como catalizadora de la productividad pero también tiene efectos nocivos.

No cabe la menor duda de que las nuevas tecnologías han contribuido al aumento de la productividad laboral en los últimos años. Sin embargo, actualmente se ciernen algunas sombras acerca de sus efectos en el seno de las organizaciones.

La consultora Bain & Company ha elaborado el estudio ‘Managing Your Scarcest Resources’, en el que analiza la gestión del tiempo en las empresas, llegando a unas conclusiones muy preocupantes.

El estudio reconoce que la implantación de nuevas tecnologías como el correo electrónico o la teleconferencia, hace unos 20 años, impulsaron significativamente la productividad, que aumentó mucho más en los años noventa y en los albores del actual milenio que en las décadas anteriores. Sin embargo, asegura que dicho incremento de la productividad ha caída significativamente y desde 2007 ni tan siquiera mantiene el mismo ritmo de crecimiento que la inflación.

También reseña que las empresas han seguido invirtiendo en nuevas tecnologías, pero ahora ya no se perciben su beneficio, por lo que se hace imprescindible cuestionar la oportunidad de cada nueva inversión, preguntándose siempre si ayudará a que el personal consiga sacar más trabajo adelante.

El informe indica que el origen de este problema se encuentra en la Ley de Metcalfe, que sostiene que a medida que el coste para comunicarse decrece, el número de interacciones aumenta exponencialmente, al igual que se incrementa el tiempo necesario para que se procesen estas interacciones.

Un ejecutivo recibía unas 5.000 llamadas al año -20 llamadas diarias- hace 30 años. Luego llegó el contestador automático y el multicontestador, por lo que el coste de dejar un mensaje se reduje, aumentando las interacciones hasta unas 10.000 al año. Y aún tenían que llegar los medios tecnológicos actuales, como teléfonos móviles, email, mensajería instantánea, redes sociales, etc. Ahora, el coste de la comunicación es cercano a cero, elevando el número de mensajes en torno a 50.000 anuales. De este modo, los directivos pueden perder alrededor de un día a la semana en gestionar las comunicaciones electrónicas.

Lo mismo sucede con las reuniones. Antes eran más difíciles de programar pero ahora, con los calendarios y agendas digitales, el coste de organizar un encuentro se ha reducido, por lo que se han multiplicado, a la par que ha aumentado el número de asistentes. El estudio señala que hasta el15% del tiempo colectivo se invierte en reuniones, aumentando cada año.

En definitiva, el informe asegura que un directivo de nivel medio trabaja 47 horas a la semana, destinando 21 horas a reuniones y 11 horas a enviar, leer y responder mensajes, por lo que sólo quedan 15 horas para el desempeño del núcleo de su trabajo. Además, si se deduce el “tiempo improductivo” entre reuniones o mientras se revisan emails -periodos de menos 20 minutos, en los que se entiende que es difícil completar tareas-, quedan 6,5 horas semanales para trabajar sin interrupciones.

Además, ha aumentado el número de interacciones necesarias para conseguir cualquier avance. La mayoría de los empleados han de consultar como mínimo a 10 personas al día para hacer su trabajo. Así, el estudio señala que se requiere un 30% más de tiempo para concluir proyectos complejos de TI, un 50% más tiempo en las contrataciones de nuevo personal y casi un 25% más de tiempo para firmar nuevos contratos con clientes.

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