3 sencillos pasos para equipar una sala de reuniones híbrida

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David López Requena, Channel Manager España y Portugal de Barco, ofrece algunas claves para maximizar la colaboración y comunicación en un mundo donde prevalecerá el trabajo híbrido.

El mayor activo de cualquier empresa es su gente. Los empleados colaboran para hacer que la empresa prospere. ¿Y qué mejor lugar para colaborar que una sala de reuniones real? Ahora que tanto los trabajadores remotos como los de la oficina participan en la conversación, nuestras reuniones tienen un aspecto diferente. Y también deberían serlo nuestras salas de reuniones. En sólo 3 sencillos pasos se puede crear un ecosistema de salas inteligentes, convirtiendo cualquier sala de reuniones en una sala de reuniones híbrida.

Nos hemos vuelto híbridos, mezclando lo físico con lo virtual, la oficina con lo remoto. Para fomentar la productividad en las oficinas híbridas y centrarse en que los empleados continúen comprometidos, las empresas deben redefinir sus capacidades digitales y sus espacios de trabajo físicos. ¿Cuál es el efecto de la modalidad híbrida en el rol de los espacios de reunión físicos y cuáles son los elementos esenciales que se necesitarán para diseñar el ecosistema perfecto y preparado para el futuro de las salas de reunión híbridas?

¿Cambiarán las reuniones a distancia el papel de las salas de reuniones?

Por supuesto. En el año 2020 se ha conseguido duplicar el número de videollamadas. Debido a los confinamientos y cierres, las empresas tuvieron que cambiar, de la noche a la mañana, la cultura de trabajo e invertir en tecnología para poder trabajar desde casa. Pero esto no se traduce necesariamente en que en el futuro siga aumentando el número de reuniones “totalmente a distancia”.

La sala de reuniones no ha muerto, sino que está renaciendo. Los empleados están cansados de la virtualidad y anhelan el contacto y la interacción social en su trabajo. La oficina es el lugar donde buscan eso, especialmente cuando se trata de reuniones. Uno de cada dos empleados se desplaza a la oficina cuando tiene que organizar una reunión, y se espera que el 81% de todas las reuniones sean híbridas o presenciales en el futuro.

Por ello, facilitar una sala de reuniones híbrida en la que los empleados se reúnan sin importar dónde estén, en casa o en la oficina, será crucial para el éxito y la continuidad de la empresa.

La tecnología en el centro de una colaboración híbrida sin complicaciones

La tecnología es imprescindible para hacer posible unas reuniones híbridas eficientes, en las que los trabajadores remotos y los de la oficina se conecten sin esfuerzo. La tecnología de videoconferencia es la primera y principal prioridad de inversión. Pero puede ser un reto hacer que diferentes tecnologías funcionen juntas sin problemas. El 57% de los empleados tiene problemas para conectarse a la pantalla y sólo el 26% encuentra fácil la conexión con las cámaras y los altavoces.

Por eso es importante que los espacios existentes se equipen con un ecosistema de salas de reuniones bien diseñado. Un ecosistema de sala de reuniones es esencialmente el conjunto de tecnologías, hardware y software, que se necesita para crear una colaboración de vídeo productiva y atractiva. Al equipar las salas de reuniones inteligentes con las herramientas adecuadas que funcionan juntas en perfecta sincronización, se consigue una experiencia de colaboración óptima.

Convierta cualquier sala de reuniones en una sala de reuniones híbrida

Para crear el mejor ecosistema de sala de reuniones posible para las reuniones híbridas hay que seguir 3 pasos:

1. Reflexione antes de invertir

Tome decisiones informadas para su ecosistema de salas de reuniones.

· ¿Qué soluciones tiene ya instaladas?

Dispositivos de audio y vídeo, pantallas, plataforma(s) UC&C, herramientas de productividad y control: ¿quiere seguir utilizando los dispositivos actuales o necesitan una actualización? Lo ideal es que todas las nuevas inversiones en tecnología sean compatibles con las configuraciones existentes. ¿Sabía que una solución wireless para compartir contenidos y realizar conferencias como ClickShare puede funcionar como el corazón de todo el ecosistema de su sala de reuniones?

· ¿Qué plataforma UC&C va a utilizar?

Decidir qué soluciones de comunicaciones unificadas son las más adecuadas para una empresa es una responsabilidad de TI. Existe la opción de optar por una única solución de preferencia para toda la empresa. Una elección sencilla, pero no siempre la más fácil, porque los clientes, proveedores, subcontratistas o autónomos pueden utilizar otra solución. Por término medio, la mayoría de las personas han utilizado seis soluciones de conferencia diferentes en los últimos seis meses. Por ello, puede ser conveniente poner en marcha una estrategia Bring Your Own Meeting (BYOM) y permitir a los empleados conectarse con la solución UC&C que deseen.

· ¿Para qué se utilizan las salas de reuniones?

El tiempo que se pasa en una sala de reuniones debe ser un tiempo bien empleado. ¿Cómo conseguirlo? Equipando sus salas de reuniones para lo que realmente se utilicen. El propósito de una reunión puede variar mucho, desde presentar e informar hasta la colaboración y creación en común. Por eso, asegúrese de que la configuración de su sala de reuniones es compatible con el tipo de reuniones que los usuarios realizan. De este modo, la configuración de su sala de conferencias fomentará la creatividad, la innovación y una colaboración fluida.

2. Elija los periféricos que le permitan una verdadera experiencia de vídeo híbrido

Para hacer posible las reuniones híbridas, hay que asegurarse de que los participantes de la oficina y los remotos puedan entenderse perfectamente. Para ello, se necesita una buena cámara, micrófonos, altavoces y una pantalla. Los dispositivos y periféricos de software agnóstico o SWAP que se adaptan a su sala de reuniones, suelen depender del tamaño.

Cuanto más grande sea el espacio (como una sala de juntas), los periféricos audiovisuales deberán ser más grandes para que todo el mundo pueda ser oído y visto. En espacios más pequeños, como las reuniones, la configuración puede ser más compacta, como por ejemplo un dispositivo todo en uno. Hay muchos actores en el mercado que venden estas soluciones audiovisuales, así que posiblemente no toda la tecnología de las salas de reuniones sea del mismo fabricante.

3. Conecte la tecnología y las personas a través de videollamadas, pero asegúrese de que sea sin cables.

El 78% de los empleados quiere entrar en una sala de reuniones, conectarse a la tecnología disponible y empezar a trabajar de inmediato. Además, quieren utilizar su propio ordenador

portátil para hacerlo. El 70% de los empleados prefiere Bring Your Own Meeting (BYOM) para realizar llamadas desde su portátil.

Para sacar todo el partido a su ecosistema de salas de reuniones, debe tener en cuenta cómo se van a conectar los usuarios. El 65% de los empleados tiene dificultades para entender las distintas configuraciones y cómo conectarse a ellas cuando se mueven entre distintas salas. Hay demasiados cables, demasiados paneles de control, demasiadas opciones para el usuario. Hágalo lo más fácil posible y, preferiblemente, de forma inalámbrica.

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