5 consejos para organizar un viaje de trabajo

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La tecnología te puede ayudar a desenvolverte mejor en la oficina, pero también fuera de ella.

Ya es Navidad. Durante estos días los desplazamientos a un lado y otro del país, e incluso del mundo, serán recurrentes. Familias que han ido separando sus caminos volverán a juntarlos al menos para una cena o una comida de las que ya no recordaban haber participado. Trabajadores que han reservado algunos días de vacaciones para la recta final de diciembre podrán relajarse en algún destino soñado. Irse de viaje es una constante de la Navidad, como lo son los regalos, los turrones y los villancicos. Pero también es algo típico de la actividad empresarial. A lo largo del año se realizan múltiples viajes de trabajo por las razones más diversas. Algunos implican la asistencia a un congreso profesional. Otros consisten en visitas a sucursales. Las reuniones con socios y empleados que trabajan lejos también requerirán cierta planificación. Y eso por no hablar de trámites, papeleos, entrevistas, cursos de formación… Como decíamos, los motivos para emprender un viaje laboral son variados. La forma de encararlos acaba siendo, sin embargo, muy similar.

Cuando llega la hora de poner rumbo a otro lugar, existen una serie de aspectos organizativos clave, y comunes a cualquier salida del hogar, en los que el avance tecnológico sirve de gran ayuda. En Silicon News os recordamos cinco formas de aprovechar la tecnología para viajar:

1. Busca alojamiento. ¿Dónde alojarte cuando no puedes ir a dormir a casa? Lo lógico en algunas situaciones, por ejemplo en el caso de acudir a un evento como invitado, es que todos los aspectos de tu estancia en una ciudad diferente a la tuya hayan sido resueltos en tu nombre, sin intervenir apenas. Esto te servirá para concentrarte únicamente en vivir la experiencia. Aunque no siempre ocurre. Otras veces te tocará ser la persona que planea todos los detalles. Da más pereza, pero no será por falta de opciones. Hoy en día no necesitas telefonear para confirmar una reserva, basta con que navegues por la página web del hotel en el que quieras pasar tu estancia para tramitarla a golpe de clic. Por supuesto, también existen las posibilidades de comparar los precios de varios locales de antemano y de buscar ofertas especiales blandiendo herramientas como Booking o Trivago, además de utilizar filtros de búsqueda personalizados y acceder a valoraciones de otros usuarios.

Otra alternativa la encarna Airbnb, que además cuenta con su propia funcionalidad de viajar por trabajo con la diferencia, respecto a los hoteles y a los hostales, de que aporta la sensación de quedarse en casa. Entre otras cosas, este servicio permite tramitar el pago como gasto de empresa, alojar a equipos enteros en la misma casa, utilizar la cocina para ahorrar en comida, disponer de plaza de aparcamiento, fijar la llegada de los huéspedes a cualquier hora y contar con elementos laborales y de vida diaria, como zonas acondicionadas para portátiles, plancha o productos para el baño. Asimismo, cabe señalar que desde el punto de vista del jefe, aporta un panel de control para ver qué ocurre con cada viaje.

2. Aprende a moverte por sitios desconocidos. Tras encontrar el alojamiento idóneo para pasar unos días fuera de tu hábitat por motivos de trabajo, deberás seguir planificando. La segunda pregunta que debes hacerte antes de irte es: ¿cómo moverte por el lugar de destino? Puede que hayas estado antes allí, pero también cabe la posibilidad de que ésta sea tu primera vez. Para más inri, quizás viajes solo. Así, de buenas a primeras, esta combinación de condicionantes echa para atrás a cualquiera. Con la popularización de los dispositivos móviles y la existencia de las conexiones a Internet, ya sea por datos o de manera inalámbrica, el miedo se desvanece. Durante tu estancia laboral puedes recurrir a servicios cartográficos del estilo de Google Maps (o Apple Maps, o Bing Maps) para situarte al instante, para medir distancias y para trazar recorridos. Antes de partir, Street View te servirá para inspeccionar el terreno de manera virtual y hacerte una composición de lugar. Hay prácticamente una aplicación para cada cosa que necesitas, que te evita improvisar a ciegas.

¿No sabes dónde comer? Si no aprovechas el desayuno del hotel, prueba con cualquier cafetería cercana que haya alcanzado una alta puntuación en Foursquare. De paso que llenas el estómago, te llevarás algo de la zona guardado como recuerdo, más allá de las sesiones de trabajo. No siempre es posible hacer turismo en este tipo de viajes, así que ésta es una buena manera de compensarlo. También puedes pedir consejo directo a otros usuarios en redes sociales como Twitter y Facebook sobre lugares que visitar. ¿Y cómo moverte? Al igual que ocurre con el alojamiento, el transporte es una cuestión que muchas veces ya estará prevista por terceros. Y, de igual modo, existen aplicaciones que pueden sacarte de apuros. Más allá de taxis, transporte público y coches de alquiler, o trenes y aviones, inventos como Uber y BlaBlaCar están intentando revolucionar la forma de desplazarse conectando a pasajeros y conductores.

3. No subestimes el poder de una agenda (ni el de un asistente personal). Si hay una palabra que debería marcar todo tu plan de viaje, ésa es la de “organización”. Tienes que organizarte para buscar un hotel. Para llegar hasta él. Para desplazarte por la ciudad. Para las comidas. Para trabajar. Y, con suerte, tanta organización te abrirá algún hueco para divertirte en un rato libre. Al menos, si registras estas actividades de antemano con la ayuda del software correspondiente. Tanto para trazar listas como para mantener tu agenda actualizada con compromisos importantes, dale una oportunidad a Wunderlist, Any.do, Clear o a los calendarios digitales. En la actualidad muchas apps están relacionadas entre sí, guiando al usuario por su día a día sin que éste tenga que hacer casi nada. Vuelven imposible el olvido. Por ejemplo, una semanas atrás Google introdujo los recordatorios sobre tareas pendientes en Google Calendar, que aprovechan el uso de Inbox, Keep o Google Now. Este último es un asistente inteligente, como lo son Siri o Cortana, que también te harán la vida más fácil. Conseguir ciertas cosas como que tu dispositivo destaque el horario de un vuelo o alerte sobre su cancelación ya no es imposible.

4. Llévate la oficina en el bolsillo. Estar de viaje significa que en muchos momentos no tendrás una oficina al uso, física, a la que recurrir. Pero no implica perder un ápice de eficiencia. Serás capaz de seguir operativo fuera de tu entorno de trabajo habitual con sólo llevar un smartphone o una tableta contigo, dentro de los que habrás cargado las aplicaciones móviles correctas. Tal y como repasamos anteriormente en otro artículo sobre cómo atender a tu negocio en cualquier momento y lugar, para ser productivo desde el móvil deberías contar con un perfil en plataformas cloud donde guardar archivos al instante, ya sea Dropbox, Box, Google Drive, Microsoft OneDrive, Apple iCloud o Amazon Cloud Drive, y recurrir a soluciones ofimáticas tipo Office 365 que te permitan editarlos. Para tomar notas rápidas, opta por recursos como OneNote y Evernote y revisa si soportan escritura a mano y grabación de audio. Si necesitas comunicarte y no te llega con el email, prueba con aplicaciones de mensajería instantánea, desde WhatsApp y Hangouts al veterano Skype, sin renunciar a las videollamadas. Y colabora con tus compañeros vía Basecamp o Pivotal Tracker.

5. Prueba con un wearable. Ésta puede ser una ocasión estupenda para lucir ese gadget de wearable computing que te has comprado y al que no has sacado demasiado partido, más allá de emplearlo después una carrera o tras una tarde en el gimnasio, con el objetivo de controlar las calorías que consumes en cada sesión de ejercicio. Es una ocasión que merece la pena aprovechar, sobre todo si lo que tienes en tu poder es un smartwatch al que accedes con sólo girar la muñeca y que no requiere de un smartphone pegado a él todo el rato para demostrar su utilidad. Da igual que sea el Apple Watch, un modelo con Android Wear o un ejemplar Tizen, de Samsung. Los relojes de este tipo suelen estar listos para recibir notificaciones sobre llamadas, mensajes y actualizaciones de la actividad que se cuece en el mundo online. Incluso sirven para conversar. También hay alternativas que permiten tomar notas cuando no hay bolígrafo y papel a mano. Que dan la hora y se adaptan a distintas zonas geográficas. Que no excluyen la alarma, el cronómetro ni el temporizador. Y que se relacionan con la agenda personal, como os hemos descrito alguna vez. ¿Que quieres contactar con servicios de transporte, ver tarjetas de embarque y pagar al instante en tu viaje? Entonces tira de Lift, Fly Delta, PayPal, la tecnología NFC o soluciones similares.

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